問題95 演講與展示的問題
根據R.H.布魯斯根副教授的全國性調查，“人們最害怕的是什麽？”，調查發現，人們對死亡、疾病、飛機失事、恐怖、貧窮、孤獨、蜘蛛、蛇和深水的恐懼遠遠小於當眾講話或者演講。雖然許多成功人士可以隨意的說寫，甚至在電話和錄像帶上都毫無困難地表達他們的思想，但是在考慮到當眾講話或者演講時，不管人多還是人少，他們都會變得很害怕和緊張。
台上的緊張、恐慌、顫抖、心跳加快、喉頭發緊等都會影響你的聲音，使你失去信心——絕大多數的演講者、報告者都會有類似的感覺經曆，不管他們對於當眾發言是老手還是新手，並且很多人永遠也無法消除這些因素。我所接觸過得的一些頂尖的演講家，他們在觀眾麵前大都有40～50年的經曆了，但是一想到要上台演講他們仍然會感到緊張。
1不明白引起這個問題的原因是什麽。
典型地說，人們有多種害怕當眾演講、演示的原因，包括：
?害怕失敗——害怕辜負自己和觀眾們的期望。
?缺乏信心——尤其是當談論或報告一個對於你而言是全新的或不熟悉的主題時。
?準備不足——當你沒有足夠的時間去徹底準備它時就放棄它。
?自慚形穢——感覺自己的外貌或聲音對不住大家。
?身體上的戒備反應症狀——這是一種心裏壓力，可以追溯到遠古時代。
2沒有盡力控製和應付你的恐懼。
不管害怕的原因是真實的還是虛幻的，但是害怕是明確無疑的。現在你必須想辦法應付並克服它，以便你不會失去你在觀眾心中的尊敬和可信度。你可以采取一下幾步：
1、注意積極的想法，並努力忘掉腦海中的消極想法。向前看，看看你想最終獲得的結果並努力工作來實現它。相信觀眾都是真正希望你成功的，並且他們還羨慕你能夠站在陌生人麵前講話，想象他們給你的持久的歡呼，而且幾周之後還會向你表示你的偉大。
2、自信。信息來自於知道起作用的因素和自己的經曆。有三個途徑可以積累經驗：完全了解你的資料；理解自己以及如何應付；擁有清晰明確的目標。下麵這些可以幫助你找回自信：
A、不管是環境所迫還是自己找機會，你都要自告奮勇的作報告。找出下一次會議、集會、報告的開展時間並參加這些會。
B、多在人們麵前練習——家人、朋友、合作夥伴。
C、勇於在自己的會議上站起來，作一些最新的動態報告。
D、當你感到緊張時不要慌亂。緊張是很正常的。通過給觀眾講述你的最好的經曆和知識來增加你的興趣，減少緊張。
3、做好準備。從事情發生的那一天倒計時工作，給所要求完成的工作製定一個期限。留出時間做彩排並檢查設備。分析你的演講對象的類別。確定你的聽眾需要的信息以及需要解釋的程度。與聽眾的主要人員談話以確定聽眾對自己講話的接受程度。報告的內容要清晰、明確、有個理。
4、實踐。或許你早就聽說過這個古老的笑話：“你如何才能夠到達Carnegie Hall？”答案是：“實踐、實踐、再實踐。”盡管實踐並不能盡善盡美，但是它的確可以使報告好一些。實踐的方式就是你做報告的方式——發出聲音、站立、在實際的地點、使用實際的設備和投影儀、用你將要使用的動作和姿勢、說你將要說的話，假定下麵有觀眾。——專家們使得這種方式看起來那麽容易和自然。
5、修葺你的演講。如果你要使你的報告有力並有趣，看起來和聽起來都很完美、崇高、讓人信服和舒服，那麽你最好使用一些短句子和簡單詞語，這樣可以讓你在講話時自然的呼吸。避免使用術語，把複雜的想法轉換成通俗的日常用語。加入一些趣聞軼事和笑話，尤其是在引言和結論部分。但是如果你不能做到適宜的開玩笑那你就不要開了。刪掉任何困難帶來不愉快氣氛的語言。
6、振作精神。就像運動員熱身、演員進入角色、歌唱家出場一樣，演講者也要這樣做。在演講前，通過背誦一些對話使你的聲帶得到一點鍛煉，伸展一下四肢，並把頭左右晃動幾下以消除任何肌肉和脖子的緊張。做做深呼吸，很多人在演講前吃塊巧克力，因為它在體內產生出自然的東西以消除緊張壓力，你可以盡量閉上眼睛想象自己站在熱淋浴噴頭下，想象熱水從水龍頭噴下洗掉你所有的憂慮。一旦你走上講台，麵對觀眾要告訴自己會有多偉大。如果你講話之前感到緊張，就想象害怕是一個緊閉的花蕾，隨著玫瑰花的盛開，焦慮也無影無蹤，然後微笑著麵對觀眾，開始你妙趣橫生的演講。
7、記住－在你做演講時自己感覺如何並不重要，重要的是觀眾的所見所聞，因此雖然這裏提到的技巧或許不能消除你的緊張，單他們會幫你想辦法克服以便你在觀眾眼裏看上去或聽起來不那麽可怕。
絕大多數公司都有對新顧客穩定的，漸增的供給的需要。如果你的公司沒有超前的產品，心顧客會很少光顧。
獲得新的貿易機會的有效方法是通過人與人間的接觸，或者用商業術語來說。做一個產品展示會來報告你公司對將來產品的投資認證，每份報告都由人開始－那些代表你公司的人的個人素質，他們間產生的相互尊敬和信任的感情，以及與他們所報告對象的聯係方式。現在，在商業上成功比以前更需要個人接觸，現在讓我們看一下個人在做報告過程中犯的最普通的誤區，不管是對另外一個人或是對一個小組。
3對你的聽眾沒有做最多的了解
因為你知道關於這個報告主題的一些東西因此你可能會作這個報告。然而，下麵建議仍有助於你了解你的聽眾：
1.你準備報告的對象是誰？
2.他們多大？
3.性別比例如何？
4.教育程度如何？
5.他們在那兒的原因是什麽？
6.他們對什麽感興趣？
7.聽眾的規模多大？如果你準備30人但有300人參加，你就沒有足夠的散發資料，而且你的投影儀看起來也太小。
8.他們對你的主題已經知道多少？
9.聽眾對你和你的主題態度怎樣？
10.他們支持你的觀點嗎？他們是漠不關心、熱情還是敵視？
你對聽眾了解的越多，你讓聽眾接受你的報告的機會就越大，機會仍有，你已經了解關於他們的一些情況，因為：
1.以你所作的報告的的主題為基礎，大多數人可能背景相似：商業、工業、學曆以及愛好。
2.他們來聽你的發言，因此你分享他們的快樂和擔心。
3.他們來得到你的幫助以提高他們的交易量和他們的生活方式－賣得更多，生產得更快，降低成本，更有創造力，安排的更好。總而言之，對他們所作的一切更有效。
在你整理好的一份好的報告前，你必須從你談話對象的觀點中查看一些資料，他們會向：
1.這人談論的是什麽問題？
2.為什麽我要關心？
3.它對我有什麽作用？
4.我怎麽相信它會有效？
4沒有計劃你的講話和展示內容
這裏是你應該完成你的課後作業的地方。
你提前流的汗越多，在講台上流的就越少，收集你的資料。即使你對所講的主題是專家，或許你也沒有全部你需要的資料，不阿你知道的寫在紙上會幫你區別信息中的漏洞所在以及你需要調查的地方，全麵檢查你的主題，上圖書館調查你困難涉及的事、引言、書籍、期刊雜誌以及報刊文摘，運用他們的意見來完善你的資料。
現在開始組織和記錄了，總結一下主要觀點，收集有用的資料，設計一個充滿想象的、有力的引言以吸引觀眾的注意力。這是很重要的，因為一個聽眾會迅速做出決定，而且一旦情緒形成，再改變就很難了，要確信你的引言總結了主題，在主體部分，為他們安排哪些內容並使自己成為一個值得尊敬的人，盡量做到有樂趣、有指導意義、有教育意義，並鼓舞人心，結尾部分你應注意“詢問次序”。結尾應該有一句或兩句聽起來象結尾的話－對報告主要觀點簡單總結或者重複一個短語，它能體現你想表達的內容，計劃使用投影儀的發音設備以及使用他們的地點和方式。
5不能集中精力
在聽眾麵前放輕鬆的方法是你就如同談話時那樣輕鬆和自然，用你自然的姿勢，你的手勢可用來強調或闡明觀點。
6聽起來不鼓舞人心
最好的演講者應使他們的語言聽起來振奮人心，甚至能被記住（雖然不是最後部分），仔細的準備和大量的彩排使得報告流暢和容易把自己置於日常談話節奏中。
確信你的姿勢合適，良好的姿勢是呼吸、做手勢，以及有信心的非語言信息必不可少的，站立時姿勢要立正。如果坐就在椅子上坐直，使聲音放鬆，緊張會使聲音發顫，講話要緩慢、清晰、洪亮、抑揚頓挫的講話方式會清除你的緊張。如果你平常說話有氣無力，就毫不遲疑地用擴音器，避免用“嗯”、“啊”做偶爾的停頓。
7第一印象不好
把你的報告錄在磁帶上然後自己聽。是否說的比想的慢？是否用同一種語氣講話？看看自己在愉悅的談話中是如何講話的，並把它用在你的報告上。
8僵立在一個地方
當你講話的時候要移動，再沒有比死氣沉沉的演講者更令人討厭的了，腿要放鬆並移動，運動有助於你清楚緊張，即使有講台，也要盡量跨過它以消除你和所有聽眾間的障礙。
9不和觀眾進行目光接觸
要和觀眾保持穩定的目光接觸。找幾個人，問一下他們的名字，並不時問他們題。
10把事情複雜化
這裏有五種成功的方法避免：
1.專心於你的觀點。
2.使每個主題盡量短，盡快闡明你的觀點，而後轉到下一個話題。根據西北語言學校的調查，觀眾注意力的間隔時間大約是九秒鍾。
3.隻有使用一些視聽教具（比如錄像帶、插圖、幻燈片等，能提高你演講報告的質量才用他們，而且要盡量簡單。
4.重複你的主要觀點－大多數觀眾不聽過兩三遍甚至更多不會記住－強調主要觀點並舍棄次要觀點，不要確信每個人都會認真聽。
5.報告盡量在聽眾希望的時間內。
11誤區估計你的時間
傑出的演講家並非天生，因此要做好計劃正確的準備，充分的準備可彌補天賦不足並給你自信，引起人們的注意的，以及記得最清楚的，就是我們說話的方式，因此你必須做好準備使你的方式和內容相吻合。
僅僅內容並不能保證。下麵還有九步要做：
1.不要拖延－在行動之前要把下一步考慮好。
2.自己做好演講準備，通過自告奮勇在大眾和小組麵前講話，參加集會，加入俱樂部或相互聯係以及鍛煉你的技巧。
3.記下信息，流行雜誌和報刊文章，知道關於你課題的最新思想，使自己看起來處在最流行的趨勢。
4.把你報告的主要觀點（不是全部）組織一下，並把他們寫在3×5英寸的卡片上（使用語言或圖片），當你向聽眾致詞時可作為參考，不要試圖逐字逐句記住你的全部講稿，也不要期望把每一頁的每一行都讀下來，要確保準備全你將要使用的工具。
5.彩排、彩排、彩排。在其他人麵前，錄音並錄像，得到反饋信息，鍛煉三次，四次至五次，你想表現得有**並組織好，而不是記住，如果可能，就在你演講將用的教室裏練習，當你真正演講時你會更舒適。
6.演講要準時，你的聽眾還有其他事要做，所以不按時會使你演講效果變差，要深思熟慮並有個理地使報告處在合理的時間內。要記住你的實際演講時間會比你的彩排時間長20％，因此做時間限製時要考慮這一點。
7.在報告前要使自己精神興奮，要不斷想到在你報告的資料方麵你實際上是一個專家，在適宜的時間給人們又用的有趣的信息，如果看上去或聽上去一知半解你會失敗。
8.提前盡可能了解你所報告的對象，使你的想法、幽默和實例符合他們的興趣。
9.不停變化做報告的速度。對一次成功的報告來說，語速起首要的作用，至少，它表明你的創造力，變換視覺媒體（比如，變換使用上方的幻燈機和大屏幕投影，而且會使你的聽眾感到你很高興處理他們的事務。
12忽視了視覺工具的重要性
如果你想傳遞全麵的信息，那麽記住古老的格言“一幅畫頂一千句話。”確信你的圖畫最明顯和有效，你要做到以下五點：
1.使用圖表、畫圖符號、尺寸對比、表格和關鍵詞來強調你的觀點。
2.選擇合適的視覺媒體，對不多人來說幻燈片就已足夠。要確信足夠大和清晰以保證教室後麵的人也能看清楚，殺過你放的投影儀可用大組或小組，他們比幻燈機的有點在於可以在燈光開著的時候使用，在成型的，固定的報告中視覺專業化很重要時最好使用幻燈片或大屏幕投影。
3.使自己形象化，運用你的表情、手臂、手勢甚至手指來表明你的觀點。
4.運用行為動詞、色彩詞、味覺詞、象聲詞、感官詞和情緒詞來加深圖畫。
5.使用唱片，例如，樣品或物理分析來擴展你的信息。
13忽視使用新技術來提高你的演講能力
在如今相互影響和錄像、電話談判的時代，所有商人都有機會去看和聽自己和他人的資料作為一個演講者沒有理由缺乏自信或者感覺效果不好，可采取下麵三個簡單步驟：
1.盡可能經常記錄你的報告、談話和錄音及錄像帶的電話。每天都注意對自己進行審視和聆聽，從家裏人、朋友和夥伴中得到反饋信息。
2.記錄盡可能多你喜歡的表演者，有新聞廣播員、政治家和演講者的錄像帶，或許你也想包括一些你不喜歡的人。
3.對這些磁帶建立一個文庫，當你重放並研究他們時，並對下列情況列一些目錄－字母、手勢、表情、姿勢、動作以及你具有並能提高的其他部分－以及其他你感興趣和熱心學習的其他資料，注意他們的手勢，以及他們如何闡述他們的觀點。對他們談話句子的長度尤其注意，他們是如何結束的。對你發現的誤區列一個近似的目錄，對你發現的誤區要警惕並去改正或避免他。
14對自己有著作權的資料談判使用
好了，結束了，你隻是一直使用了最好的多媒體報告，你的聽眾喜歡你的ET錄像帶的剪輯效果，這個真理：當我墜入情網。不管是開始還是結束都是合適的音樂，你運用卓別林的滑稽的舞台表演，有助於強調你想闡明的重要觀點，使用一個卡通片的結尾“That’s all folks”是完美的，觀眾對你的創造力和幽默著迷，對電動技巧感到驚奇，就是一篇報告來結束所有的報告，這一天你將永遠難忘，你想你可以高高在上不會掉下來－直到第二天早晨你發現被一些大公司起訴。
你犯的第一個問題是成千上萬的人犯的一個普通的誤區－沒有經過事先允許就是使用了作者、編者和畫家的作品，你沒有從他人的創造中獲取經濟利益和僅僅使用音樂及圖象以活躍你的報告。如果你還想使用有著作權的作品可采取下麵的建議：
?確定是否有必要獲得許可，如果在特殊領域的專利已失效，那它就已公開而且可不經允許使用。
?如果專利尚未公開，你就必須找到專利的所有者並獲得他們的允許。例如，如果使用一首流行歌曲，你就必須確認歌曲的創作者（通常標在唱片封套或歌詞紙上），然後和BMI或ASCAP聯係，以幫助確認和聯係版權所有者。為了得到使用自己出版的圖片或藝術作品的許可，你必須追溯的這些材料的最初的來源。你在什麽刊物上看到這些圖片或藝術作品的，那你就首先與出過這些刊物的出版社聯係。如果他們沒有版權，他們會告訴你從哪裏可以得到這些圖片或藝術作品的使用權。比如，可以從諸如聯合出版署這樣的新聞服務單位獲取使用現行新聞圖片的許可證。圖象藝術品很可能屬於創作它的藝術家，也可能屬於刊載它的出版物。有時候，在圖象的下麵你可以找到小字寫的複印權持有者的姓名。
?根據你如何使用這些材料，有多少人可以看到這些材料以及你可以從中獲益多少，你可能得交納一筆使用費或者其他補償費用。
?如果你要使用名人或私人的肖像、照片，不管此人是死了還是活著，可能需要額外的附加發行金。同時，如果你要使用展示個人財產的照片，比如私人家庭的照片，你也得有發行出版的許可。盡管你認為複製古老的藝術品是不成問題的，因為他是術語公共所有的，但是你也得從博物館或者那些擁有者並展示這些藝術品的實體單位獲得使用權，獲取電影電視片的使用權更加複雜也更加昂貴。你得與製片廠或網站簽訂協議，這些製片廠或網站擁有的財產包括所有的演職人員、撰稿人、導演、行會以及商會等，這些都是你所使用的材料所可能涉及到的。
?如果你對某物品是否是複製品有懷疑，那麽你就不要用它，使用複製品材料的選擇包括：
?將那些不需要任何額外花費的列入一個贈閱本或多媒體產品的材料買下來，如，簡報、圖像、音樂、聲音的合訂本。這些材料也可以從CD-ROM上獲取，同時也可以從新聞檔案館、股票圖像、例證以及電影服務等獲取。
?創建自己的圖象材料庫。自己拍照或讓專業攝影師拍攝，這都是一次性付費的。但是一定要保證能得到照片上所有人的許可。
如果你想使用一些非常有名已有專利的材料，或者商業一些常規的有專利的材料，或者你想將這些材料用在某一主要的展覽或提示，明智的做法就是聘請一位熟悉專利合同法的律師，或者求助於專利局，而不是自己處理這些事。
專利事務局庫找到申請專利的專利者的權益，並站在你的立場上與他們協商價錢，以現對少的費用，美國專利局或華盛頓國會圖書館也可以辯明找到已申請專利的事物的物主，也會告知你某一財產是否是公共所有。
一個出版商計劃寫一本有關富蘭克林·羅斯福的書，月用到二百份的複印件，為了得到富蘭克林·羅斯福的照片以及書中所需要的圖片，他聯係了各種各樣的渠道，專利法規定，不經過許可而使用有專利的圖片，一定要嚴厲禁止，一旦有發生要處於罪，複印一張一美元。
想法，一個有創造力的出版公司工作的執行官提出了一個獨特的想法。他在一份全國性的報紙等了一個小小的廣告，宣稱：“本公司欲出版一本用二百份複印件關於富蘭克林·羅斯福的新書。對那些家中存有富蘭克林·羅斯福的照片以及在他任總統最後期的任何材料的人來說，這是一個絕好的機會發布，你是否願意用手中的材料換取這本書中的知識呢？”
最後隻能得到一個答案：“感謝機遇，我有十二漲絕好的照片，但是少於200美元我是不給你的，如果你決定還可以接受，那麽我們就來一個交易吧。