第三部分 讓你的員工自動自發的工作

問題16 培養員工自主性

那些知道如何設定當務之急並如何集中精力堅持執行當務之急的經理可以幫助他的職員來進行這一套行動，這些經理往往都已掌握了最有價值的時間安排技能。通過幫助他們培養有個理的統籌安排，他們可以自動地按照優先順序安排思考、事件、結論、計劃、行動等等，這不僅有益於你本人還有益於你們的公司。首先，你可以更快更順利地完成每一天的工作，並且———————，其次，所做的決定將是更好的決定，因為他所處理的事都是最關鍵的事。再有，你可以有更多的時間去考慮重大問題的解決方案，這是因為那些不需要優先考慮的事已被延遲或取消。

1同等對待日程表上的所有任務

通過創造短期和長期的優先工作列表，指定哪些工作是最重要的。用一些數字、字母、著重線或者注腳將真正重要的項目區分出來。確定哪項任務依據哪項列表進行，哪項任務值得特別強調，根據下麵列表問題，看看每一個項目應該有什麽樣的優先權。

?是否需要有明確的截止日期？

?是否是由某人提出而你也不能忽略的命令？

?是否是你的員工能夠處理的工作？

?是否需要他人的合作？如果需要，我能否讓那些人立即開始他們自己的那部分工作？

?如果不能立即開始做，它是否可能成為你工作領域的瓶頸，或者是否會影響其他部門的工作？

?是否能與其他包含相似信息的相關工作合並，比如寫報告？

?如果不把它列在優先表上，它是否會有問題？

?如果不做此工作，是否會損及你的信譽，以及公司、本部門的信譽。如果被論及的工作沒有對以上的任何問題作出“是“的回答，那麽不要把它列在優先工作表上。

2允許職員去做他們認為重要的工作而不是你認為重要的工作。

當你的職員給出不做某一最好的工作的原因時，你就會有一個“優先“問題。

?我沒有得到做此工作的機會。

?你從來沒有告訴過我這是非常急的工作。

?我還有許多其他的事情要做。

?接下來我在做此工作。

?雖然我有兩隻手，但一次隻能做一件事。

采取以下步驟：

?如果你所分配的任務具有很多優先權或者其優先權經常變動，那麽當你分配時，你應根據優先權大小將其標明。向員工解釋清楚為什麽這個工作要比另外一個工作優先。

?如果此工作來自於其他地方，給員工一份優先目錄（分類）列表，這樣可以使他們在接受此工作時自己確定它的優先順序。

3不通知你的員工就改變工作的優先順序。

如果員工的工作的優先順序的改變是因為工作情況的改變，那麽：

?給予他們你經常用來區別判斷工作重要與否的適用法則或公理

?當工作的優先權改變時，一定要保證讓你的員工首先知道此事

?如果你經常改變某些任務的優先順序，那麽你一定要將這些改變立即傳達給你的員工，讓他們明白新的優先順序是什麽，以及為什麽要改變。

?不要把任何事情都標上“最優先”的標簽。即使是在醫院的急救過程中，也有一些緊急事務比其他的更有優先權。如果工作場合經常處於混亂狀態，管理肯定有問題，而且還會降低生產效率，增加員工的壓力。

4給予工作優先權但不解決員工的問題。

?當你著手處理本部門員工的問題時，你必須首先區分與這些問題有關的各種因素，接下來再安排優先順序，什麽問題應立即解決，什麽問題隻是臨時性的，什麽問題可以放一放，公司的工作進行情況保持清楚的了解，做到了如指掌。如果其他部門的計劃已有變動，你應該主動地問一問你的同事，確定他們需要什麽，調整你的工作優先順序對其他部門的變動做出反應。