問題3 委任工作
你是否與其他經理一樣，每天都早來晚走而你的員工在外享受大好時光，還有當你不在時，你的員工是否會感到無助？大錯特錯。你可能會想你這是在保存自己的控製權，其實不然，你的所作所為將成為你進步提升的障礙。進一步的說，拒絕給員工委派任務是約束自己的最可靠的方法。
1在其他人應該作的工作上浪費時間
小組教練往往將自己的助手訓練成來日的主教練，與他們一樣，最優秀的經理也應該負責培養發展員工做未來的經理。不計細節，最好的委派者集中精力改善提高他的水平，以更好的完成他被要求的工作：管理、指導、領導、合作、顧問以及協作。他們知道有影響的代表團：
?向員工們挑戰
?保持活潑
?把信心和信任根植於其中
?保持他們的忠誠和
?擴大眼界
3持有“我可以做的更好”的態度
看一看委派代表或托付權利與否，其實際情況有何不同，其長期的結果有何不同。“每一次任務必須由最合適人選—你，來執行完成”，堅持這種觀念是不是很劃算？作為經理，你的成功是否會因為你的時間被分為兩辦，一半用來做那些任何人都可以做的任務，另一半用做作為經理應該做的那些更重要的任務。——而受到阻礙。步驟如下：
?讓你的員工幫助你處理一些手頭正緊的任務。
?確定他們做事的效率和熟悉程度。他們是否能夠做得跟你一樣好？是否令人滿意？是否比你做的好？
?如果必要的話，花一些時間將一個比較讓人滿意的工作者培訓成與你一樣優秀或者比你更好的工作者。
?權衡將任務委派於其他人、你自己及公司的利弊。
4缺乏自信或不信任員工
對許多經理來說委托重任不值得去冒失敗的危險，並且如果他們過去委派過任務但失敗了，他們就不會再嚐試第二次失敗。這些經理之所以這麽想是因為他們不理解委派的益處，或者因為不懂得如何成功地委派。委派的關鍵之處不在於誰能更好地做該工作，而是誰有時間和精力去完成更重要的工作。你必須相信在沒有你的顯續指導其他人也能順利地完成任務，你必須給其他人一個成功的機會。所要提問的問題：
?被委派任務的人是否明白你對他的期望及他應該做的工作
?他是否有完成你分配給他的任務的技能和性情
?你是否將與此工作相應的權利授予了此人？
?你有沒有指出，如果他順利完成此任務，他將會有哪些好處
5給人們分配不相匹的任務
提問的問題：
?被委派任務的人是否明白你對他的期望及他應該做的工作
?他是否有完成你分配給他的任務的技能和性情
?你是否將與此工作相應的權利授予了此人？
?你有沒有指出，如果他順利完成此任務，他將會有哪些好處
正確委派任務的第一步就是要知道所委派的任務是什麽。
?例行公事型的任務—這類工作，你非常明白，很容易教會其他人。
?專業工作——這些工作需某些專業技能，比如寫作、計算機知識或者數學知識。具有與任務相匹配的技能的人才能承擔此任務。
?不熟悉的工作—這些工作或許其他人懂得多。
你不能委派的任務
?儀式類型的任務—葬禮、退休、宴會、頒獎等需要你出席的儀式。
?個人任務—需要做決定的任務，如招聘、解雇、晉升、員工之間的衝突、增加或減少預算、員工的獎懲、危急時期的決定以及任何可能引起丟臉的情形。
委派所采取的步驟：
?列出所有的職責以及完成每一項所需的時間。
?將所有工作人員列表，並列出他們的最佳技能及個人表現情況。
?將職責與人相配，並確定每個人是否需要附加培訓及需要什麽樣的培訓。
?鼓勵你所選擇的人去做好的工作，向他們解釋清楚他們可以從中取得什麽好處，並預料他們可能問的問題，準備提供他們可能需要的任何資料、數據或者培訓。將各個層次的權責義務澄清。
?平等的對待你曾委派過任務的人，你的態度將是其他人努力工作的目標。
?解釋一些優先權問題。確保你所選擇的人明白知道你為他設置的優先權以及設置這些優先權的原因。當他們知道了所進行計劃的前因後果，他們會更勤奮地工作。
?為完成任務設定時間表。一定要具體，比如“到第二十個月為止”，不要這麽說：“月末的某一時間。”
?讓委派代表成為“明星”。把他介紹給你的上司、同時、以及為此項工作的其他人，讓他們都知道你已經將權利委托給了此人，並給予他解決所發生的任何問題的權利。
?達成明確的成約。讓此人明白，你想要作什麽，你是如何去做，你想什麽時候做，什麽時候完成。你們要達成協議並記錄在備忘錄裏。
?隨他而去。一旦你授權某人去做你的任務，那你就不需要再插手或認為他不一定比你做的好，但是你可以希望他從誤區中吸取教訓，下次會做得更好，盡可能地支持確定你所做的明智的委派。
?接受職責義務。如果你委派的人失敗了，你要承認你做了一個問題的選擇，你期望的太多了，你沒有提供充足的資源，沒有按照你應該做的那樣去做。
?在完成所分配任務的過程中，創造一個評價係統來評估你的職員。
?進行委派分析。在工作結束時，問他一些問題。
你從這次任務中學到了什麽？下次你將會以什麽不同的方式來做此工作？你遇到了哪些問題和困難？你是否應該要求更多的幫助？？你是否利用所有能夠利用的信息和資源？你是否喜歡逐漸增加責任和義務，是否從中獲益不少？我是否能夠再給你更多的幫助？
?被委派任務的人是否明白你對他的期望及他應該做的工作
?他是否有完成你分配給他的任務的技能和性情
?你是否將與此工作相應的權利授予了此人？
?你有沒有指出，如果他順利完成此任務，他將會有哪些好處
6不會減少自己的風險
對於那些第一次被委派任務的人來說，開始時給他分配一些小的有限製的任務，比如收集信息或多階段項目中某一階段。要經常為下一步的工作做計劃安排，這樣可以及早地發現並改正一些誤區或有些偏頗的地方。當職員進步了並且變得更加有信心的時候，你可以逐步地把權利過渡給他。你對所委派任務的工作質量負有最終的責任，所以小心地委派是很重要的。
7不會適時地去委派任務
要成為有效的委派者需要時間。需要時間去計劃委派任務，會見你所要求委托的人，盡可能地培訓他們並跟蹤觀察他。如果你能花一些時間去更周到地委派工作任務，那麽你就會有更多的時間去做更重要的事。
注意事項：
?此任務是否是一次性的工程？是不是得花費一天的時間去教你的下屬而讓你做的話隻要半天就足夠了？如果是這樣的話，那麽這項工程是不值得委托給他人的。
?此項任務是否是一個月就可以完成的？是不是需要你花一天時間去教你的下屬如何做？是否在接下來的一年中可以節省你6天時間？如果是這樣的話，這將是對你的教授投資所給予的最好回報。
?你是否可以幫助職員學習一些可以增強他整體能力的新技術技能？
8幹預委托給某一職員的任務
一旦你將工作派給了職員，那麽你最好給他一個嚐試做的機會，即使他沒有按照你的方式去做，一旦你給他權利，你就不要再插手去管，不要再收回成命，或者在沒有完工之前停止他。你的幹預隻會引起職員的頓挫，還會增加他做此項工作的難度。
9急於改正委派任務中所出現的誤區
誤區可以提供成長的機會。沒有犯錯誤的自由，自由處理問題的自由也就不成為自由了。如果你能夠讓你的職員以更好的方式進行實驗，隻要在你的規則範圍之內，即使是他們會犯一些誤區，他們也會從中學到很多東西。永遠不要保證你所委派的工作沒有任何的誤區，但是誤區的回報就是進步。步驟如下：
?安裝監控裝置，以使你能夠及早地或者在誤區發生之前就發現現場的誤區。
?用批評的方法來解決所犯的誤區，這種批評不是要扼殺他再嚐試的想法，而是要逐漸灌輸給他要努力再嚐試的念頭。如果你生氣了，在你改正問題前一定要冷靜下來，一定要嚴厲，但要講究策略。
?強調所需的重點是完成的結果而不是如何完成的細節問題。
?強調遵循規則的重要性以及不遵循規則的後果。
?再檢查一遍為此任務準備的知道規則，給委派代表一個自己發現解決問題方法的機會。
?以鼓舞人心的便個結束。