從細節開始

簡化工作要從我們工作中的一些細節方麵入手。例如可以通過有效利用辦公用具達到簡化工作的目的。

1．有效利用名片簡化人際管理

名片不隻是記載姓名電話的紙片而已，善用數字科技，有助於你日後的整理與搜尋，這是建構人脈網不可或缺的基本方法。

你可以這樣開始：接到一張新名片後，馬上在名片記下“小抄”充當備忘錄，內容包括：會麵的日期與地點、在何種場合下碰麵、會談的主題與要點、由何人介紹認識，以及雙方約定的後續接觸事項。

2．合理利用記事本

在記事本裏，分作以下4項來登記：常用電話號碼、待辦雜務、待寫文件、待辦事項。事情辦好之後，就可以用筆把它劃掉。

如果不想弄得太複雜，記事本還可用顏色來增進效率。如用紅筆顯示緊急事物，黑筆代表一般的事。依需要選擇不同顏色，標出事情的優先順序和重要程度，可避免事到臨頭一團糟。顏色比較直觀，這一點，比文字的效果好，簡單明了。

3．做好環境管理

一個人的工作次序與他所處的工作環境有很大的關係。

辦公桌整理得有條不紊，就避免了混亂，時間就不會在找這找那中浪費掉。加拿大知名企業家保羅·威克多說：“一個辦公桌上堆滿很多種文件的人。如果能把他的桌子清理一下。留下手邊急於處理的一些，就會發現他工作起來將更容易，也更實在。我稱之為家務料理，這是提高效率的第一步。”

的確，辦公環境的雜亂常常會讓一個人在煩躁中度過效率低下的一天。無論你是一個高層領導，還是一名普通的員工，如果不注重收拾自己的辦公環境，都可能在找東西上都浪費了很多時間。“物有其位”，對於高效能人士來說，的確是一項十分有益的習慣。

即使你現在正在做一個項目，那也要在每次下班後把文件檔案整理好，將目前不需要的各種書籍、文件夾、筆記和其他各類材料收到櫃子裏放好，為第二天繼續工作做好準備。這樣，你在第二天到辦公室時會發現一切都井然有序，心情好，自然工作效率高。