7、成為時間規劃高手

“20：80”原理對時間使用者的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為就算你花了80％的時間，你也隻能取得20％的成效。你應該將時間花於重要的少數問題上，因為掌握了這些重要的少數問題，你隻花20％的時間，即可取得80％的成效。

許多人在處理日常事務時，完全不考慮完成某個任務之後他們會得到什麽好處。這些人以為每個任務都是一樣的。隻要時間被工作填得滿滿的，他們就會很高興。或者，他們願意做表麵看來有趣的事情，而不理會不那麽有趣的事情。他們完全不知道怎樣把人生的任務和責任按重要性排隊，確定主次。在確定每一天具體做什麽之前，要問自己三個問題：

◇我需要做什麽？——明確那些非做不可，又必須自己親自做的事情。

◇什麽能給我最高回報？人們應該把時間和精力集中在能給自己最高回報的事情上，即所謂“揚己所長”。

◇什麽能給我們最大的滿足感？在能給自己帶來最高回報的事情中，優先安排能給自己帶來滿足感和快樂的事情。把重要事情擺在第一位。

不少管理者都有這樣的感慨：“忙了一天。也不知道忙了什麽，時間還不夠用。”其實，隻要有效地運用時間，就可以提高工作效率，在相同的時間裏做更多的事，而且做得更好。那麽如何才能有效地運用時間呢？

◆按照事務的類型來安排時間

大致來說，事務可以分為四種類型，管理者花多少時間，應視其類型而定。

◇緊急而且重要。包括與客戶洽談業務、未按時交貨、設備出故障、產品質量出現問題等。管理者對這類燃眉之急的事一般都不會馬虎，必須花上整天的時間來處理，直到解決為止。

◇重要但不緊急。包括遠景規劃、產品創新、人才培養、組織協調等。這類事務看起來一點都不急迫，可以從容地去做。但卻是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要務。如果不在這類事務上花最多的時間，管理者就是“不務正業”。

◇緊急但不重要。包括批閱日常文件、工作例會、接打電話等。這類事務也需要管理者趕快處理，但不宜花去過多的時間。

◇不緊急也不重要。包括可不去的應酬、冗長而無主題的會議等。對於這類事務，管理者可先想一想：“這件事如果根本不去理會它，會出現什麽情況呢？”如果答案是“什麽事都沒發生”那就應該立即停止做這些事。

◆每天首先著手最重要的工作

一般而言，在辦公室裏你每天都必須處理許多事務。不少人錯誤地認為，他們可先處理好最次要的事激勵自己，最後才麵對最重要的工作。這其實是一種不經濟的利用時間的方法。把它拖到最後來幹，他們經過一天的工作，大都已疲憊不堪，很難有足夠的精力來考慮它，時間也不會很多，想把它做好很難。他們這樣做的根本原因，是因為內心深處有畏難情緒，回避最重要的工作。作為一名出色的上班族，一定要克服這樣的心理傾向，首先著手最重要的工作，用足夠的時間精力來處理它，並把它辦好。

美國托馬斯·愛迪生說過，世界上最重要的東西是“時間”。

可見，一個人、一個團隊能否在自己的事業生涯中取得成功，秘訣就在於搞好時間管理。