問題94 信息傳達中斷

最簡單的E-mail合作形式就是在所存在於互聯網電腦的員工之間的涵蓋信息。但是擴大網絡使之跨行業、跨地區、跨國家，E-mail已成為一個有力的，省時的交流方法。

關於E-mail的程序和控製已做了很多介紹，將郵件發到各處的網址。或傳送文件，有幾種方式可以選擇，E-mail可以使你發給5000人相同的信息，如同發給一個人那麽簡單，並且不多花你每月的網費。你可以隨便與人書信交流，不必等待回信，不必支付郵資，係統還使你長期接受信息、傳遞信息、儲存你的信息以備用。對於接受者來說，好處是該信息已經是一種計算機可讀的形式。

除了人與人之間的信件交流意外，E-mail被廣泛使用來做一種叫做“郵件組織”的交流，這些郵件組織能夠產生具有特殊興趣的社團。

任何人都可以訂閱郵件，首先，你必須先得到一張概要，列出每一種郵件組織，組織的地址，定購規則，所涉及的內容。在決定你定購哪一種組織之後，係統簡化你的E-mail和地址給服務器，即有掌管郵件組織的電腦。到達服務器的信息反饋到該組織的所有成員，所以如果有人向關於狗的組織發出一個問題，問為何狗追逐尾巴。這個問題將會到達所有人那裏，知道答案的人可以將原因送到組織。

電腦郵件係統的其他有點就是它不需要電話連接，加速了決定的做出，減短交流時間，拉平了合作者的等級製度，這些都是專家們麽提高生產力時所要考慮的因素。

但是E-mail也有缺點。

1不知道或沒有關於監測E-mail的指導公司；認為E-mail信息是隱私；認為當你刪除信息時它就永遠不存在了；認為你隻能用你的名字發E-mail信件

如果你像絕大多數的每天上班用E-mail的人一樣，認為隻有你可以進入你的郵箱和郵件，特別是你存密碼時。你還可能認為當你刪除信息時，你消除了所有的痕跡、這些想法很不幸是誤區的，考慮到以下事實：

1.E-mail信息可以在大多數電腦網絡上進入、接收、甚至改變。

2.E-mail信息，包括那些你刪除了的，將被存在大多數公司係統中數天、數周甚至數年。

3.那些老板通過查看存儲的信息來解決技術問題，檢查P22的成績，追查出可疑的行為，有些老板在員工退休之後查看員工的儲存信息。

4.當你打開E-mail之後離開了電腦，任何人都可以停下來，打開你的信息，用你的名字發信。

在1986年地方通過電子隱私法之前，E-mail得像與信件電話一樣防備外界接收，這種保護是由第三方提議的：如個人、政府、警察，沒有確定的權威機構，但是法律並不涉及內部接收，諸如老板讀員工的E-mail。

事實上，絕對隱私在電腦係統是不存在的，即使對於老板也是如此。係統管理者為了維護係統需要進入電腦中的所有角落，而且每一個E-mail會在硬件驅動器上留下痕跡。

現在有很多的迫在眉睫的案子，以及許多地方辦公室隱私立法，那將有助於定義職員和老板的電子通訊的合法權益。無論他們出現與否，很明顯的是科技已搶先了新的機會，使過去的辦公室的獵人們能窺看一切，從成績評價到辦公室羅曼史，無需離開坐位。所以，每個因特網使用者須謹慎，你可以采取下麵的幾個步驟：

1.如果你的公司準備進入的員工的E-mail，需要一個不變的政策起作用。了解你公司現在的E-mail檢測政策。如果還沒建立起來的話，立即行動起來，沒有E-mail政策，老板們可以組織起來訴訟，如果他們贏了代價太大了。在一些例子中，如侵犯安全規則，非法活動，懷疑職員泄露商業信息，種族歧視，不正當行為，這些都會對老板檢測E-mail很有利。公司正需要進入商業信息，如果員工病了或者離開了公司。關鍵是明確你發的隱私政策和部分其他所公司的規範和準則。必須包括一下幾方麵：

1)發表聲明，電子通訊係統是公司的財產，係統中的所有信息是公司的財產。

2)聲明公司的電子通訊係統是為了發展公司業務。

3)聲明當公司涉及隱私時，公司可能檢測電子通訊，那些於商務無關的信息是員工的冒險行為。

4)聲明密碼如何應用，在何種情況下使用。

5)讓員工簽署一張表格，讓他們承認公司的有關於E-mail的政策，並閱讀這些政策。

2、每月或每季度改變你的E-mail密碼，選擇你容易記住的字母和標記的組合。別用像你名字之類的明顯的字母。

3、當你離開辦公桌一會兒時，關掉你的E—mail，這樣就沒有人可以截取你的信息了，也不能給你發出信息。

4、在你的信件中加上標記。現在有很多這樣的軟件係統。事實上，當寫這本書的時候，美國郵政服務在考慮給E—mail提供郵件標記，在該計劃中，當有人發出E—mail信件時，他加上一個屏幕離子，那將使接收者確信發信者是可靠的。

5、使你的信件商函化。不用E—mail來發笑話、抱怨、閑話和機密信息。

6、不要寫一些你不想讓別人閱讀的信息，比如，私人信息或者給其他經理的信息以及通知、討論員工解雇問題的信息。

7、避免使用不必要的形容詞，例如，用“奇怪”的項目或者愉快的下屬用你想用的語氣寫作交流要比直接說更困難。避免使用那些可能被誤解的語言，如當你指的是“我重發了這封信”卻誤寫成了“我恨這封信”。

8、在將敏感的文件，比如，將傳單附在E—mail上時你要考慮好。

9、如果你在有密碼的情況下不能進入E—mail時，你的謹慎一點，為了進入你的郵件，你的上司可能改變了密碼。

10、當郵件係統失敗時，就用電話聯係；如果想更好一點，可以在牆下漫步，來一次麵對麵的交流。