會議通知的派發

很多會議召集人，常常為送發適當的會議通知而頭痛。這可能是因為他們的疏忽所造成，也可能是因為他們太過匆促地決定召開會議，以致欠缺足夠時間作妥善的斟酌所造成。

一份良好的會議通知，在內容上至少應包括下列五項：

(1)開會的時間(包括日期及起止時間)。

(2)開會地點。倘若開會地點並非與會者所熟悉，則應附上確切的位置圖及交通路線圖。

(3)會議的目標。

(4)與會者須事先準備的事項。

(5)其他與會者的姓名。

一般的會議通知最好是在開會前一個星期寄到與會者手中，因為現代人在安排各種活動時，多半提早一個星期作規劃，而且一個星期的時間大概足以做好開會前的各種準備工作。超過一個星期的會議通知比較容易被遺忘，因此當你有必要發出超過一星期的會議通知時，你最好能在開會前兩、三天設法再向與會者提醒開會時間。除非是緊急會議，否則不要發出短過一星期的會議通知，因為太匆促的通知，不但令與會者來不及作好會前的準備工作，而且也很容易令他們覺得會議召集人把他們當作“呼之即來”的人物看待!