第四節、 不要浪費時間
不要做自己的奴隸，不是每件事都必須做。
如果一開始沒成功，再試一次，仍不成功就該放棄；愚蠢的堅持毫無益處。
一 不值得做的，千萬別做
編劇家尼爾·西蒙決定是否將一個構想發展為劇本前會問自己：“假如我要寫這個劇本，在每一頁都盡量保持故事的原則性，而且能將劇本和其中的角色發揮得淋漓盡致的話，這個劇本會有多好呢？”答案有時候是：“還不錯，會是一個好劇本，但不值得花費一兩年的生命。”如果是這樣，西蒙就不會寫。
遺憾的是，大多數人一直要到他們的生涯走了一大段路以後，才開始問這樣的問題，也許是因為年輕時並不了解計劃一旦開始要花費多少時間才能完成，也不了解我們的時間其實非常有限。
時間專家尤金·葛裏斯曼的早期生涯確實也是如此：就在他當上一所大型大學院校的係主任之後，一個全國性的科學機構邀請尤金·葛裏斯曼在他們的年度會議上發表論文。他以為這是有關政治方麵的事，於是就答應了這個要求，並花了相當多的時間準備，但發表會的結果卻令人大失所望。出席會議就是參與這個計劃的那些人，總共4 個。經過這次教訓，當天他便下定決心絕不再輕易答應任何事情。不久之後，同一個機構又請他將當時發表的內容寫成一篇論文，刊登在他們沒有人看的期刊上，他拒絕了。
學校中有許多老師年複一年這樣地發表論文、寫論文，也規規矩矩地將這些活動列在他們的履曆表上。有人認為，這些人至少做了點事情，總比什麽都沒做好。拿破侖·希爾認為，比什麽都不做還糟。當他們以為他們在做一些事情時，其實他們什麽也沒做，還比什麽都沒做更慘。
下麵有4 個很好的理由說明了絕對不要做不值得做的事：
1、不值得做的事會讓你誤以為自己完成了某些事情。
就像將沒人聽過或讀過的論文列在履曆表上一樣，你隻是對白費力氣沾沾自喜罷了。
2、不值得做的事會消耗時間與精力
因為用在一項活動上的資源不能再用在其他的活動上，不值得做的事所用的每一項資源都可以被用在其他有用的事情上。
3、不值得做的事會浪費自己生命社會學家韋伯說，一項活動的單純規律性會逐漸演變為必然性。一段時間之後，人們會說：“我們不應該讓它消失，我們已經做這麽久了。”許多機構、刊物或活動根本就不該存在，其仍能持續存在的原因隻是大家已經習慣，有了認同感，如果讓他們消失的話，會有罪惡感。”
4、不值得做的事會生生不息
做了不值得做的事之後，就需要組織一個委員會來監督，最後，還需要小組委員會、管理人員、手冊、指導原則，甚至每年開設訓練營學習如何將不值得做的事做得更好。有一天，某個富人過世後，還會留下一筆錢捐贈給大學教授，來做這個不值得做的事，其前景無限光明而且令人驚訝。
你也許毫無選擇餘地，因為你既無權也無勢，但是隻要你有選擇的機會，運用尼爾·西蒙的試紙測驗，問問自己：“如果我將這個構想的潛能發展到極限，是不是真的值得呢？”答案如果是“不”的話，千萬別去做。
二 不要輕言放棄
如果你參觀過開羅博物館，你會看到從圖坦·卡蒙法老王墓挖出的寶藏，令人目不暇接。龐大建築物的第二層樓大部分放的都是燦爛奪目的寶藏：黃金、珍貴的珠寶、飾品、大理石容器、戰車、象牙與黃金棺木，巧奪天工的工藝至今仍無人能及。如果不是霍華德·卡特決定再多挖一天，這些不可思議的寶藏也許仍在地下不見天日。
1922 年的冬天，卡特幾乎放棄了可以找到年輕法老王墳墓的希望，他的讚助者即將取消讚助。卡特在自傳中寫道：
這將是我們待在山穀中的最後一季，我們已經挖掘了整整六季了，春去秋來毫無所獲。我們一鼓作氣工作了好幾個月卻沒有發現什麽，隻有挖掘者才能體會這種徹底的絕望感；我們幾乎已經認定自己被打敗了，正準備離開山穀到別的地方去碰碰運氣。然而，要不是我們最後垂死的一錘努力，我們永遠也不會發現這遠超出我們夢想所及的寶藏。”
霍華德·卡特最後垂死的努力成了全世界的頭條新聞，他發現了近代唯一一個完整出土的法老王墳墓。
最浪費時間的一件事就是太早放棄。人們經常在做了90％的工作後，放棄了最後可以讓他們成功的10％。這不但輸掉了開始的投資，更喪失了經由最後的努力而發現寶藏的喜悅。很多時候，人們會開始一個新工作，學習新的技藝，然後就在成果出現之前失望地放棄。通常，任何新工作都有一段你懂得比周圍人少的困難階段。剛開始每件事情都要掙紮，但是過了一段時間，最初有壓力的工作就會變得輕而易舉了。你可能記得嚐試學另一種語言的情況。如果你學了幾個月就放棄，你學的多半遠不夠讓你運用自如；但隻要再多過幾個月或幾年，你也許就可以開口談話、看書、看報紙了。
人們一生中的許多時間，常在跨過乏味與喜悅、掙紮與成功的重要關卡之前就放棄了。查爾斯·舒爾茨告訴拿破侖·希爾，他不是一夜成名的人。
即使在他出版了有名的《花生米》漫畫之後，“《花生米》不是立刻就造成轟動，那是一段漫長艱辛的過程。大概過了4 年之久，史努比（漫畫中的主人公）才受到全國的矚目，而真正建立地位則花了長達10 年的時間。”
三 適時知難而退
拿破侖·希爾認為，如果一開始沒成功，再試一次，仍不成功就該放棄；
愚蠢的堅持毫無益處。
諾貝爾獎得主萊納斯·波林說：“一個好的研究者知道應該發揮哪些構想，而哪些構想應該丟棄，否則，會浪費很多時間在差勁的構想上。”你遲早都會發現自己處於一種需要知難而退的情況下，你所走的研究路線也許隻是條死胡同，是否應該再多做一次實驗呢？你已經投注了大量的時間與精力在一個交易或關係上，盡管盡了最大的努力，情況還是愈來愈糟。你已經嚐試過了，但是除了借口和更多的承諾外，你的努力沒有任何結果。你已經一再討論、談判、妥協了，但是關係似乎注定要走下坡路。因為你已經作了太多投資，所以自然傾向不肯放棄，想要再多作努力，怎麽辦？
幾個基本的問題可以幫助你決定何時應堅持、何時應放棄、何時繼續嚐試，以及何時知難而退：
1、你可以取得更多信息嗎？
最好的方法之一是尋求更多的信息，或以新的觀點重新檢視舊的信息，因此，你可能需要雇用一個機械專家、技師或顧問。如果與對方關係的發展情勢並不如預期，也許可以從曾經與對方交過手，或曾經經曆類似狀況的人中取得相關信息。
拿破爾·希爾認為，一個能幹而直率的同事是一個研究者所能擁有的唯一一項最重要的資源。在業務工作方麵，經驗豐富的銷售人員經常會建議新手何時應該放棄一個客戶，轉向其他的客戶。
2、是否有無法克服的障礙？
你是否曾經碰到過所謂“走為上策”的情況？這時，通常即使再努力也隻會造成單方或雙方的重大損失。設法了解哪些問題是失敗的症結，哪些問題能夠解決，就可以省下很多的時間與麻煩。通常，找不到問題症結的原因是：人們不願意去麵對或不願意去找出正確的問題，即使找到了症結所在，他們也會假裝視而不見，否認隻能拖延，無法避免問題的發生。
盡早開始找出症結，全力應付無法妥協的事情。如果有對你而言意義重大的原則性衝突，而且你確信沒有人會讓步，那麽你就已經到達走為上策的境界了，走吧！
無法克服的障礙也許是原始結構的問題。比方說你希望在公司中步步高升，但是這家公司始終是由家族成員擔任高層要職，或是在特定種族或性別中選擇，而你不屬於這些成員之一，你大概需要轉移到成功的可能性較大的陣地上去。
3、可能回收多少？
假如你是尋找消失的法老王墳墓的霍華德·卡特，因為潛在的回收率相當大，你可以花上好幾年的時間。然而，如果你是業務員，你就負擔不起花好幾個小時在一個最多隻能創造幾塊錢利潤的準客戶身上。
4、完成計劃或維持關係需要花多少錢？
假如你為了是修理辦公室裏的複印機，還是買一台新的機器而傷腦筋，可以將前一年你花在現有機器上的費用寫下來，並合理估計在未來的24 個月中，你可以花多少錢修理複印機？記得將機器壞掉時所須的花費考慮進去。
估計送出去複印或等機器修好的代價是多少，然後計算機器修好後的功效如何。當機器發揮最大功效時，大家是否需要排隊等候？幾個簡單的計算也許就可以知道：即使你投資了時間與金錢修理舊機器，你還是得不到你真正想要的。
5、你的本錢有多少？
假如人的本錢不多，有些事情你就不應該做。科寧公司有本錢可以承擔上百萬美元研究光纖電纜，數年後才賺到第一分錢，雖然最後的回收很大，但是科寧公司卻等了相當長的時間。你也許有一個偉大的構想，可是對你而言卻必須耗費太多資源才能開花結果，不妨找一個合作夥伴，賣掉、或是幹脆放棄。
6、有沒有固定的模式？
如果你為了是否繼續一段感情、事業或社會關係而猶豫不決，其中必然有些困擾你的事情，否則你不會產生疑慮。也許你的房地產經紀人不如你所希望的盡力推銷你的房子，或者是一個已經發了兩三次脾氣的朋友，也可能是一個答應幫你做事卻食言的同事，你該不該再給他一次機會呢？該不該翻臉呢？
做一些特定對象的調查是必要的。調查這個人或公司過去與別人合作的情況，看看這令人失望的經驗是否是常態或例外。這個經紀人過去是否曾經接了案子後什麽也不做？這個朋友是否曾經大動肝火？這個同事是否習慣輕率承諾無法做到的事？假如你在關係開始前就先問過這些問題，你現在可能就不必做這些調查了。然而，問晚了總比不問而繼續陷在這種定型的、高代價的關係中要好。
7、有沒有暗盤？
有些遊戲場地高低不平、有些紙牌不齊全、有些骰子的滾動有問題，大多數時間管理的書籍都不會提到這個問題。可是每年有無數的時間都浪費在一些所有參與者都不可能成功的事情、計劃、比賽上。訪問隻是為了表演，選拔也被動了手腳，早就有了內定人選了。有效的時間管理專家知道進可攻退可守的道理，而且會進一步運用其技巧。
假如你懷疑有暗盤、動手腳，那該怎麽辦？盡可能查明真相，別妄下論斷。選拔也許是被動了手腳，但是內定的人選也許隻是比較會討好，並非一定成功，如果你表現優異，你可能還會贏；但是，也許其餘參賽者也不壞，你無法決定是否有勝算。當你有理由相信不管你多麽努力都沒有勝算時，立刻退出，別耗費資源在一場不誠實的比賽中。
四 適時見好就收
你可能期望太高，有時候夠好就行了。但是，從某種意義上說，‘最好’是‘好’的敵人。你可能浪費太多時間和力氣去夢想完美，結果卻沒有時間去做好任何事情。
女演員佩吉·阿什克羅夫特有一次告訴導演諾裏斯·霍頓，她從自己本身的經驗以及和一些好演員如吉爾古德與奧利維爾合作後發現：“有些偉大的角色..沒有人有辦法從頭到尾全力演出，一個演員隻能期望他常常有能力達到巔峰狀態。”博比·瓊斯也有相同的結論，他是唯一一個贏得高爾夫大滿貫的高爾夫球員——包括美國公開賽、美國業餘賽、英國公開賽及英國業餘賽。他說：“我一直到學會調適自己的野心後才真正開始贏球。也就是對每一杆有合理的期望，力求表現率良好、穩定，而不是寄希望有一連串漂亮揮杆的成就。”
博比·瓊斯的領悟得來不易，他必須與想要強迫自己超越自身能力的欲望苦戰。他在高爾夫球員生涯的早期總是力求揮杆完美，當他做不到時，他就會打斷球杆、破口大罵，甚至會離開球場。這種脾氣使得很多球員不願意和他一起打球。後來他漸漸了解，一旦打壞了一杆，這一杆就算完了，但是你必須盡力去打好下一杆。
有時候完美是值得追求的。辦公室寄出的信件應該沒有任何錯字或錯誤的文法；此外，希望製造降落傘、保險套、飛機起降設備的人也致力於完美。
然而，有些完美即使辦得到，也不值得花費時間去做。成功的時間管理需要確知何時應該追求完美，何時見好就收。
有時候你必須繼續進行下一個計劃、打下一個球，或是將建議書丟進郵筒。許多你必須做的計劃和工作就象跨欄一樣，你不應該碰倒柵欄，但是少碰倒一個柵欄不會有額外的加分，你隻能跳過去。同理，如果你所做的計劃需要在很短的時間內跨過很多柵欄，那麽你花費太多精力在第一個柵欄上，就會精疲力盡而沒有多餘的氣力完成剩下的部分，同時，你的速度也會減慢。
最好的跨欄選手會僅以細微的差距跳過柵欄。
在艾倫·休恩梅克的《大學生生存手冊》中也提到這一點。他建議學生以最小的差距跳過障礙，以便為眼前其他的事情保留精力。忽視獲得學位的基本要求——如果未修完統計學的研究生，不論他們在其他課程上是多麽有天份，永遠也得不到學位。休恩梅克談到一個他在柏克來的學生，這個學生喜歡研究，努力工作而且做得很好，“但是，他在其中一個障礙處跌倒了。
在發表25 篇論文之後，他被退學了。”
休恩梅克論點的論據來自一個特殊的環境：研究敘利亞的環境，但是，他所說的基本原則適用於許多其他的領域。假如你接下棘手的任務，處理小計劃就象處理盧浮宮的收藏品一般謹慎或用跳高的方式跨欄，你將會失敗，而失敗將使你的自信心與名譽受損。
這個建議似乎沒有考慮高品質的價值，但事實並非如此。大多數客戶要求的就是品質。你可能花費數千美元製造全世界最好的鋼筆，但是，如果客戶要的隻是用完即丟的好寫的圓珠筆，你就浪費了時間與資源。你的客戶也許不希望你在一個計劃的某一部分花太多時間，而是希望你做好每個部分。
你的經理（也可能是客戶）也許隻是要你將你的反應直接、隨意地寫在便條紙上，而不是要你寫一篇長篇大論的答案。訣竅就在於，找出什麽是客戶真正要的東西。這才是最重要的時間管理技巧，也是生存之道。
五 果斷決策
知道如何、何時應該走為上策或見好就收，都是屬於如何“拿定主意”
這個較大課題的一部分。猶豫不決可能相當浪費時間。因為有些人一旦麵臨抉擇就拿不定主意。良好的決策過程有其基本架構，優秀的決策者也有其決策條理。有些人將這些流程定義為一種格式，但是，使用就需要練習。
好的管理課程會利用“做決定”的課題提供參加者培養決策技巧的機會。
了解並利用基本決策流程是很重要的。做決定首要步驟是為了解目的。其次是檢查其他的可行方案，然後考慮風險。不論你有些什麽花招，這是最基本的程序；缺少這些過程的人隻是半瓶水，他們會浪費很多時間。
學習果決，將決策流程的模式融入時間管理技巧之中。你可以研讀一些相關的書籍，或請教優秀的決策者並向他們學習，觀察他們如何做決策。以不重要的計劃來練習決策，然後評估結果。拿破侖·希爾認為一個好方法是“將各種可行方案寫下來，針對每一個選擇列出優缺點，然後給這些優缺點打分數。通常每一個決定都有其優缺點，好的決策還應該包含了解發展的方向及有哪些優缺點，同時評估他們的重要性。如果你使用這個紙上流程，你會驚訝地發現做決定變得非常容易。因為在此之前，問題似乎很困難。
有些人說他們是以直覺來作決定，依靠的是感覺與本能。然而，對於成功人士來說，所謂的直覺其實就是源自深厚知識基礎的決定。由於他們非常了解某個主題或是具備非常豐富的經驗，使得決定成了一種習慣。不必否認直覺和本能，但也不要一直依賴他們。
六 杜絕懶惰
善用時間就是善用自己的生命。許多人很難使自己的每一天都朝著正確方向前進。有些人的問題是積極性不高，有些人的問題是對自己要求不嚴，另外一些人的問題僅僅是一種積習。這種積習使他們躺下而不是向前進。還有一些人對自己應做什麽，什麽時候去做不甚了了。
如果你有懶惰的問題，下麵幾個建議可以助你成功：
1.使用日程安排簿。
如果你對何時應做何事心中無數，這個工具有助於你把所有資料很有條理地記錄在一個地方。“富蘭克林計劃簿”、“每日安排簿”和“日程簿”
都是極好的工具。
2.在家居之外的地方工作。
如果你不容易調動自己的積極性，或許你需要換個環境了。許多人在家裏養成了一套習慣，怎麽也擺脫不了。另外一些人，家裏使他分心的東西多——電話鈴、門鈴、家人鄰居幹擾、電視機、錄音機、家務活等等。離開家你或者能專心工作。這也許是你為了能開展工作唯一要做的自我約束。
3.及早開始。
有時你會突然意識到因為太遲開始而無法完成當天想做的事。這是最令人失望的。許多人在意識到時間不夠而無法做他計劃中的事時，幹脆把整天一筆勾銷，什麽都不幹。解決辦法是養成及早開始的習慣。
七 不要時斷時續
拿破侖·希爾認為，時斷時續是造成公司職員浪費時間最多的方式。這種方式之所以消耗掉那麽多時間，不僅是停頓下來本身費時，而且重新工作時，這位職員需要花時間調整大腦活動及注意力，才能在停頓的地方接下去幹（一下子就能找出中斷的地方，立刻接上原來的思路的人是不多的）。
下麵是避免或盡量減少停頓的幾種方法：
（一）雇一名效率高的秘書。
防止幹活時被人打斷最佳方法是在你自己和經常打斷你的工作的人之間安置一個人。如果你能控製別人在什麽時候來找你，你就不用把時間浪費在重新集中精力上。但如果你這樣做，也一定要留出一些時間，讓你的同事能在這段時間內隨時找你，以免他們覺得受排斥而心懷不滿。
（二） 學會在大段時間內工作。
如果你手頭的工作需要高度集中精神，你要學會在長達4～6 小時的大段時間內工作。其原因與防止別人打斷相同。因為這樣你不必把時間耗費在重新集中精神上。
另外當你在大段時間內工作時，你會發現自己勁頭越來越大，能在短時間內完成較多的工作。要有那麽長的一段時間歸自己使用，你必須作些具體的安排。時間不會自己走來的。你甚至要找個僻靜的地方，以便幹活時不受別人幹擾。
（三） 辦公室的設計應能避免幹擾。
如果你對自己的辦公室設計有發言權，你要把它設計成允許來訪者進入時他們才能進入的格局。例如，不能讓別人走過你辦公室時能透過門窗見到你，有事沒事跟你聊天。可能的話，把辦公室安排在恰當的位置，以便你在外出或上廁所時看不見其他人。這樣做的原因是，如果你看見別人，你總要表示友好親切。當你約見客人遲到，或者想回家跟配偶、孩子呆一會兒時你不希望再跟什麽人寒暄而拖延30 分鍾。
（四）改變用電話的方式。
許多人成了電話的奴隸，而不是把電話作為有用工具來使用。避免方法之一，是電話不應直接接入你的辦公室（這樣做的原因跟你不允許在幹活時不停被打斷一樣）。此外，一天當中劃出一段時間來專門用於接電話。記住電話是為方便你自己而設的，不應該顛倒過來。
（五）學會清早起來工作。
效率專家們發現清晨工作時較少受幹擾的打斷。如果你能安排自己在清早工作，你會發現你那一天幹勁特別足，能用於工作的時間也延長了。
八 不要一個人包打天下
提高效率的最大潛力，莫過於其他人的協助。然而許多人卻試圖一個人包打天下。解決辦法是把工作委托給別人，授權他們去幹。
要委托別人，你就必須知人善任，清楚各人的長處和短處，把每個人分派到他（她）最能發揮水準的崗位上。授權給別人，同時也要給他們完成任務所需要的條件。你把工作委托給其他人，授權他們去幹好，這樣每個人都是贏家。
九 善於利用偶發的延誤
你有多少次發現自己在意外的延誤中無事可做？在這種情況下，你別無它法，隻能等待。這是最令人心煩，最浪費時間的情況。
要避免這種情況出現，唯一的辦法是預先安排工作，外出旅行時帶著活去幹。這樣，就不會因為航班偶然出現個把鍾頭的延誤而發火。相反，可以打開公文包幹起活來。拿破侖·希爾每次旅行旅行都帶一大堆活——即使有10 次8 次延誤也幹得完。他是不願意受阻時兩手空空的。
在乘坐市內交通工具時，也要帶著活。11 歲時，拿破侖·希爾就養成了身上隨時帶一本書的習慣。這樣，即使遇上交通阻塞，也不會浪費時間。有了自己的事業後，拿破侖·希爾也時常用汽車上的錄音機。汽車上總有幾十盒錄音帶，一邊開車一邊聽。汽車上還有一個電話和一個微型錄音機，開車回家的路上拿破侖·希爾還能接電話，或口授信件，或把一個忽然閃現的主意用錄音機錄下來，以免忘了。
事前有準備，好好利用偶發的延誤，這樣你能把本來會失去的時間轉化為有用的時間。正如亨利·福特說的：“大多數人是在別人浪費掉的時間裏取得成就的。”
十 善用與濫用會議
一家大公司的經理經常抱怨：“我一整天都在開會，我必須早到晚退，或是在周末時加班，才能做完每天固定的工作。另外還要研究大家在這些開不完的會中想出來的主意。”我們不需要說出這些抱怨者的名字，因為這是許多機構中的陳腔濫調。
會議主要的潛在的功能如下：
1、溝通。
為了宣布提高股利或任命新的董事而召集一群人。
2、解決問題。
為了尋求問題的解答，一群人共用腦力。
3、危機管理與災害控製。
一群人聚集處理正在散布並可能造成衝突的謠言。
4、顯示地位。
開會是一種儀式，總經理坐在總經理的位置上，董事則坐在最前麵的位置，借以強調這些人是與眾不同的。
5、友情讚助。
一群人集會表揚一位成員的得獎表現。
由於會議的多重功能，我們不能隨便說：“不要開會，以公文傳閱就行了！”因為召集會議的人也許打算做溝通已久的事情。參加會議也不一定與工作無關。對很多職業來說，開會就是工作；如果你的個性不適合這種形式的活動，你應該考慮其他行業或是相同行業中其他性質的工作。
如果你負責召開會議，以下是一些可遵循的原則：
如果你的目的是溝通信息，你不需要開會，除非迫切需要眾人提出問題並解答，否則通知書或電子郵件會更有效。開會的好處是你知道公布信息時，有什麽人在場，而且你可以當場評估語言和非語言性的反應。
如果會議的主要目的是解決問題，你可以在開會之前先利用通知或電子郵件宣布討論的議題大綱並提供背景資料，讓出席者可以開始思考解決方案，還可以請出席會議者準備相關的資料。麵對麵開會提供了意外驚喜的機會，出席會議者也許要等聽了其他人的意見後才會想到解決的方法。
解決問題的新發展方向是一種稱為群組的電腦科技：與會者在開會前或開會當時將他們的答案與反應輸入電腦，可以當場看到其他與會者的意見，同時快速地解讀、評估這些反應。因為意見不必記名，所以集體傳輸可以使比較不積極、層級較低成員的意見得以被注意、被評估。
如果有危機發生時，要召集所有重要人員開會，否則至少應以電話或電子郵件聯絡他們。他們會希望表達他們的意見，假如你不給他們機會，他們會責怪你。抱怨開太多會的人也就是這些批評從不開會的人，他們會抱怨領導人獨裁，不讓他們參與決定。
領導人需要強調和保持地位的儀式。假如你是策劃會議者，這種儀式是強調組織結構的一種方式；但是不要做得太過分。為了加強領導地位設計的會議，如果出席率太低，還是不開為妙。
如果你能使會議生動有趣，達成其他的目的也就容易多了。
準時開會，不要以等候遲到的人來懲罰準時到達的人。有一些例外的情況，譬如等待計劃的靈魂人物出席，等待遲到的演講人。但是，毫無疑問地，這些都是例外。
首先以輕鬆簡單的議題開始，然後漸入困難、耗費時間的議題。
不要離題，可印製會議議程。
注意時間與進度。在緊張、拘束、緊湊與輕鬆、自由、浪費時間之間求取平衡並不容易。將嚴肅與輕鬆的議題放在一起通常比較受歡迎，因為笑話或幽默的故事，即使說得不高明，也可以緩和緊張或沉悶的氣氛。
會議完畢立刻結束。這一點對例行性的會議，如每周的業務會議尤其適用。所有議題都已經討論完畢後即應解散會議，讓想留下來聊天的人留下來，而需要離開的人可以離開。
多多練習。主持好一個會議是科學也是藝術，隻有經過長久的磨練，累積了反應良好的經驗後，才能掌握如何帶動會議的竅門。許多這方麵的大師，他們的技巧是在大專院校、社團中鍛煉出來的，假如你的學校生涯早已是往事隻能追憶，你還是可以在義工、社區，或宗教組織中磨練你的技巧。
十一 粗心大意的人要培養求生技巧
我們每天有數百萬小時的工作時間都流失在找東西上麵：經理找亂放的報告、信件；研究者找亂放的書本、論文、引述；行政人員找亂放的收據、發票。即使這是一種通病，大家卻很少想辦法幫助粗心大意的人，時間管理的書籍也很少談論如何應付這種弊端。幸運的是，許多粗心大意的人對社會的貢獻非凡。但是，他們經常重蹈覆轍，花費幾個小時找文件，寶貴的時間都浪費在唱回想曲上，沿路問每一個人：有沒有看到報告？我的書？我的眼鏡？我的鑰匙？我的文件？這種伴隨這些小插曲而來的情緒壓力，可能小至輕微的坐立不安，大到緊張導致休克。
時間專家尤金在這方麵就有深刻體會：“有一陣子，我的生活曾經突然暫時中止，煎熬了數小時——我找不到我的約會記錄簿。對於不必依賴約會過日子的人，這個問題似乎不大，但是對我而言，這簡直是慘劇。當時，不能作計劃、不能接受邀請、沒有辦法做任何有建設性的事，我整個人忐忑不安。有人來電請我去他們的機構發表政策方針演說，我非常想去，但是我不知道是否有空。我連明天早上9 點鍾要做什麽都不知道，更別提兩個月以後的9 點鍾要做什麽了。
我回想以前做過的事，打電話給每一個人描述那個簿子，拜托他們如果有人找到的話打電話給我。我猜想所有可能會放的地方，然後每個地方都我了好幾次，即使是根本不可能放的地方也找過了。在瘋狂地尋找、打電話之後，我終於認命了，心想也許有人找到後會打電話給我。因為心力交瘁，我決定小睡一下，順便等電話響。電話快響吧！老天爺，求求你讓它響吧！趴了幾分鍾後，我決心第4 次去我的車子裏找找。老天保佑，我終於在車門和前座的夾縫處找到了那本簿子。”
生活終於又恢複正軌。尤金決定當天立刻采取行動防患未然。於是擬定了一個粗心大意者的求生技巧，以下是計劃的主要特色：
1、物盡其所，物歸原處。
找一個置放眼鏡、筆、鑰匙、約會記錄簿的地方，約束自己每天必須把它們放回原處；合理地安排檔案、書籍、報告，然後確實物歸原處；固定將東西放在衣服的同一個口袋裏，例如皮夾在一個口袋、眼鏡則在另一個口袋裏。這樣一點點的紀律不僅可以避免遺失，也表示你不需要花費腦筋去做一些特定的事情，你靠反射動作就可以順手拿出皮夾、眼鏡或是名片。
訓練自己不要脫軌，一旦脫軌就利用負麵刺激法，做一些使自己痛苦的事情。選擇放置物品的地點應該合理明確，不要選擇一些難以記憶或難以取用的地方。你甚至可以選擇兩個放置的地方，比方說眼鏡放在床頭櫃或書桌上。據說林肯在他的律師事務所裏有一個檔案，標簽上寫的是：“別的地方找不到，找這裏。”
2、不要藏東西。
你也許藏得太高明以致於自己都忘記藏在哪裏。拿破侖·希爾的母親大半輩子都在為了預防從未出現過的小偷而藏貴重物品，但是找不到的東西實際上就如失竊的東西一樣，丟了。
3、借助記性好的朋友。
告訴朋友你的檔案、文書夾、書籍等東西放在哪裏，但是不要選擇一個會因為你的毛病而輕視你或生氣的朋友，更不要選擇記性不佳的人。記性不佳加上粗心大意，你們兩個人都會發瘋。
4、在貴重物品上寫上姓名、住址、電話號碼，並且提供獎賞。
這一招有時候很管用，假如有人找回你的遺失物，不要吝嗇，要誠心誠意地酬謝他。工作文件應該放在寫好地址的大信封裏，而不是文件夾中，萬一你遺忘在飛機上或旅館裏，找回的機會比較大。
5、細心標示檔案與文件夾。
用代號標示的文件夾和檔案夾很容易遺失，尤其是當這些檔案放在有一長串檔案存檔的電腦中。
6、多多益善。
可能的話，所有文件都準備兩份。製作兩份相同的檔案，給予不同的檔案名稱，製作兩份相同的約會記錄簿，一本在電腦裏，一本隨身攜帶。隻要利用複印機便很容易辦這些事情。電腦檔案則隨時可以複製為不同檔名的檔案。
7、三思而後行。
如果你必須十萬火急地離開一個地方，訓練自己在離開前先想一想。全世界的機場都有裝滿了失物的房間，有很多昂貴、無法取代的東西都是被沒有三思而後行的人所遺失的。
8、利用筆記、提示物。
當你在大型停車場停車時，記下所在位置的行列以及樓層，然後將筆記帶著。很多時候，筆記或一些提示物可以喚起記憶。有時候你並不需要寫下來，可以將提醒的話錄在語音郵件或答錄機上。汽車電話尤其有用，可以錄下開車時可能會忘記的靈感。
十二 不要拖拖拉拉
有個朋友問一位做事拖拉的人一天的活是怎麽幹完的。這個人說“那很簡單，我把它當作昨天的活。”
拖遝豈止是昨天的活今天來幹？《韋氏新世界英語詞典》給“拖遝”下的定義是：“把（不愉快或成為負擔的）事情推遲到將來做；特別是習慣性這樣做。”
如果你是個辦事拖拉的人，你大概在浪費大量的寶貴時間。這種人花許多時間思考要做的事，擔心這個擔心那個，找借口推遲行動，又為沒有完成任務而悔恨。在這段時間裏，其實他們本來能完成任務而且應轉入下一個工作了。
有幾個辦法可以有效對付拖拉的作風：
1.確定一項任務是否非做不可。
有時，我們感覺到一項任務不重要，於是做起來拖拖拉拉。如果這項任務真的不重要，就把它取消好了，而不是拖延然後又後悔。有效分配時間的重要一環，是把可有可無的任務取消掉。應該從你的日程表中清除亂糟糟的東西。
2.把任務委托給其他人。
有時候，任務是能完成的，但是你不喜歡做。你不願意或許與你的個性或專長有關。如果你把任務委托給一個更適合做、更樂意做的人，你和他就都成了贏家。
3.弄清楚有什麽好處，然後行動起來。
我們往往因為看不到完成一項不愉快任務有什麽好處而拖拖拉拉。也就是說，我們做這項任務時付出的代價似乎高於做完之後得到的好處。應付這個問題的最佳辦法是從你的目標與理想的角度分析這個任務。如果你有個重大目標，那你就比較容易拿出幹勁去完成有助於你達到目標的任務。
4.養成好習慣。
許多人的拖遝已經成了習慣。對於這些人，要完成一項任務的一切理由都不足以使他們放棄這個消極的工作模式。如果你有這個毛病，你就要重新訓練自己，用好習慣來取代拖遝的壞習慣。每當你發現自己又有拖遝的傾向時，靜下心來想一想，確定你的行動方向，然後再給自己提一個問題：“我最快能在什麽時候完成這個任務？”定出一個最後期限，然後努力遵守。漸漸地，你的工作模式會發生變化。