第32件事

將要做的事情安排得有條不紊

◆將你想做的事安排得有條不紊，即計劃你的行動及設下截止的期限。你就能循序漸進，集中精力準時完成你的工作，提高辦事效率。◆

所有的功成名就者辦事都極有條理，換句話說，他們總是將想做的事安排得有條不紊。

這個問題看起來很簡單，可是做起來卻不是那麽容易的事。一個有創造精神的人總是用計劃來控製事情，而不被事情所控製。

你也許曾有這樣的經驗：在假期旅行的前一晚才匆忙整理行李，或是臨時抱佛腳地準備期末考試，或是客人來臨前才匆忙地準備晚餐和整理房間。當截止期限逼近，人們常常傾盡精力而產生大量的產品。這樣做的結果當然不會令人滿意。

將你想做的事安排得有條不紊，即計期你的行動及設下截止的期限，你就能循序漸進，集中精力準時完成你的工作，提高辦事效率。

如果在教室中有人問你：“教室突然起火了，你會怎麽做?”你可能回答說：“我不能確定我會怎麽做。”或者說，“我要想幾分鍾。”但是如果教室真地起火了，你會馬上產生構想而采取某些行動的。計劃的截止期限，雖然不像起火那樣，能引起你采取某些即刻的行動，但它有助於你繼續努力，直到任務完成。

回答下述的幾個問題，有助於擬定行動計劃。首先問自己：“什麽應該做?”然後就每一個“什麽”，回答下麵五個問題：“為什麽應該做?”“在哪兒做?”“由誰來作?”“什麽時候完成?”以及“如何完成”。

《世界主義者》的編輯海任-格利·布朗，隨時在桌上放著一本雜誌。每當她受到利誘，想揮霍時間去做對《世界主義者》沒有直接貢獻的事情時，看一眼那本雜誌就可以幫她回到正軌。布朗說：“你可能非常努力工作，甚至因此在一天結束後感到沾沾自喜，但是除非你知道事情的先後順序，否則你可能比開始工作時距離你的目標更遠。”

你應該明白，你的日程表上所有事項並非同等重要，你不應對所有的事情一視同仁。

在確定了應該做哪幾件事之後，你必須按它們的輕重緩急開始行動。有一點需要說明，根據事情的緊迫感，而不根據事情的優先程度來安排先後順序的做法是被動的，你應在整理你要做的事情時首先消除這種被動。

製訂先後順序，是辦事條理化的基礎。

製訂先後順序的中心意思是：按事情的輕重緩急來處理，能收到事半功倍的效果。

1.每天開始都有一張先後表。

心理學家認為，人類或多或少存在不按重要性順序辦事的傾向。多數人寧可做令人愉快的或是方便的事。但事實上，沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效地和用時間了。你從今天開始可以實驗一下你按重要性辦事的效果，別人會驚訝不已。你會驚奇你從哪裏得到那麽多精力。其實，你並沒有得到精力，你隻學會了把精力用在最需要的地方。

伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普曾會見過效率專家艾維·利。會見時，利說自己的公司能幫助舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。舒瓦普說：“應該做的事，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們如何更好地執行計劃，我聽你的，在合理範圍之內價錢由你定。”

利說可以在10分鍾內給舒瓦一樣東西，這東西能把他的公司的業績提高至少50％。然後他遞給舒瓦普一張空白紙，說：“在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”過了一會兒又說：“現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性次序。”這花了大約5分鍾。利接著說：“現在把這張紙放進口袋。明天早上第一件事是把字條拿出來，做第一項。不要看其他的，隻看第一項。著手辦第一件，直至完成為止。然後用同樣方法對第二項、第三項……直到你下班為止。如果你隻做到第五件事，那不要緊。你總是做著最重要的事情。”

整個會見曆時不到半個小時。幾個星期之後，施瓦普給艾·維·利寄去一張2.5萬元的支票，還有一封信。信上說從錢的觀點看，那是他一生中最有價值的一課。5年之後，這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠，利提出的方法功不可沒。這個方法還為查理斯·舒瓦普賺到1億美元。

2．按事情先後順序寫出進度表。

把一天的時間安排好，這對你的成功是很關鍵的。這樣你可以每時每刻集中精力處理要做的事情。把一周、一個月、一年的時間安排好，也是同樣重要的。你這樣做了，你就不會無意中錯過一個最後期限或忘記一件你該做的事。

這種行為久而久之成為你的習慣之後，你會發現你有驚人的進度，你的世界會變得充實而有序。

3.訂出目標，是辦事條理化的重要過程。

製定出具體目標，決定了你處理事情的先後順序，也決定了你事業成功與否的基礎條件。在工作中，你若沒有具體的目標計劃，你就不明白自己正在做什麽?你的工作處在什麽階段?你要成功還須經過哪些努力？你會像拉磨的動物：驢或馬，或者牛，成天圍著磨盤轉，沒有人叫你，你就不懂得什麽時候該停下來，什麽時候該加速。你幹的工作就成了沒有目的。這樣做的結果隻會是：到了頭發自了仍碌碌無為。

你當然不想自己一生無所作為，那就趕緊製定你事業成功的目標計劃，把要辦的事情安排得有條不紊。聽聽賴斯的故事，你或許會受到啟發。

賴斯發跡於肯塔基的鄉下中學，後來轉到一間較大的中學，繼續他的棒球教練生涯。在那兒，他創造了輝煌的記錄：101勝、9負、7平，7季全勝。50場連勝以及連續5年的冠軍。之後他更上一層樓，當上了大學教練、專業教練和大學運動總監。

他是如何做到的呢?一開始，賴斯讀遍了所有能找到的有關成功的書，他發現許多書都建議讀者寫下希望達成的事：你的渴望、目標及幻想。年輕的賴斯教練更依樣畫葫蘆，並且在旁邊寫出達成目標的日期，以及達成目標的計劃。像奇跡一般，賴斯一步步地完成了他所訂下的目標。

製定實現目標的計劃並實施，可以分為以下幾個步驟。

1．你的目標是什麽?

你已經知道，把自己要做的事整理得有條不紊，是事業成功的基礎。那麽，你在整理自己的頭緒之前，應確定你的目標，搞清楚你最想做的事情是什麽。

記下你辦成那件最想做的事情還需要具體幹哪些工作，在熄燈前寫下自己第二天的工作計劃，在周末、月末、年末寫下你第二周、第二月、第二年要做的最重要的事，對自己許下承諾。如果一件事不值得你製定目標，那麽這件事就不值得你去做。

2．你的計劃應條理清晰。

你的目標訂下之後，馬上再訂實現這些目標的計劃。計劃要簡單明了，條理清晰。把最重要的放在前麵，次要的放在中間，輔助的放在最後，按計劃順序完成工作。

3．檢查並適當修訂計劃。

早上起床後的第一件事應查看你的計劃表。如果你確定要做的事都列入了計劃表，你的檢查就會對完成任務的情況進行監督，及時補上沒有完成的工作。如果你發現自己的計劃在實施過程中並非屬於最佳那類，為了達到最好的工作效果和提高你事業的成功的機率，你應該適當修改計劃表。

4．限製你計劃上的項目。

你的計劃範圍應該廣泛，但絕不能像百科全書，否則你會力不從心。比如你今天休假，最想做的事情是與朋友到遊樂場玩，但除此之外你還有很多事要做。在頭一天，你的計劃表上已列出了今天要做的事：洗衣服、清潔房間、給客戶打電話聯係近期工作，完成剩下的部分文稿和鄰居談心，與朋友去遊樂場玩，觀看中午12點新聞等。你的計劃繁多又雜亂，一天時間要逐項完成根本不可能，等你完成前麵三四項，已經天黑了，後麵的你就無能為力了。如果這樣，你今天的時間算是費了，因為最想做的事情你竟然沒有來得及做，這一天的安排對你來說就注定失敗了。

限製你計劃上的項目，把最重要的那項做為你一天或一個時期的工作重點。這是你工作生活條理性最有效的辦法。

5·在計劃項目旁邊標上日期與時間。

時間日記並不總是靈丹妙藥，隻有真正下決心完成計劃表上的事，時間日記才能起到大的作用。而下定決心的最好的方法就是製訂完成計劃表每項工作的時間。

在計劃項目旁邊標注日期與時間，有助於你完成定量的工作，在無人監督你工作進展的情況下，這種方法最利於你按計劃完成工作。

6．製作長期計劃表。

工作和生活的條理性並非隻包括你近期的任務，更重要的是通過把想做的事整理得有條不紊而形成一種良好的工作習慣，做到有序有重點的工作或生活。形成條理性的良好習慣之後，製作長期計劃顯得尤為重要。

許多善用時間的成功人士都會規劃長期計劃表。

在一次全國性業務員會議中，有記者問一位首席業務員，他最重要的銷售策略是什麽?他說：“我每月的日程表”——你必須事先知道一個月後有哪些重要的客戶需要拜訪而預做準備，還有些人甚至會預計他們長期計劃表上的每一個計劃需要花多少時間完成，然後再利用這些周計劃、月計劃甚至年計劃來製作每日計劃表。

想想看完成一項任務需要些什麽。

你可以在心裏模擬計劃的每一個步驟，也可借助紙和筆來幫忙模擬，你就可以預計需要多少資源及何時需要這些資源。如果你沒有這麽做，你可能會在計劃進行到中途時，才發現自己缺少完成計劃所需的資源，結果是速度嚴重落後，甚至整個計劃完全失敗落空。

因此，你要事先預測什麽可行、什麽不可行，需要花多少時間、精力、資源等。思考周密再訂計劃完成任務，是把事情做好的重要方法。這樣做，會讓你先難後易，最終按計劃實施而獲得成功。

1．分門別類。

假如你要處理文件，你應該將文件分成三類：第一類包含需要立刻處理的項目，第二類則是不緊急但是很重要的文件，第三類則是可以在空閑時閱讀的文件。

將文件分成三類似乎不是什麽重要的技巧，隻要一拿起信件就馬上處理好也沒有什麽特別之處，但是，這個觀念卻是建立在基本的原則上，你這樣做了，說明你條理性的意識相當強。

三項式的分類方式還說明了你做事情必須有一定的結構，你的工作不是隨心所欲、隨隨便便或是昕天由命。隻要從桌上拿起文件就立刻處理是一個很好的原則，你可以從中節約點點滴滴的時間，這是一種節約的方式。大多數人都注意到浪費很多時間的事情，但卻很少想到浪費時間是由生活和工作缺乏條理性所致。把要做的事情分門別類，是節約時間和珍視生命的開始。

2．注重細節。

把要做的事整理得有條不紊，要求你首先把最重要的事情突出出來，但這不等於是要你忽略細節。

你當然知道，大型的交響樂管弦樂團和諧地結合了許多的個人表演，有時候甚至多達百入。每一位音樂家以及各種的弦樂、木管、打擊樂部門都各自有不同的責任。他們可能會個人分別練習或分部門各自練習，然而表演——開始，所有的人和部門反應都是一致的，因為每個音樂家都有一份完整的樂譜告訴他們其他人在做什麽。

樂譜(計劃也如此)並不會埋沒演奏技巧，反而是將演奏技巧提升到更高的境界。成功地協調任何事情——從製作電影、指導冠軍足球隊，到指揮管弦樂團的關鍵之一就是製作一份樂譜，然後讓所有的參與者都知道這個樂譜。

如果你負責規劃特別的活動、廣告宣傳、促銷等工作，一份綜覽全局的計劃尤其重要。如果參與的人數眾多，工作必須多層負責時，最好準備一份包括人、事、時、方法的詳細計劃，以及一旦發生問題時的處理方針。如果你在讓自己的生活和工作增加條理性的過程中，又很好地注重了細節，那你可以放手去做具體工作，一步一步實現你工作和人生的目標。