第三節、 合理安排時間
集中精力在能獲得最大回報的事情上；別花費時間在對成功無益的事情上。
一 不要沉湎於過去
目前是一個令人苦惱的時代。許多人都在等待機會，希望將來出現對他們有利的光明前途。其他人則希望時間能倒流，回到以前那種“美好的古老時光”中，當時理發隻要2 分錢，空氣也清新宜人，生活簡單而舒服。
今天，如果你拿起報紙，翻到社論版，你可能會看到象以下這樣的東西：
這個世界對我們來說，太大了。太大的變化，太多的犯罪，太多的暴力與刺激。你全力以赴，卻總是落在人後。不斷地遭受壓力，想要跟上別人..然而，到頭來，你將迷失方向，科學上的發現及發明不斷地推陳出新，令你驚愕不已，不知所措。政治界的變化如此之大，你雖然努力要記住誰上台了和誰下台了，卻徒勞無功。一切事情都使人承受著沉重的壓力。人類再也無法承受更多的壓力了。
這篇社論，讀起來就象是上周或昨天晚上才寫的。但事實上，它卻是寫於150 多年以前。刊登在1833 年6 月16 日的《大西洋日報》上。那正是許多人所謂的“美好的古老時光”。
對你我來說，這有什麽意義呢？我們能從這裏麵學到什麽呢？我相信，這篇簡單、不完整的社論，雖然已有150 多歲了，卻能教導我們明白一項成功秘訣。
拿破侖·希爾在美國各地高中學校的研討會及畢業典禮上演講時，總喜歡把學校外麵的真實情況告訴學生。並向他們說，我們不會在將來“熔毀”
或被“炸成灰燼”，這些將成為我們明日領袖的年輕一代，似乎並不相信他的說的話。拿破侖·希爾告訴他們：“你們是我們曆史上最幸運的人，他們一年看到的變化，比我們的祖父一生所看到的還要多。所謂的“美好的古老時光”事實上並不象大家所說的那般美好。”他們聽到拿破侖·希爾這些話，眼睛瞪得好象銅鈴那般大。
拿破侖·希爾向這些美國年輕人解釋所謂“美好的古老時光”，就是第一次和第二次世界大戰，以及朝鮮戰爭期間的那些日子。拿破侖·希爾談到在本世紀之初，馬匹因為染上霍亂，而在紐約街頭暴斃的情況。
拿破侖·希爾告訴他們：“在那些古老的日子裏，我們總是用一個大木桶洗澡，用的是在燒炭或燒煤的爐子上加熱的熱水。在那些古老的美好歲月裏，我們洗澡的水就是在我們之前洗澡的人所留下來的同一桶熱水。如果在你前麵洗澡的是你的叔叔，而且——命運很會作弄人的——他是一位養豬的人，那麽，你的衣領不會留下一圈汙垢，反而你的身體會留下一身汙垢，愈洗愈髒。在那些美好的古老的歲月裏，流行小兒麻痹、白喉以及猩紅熱等可怕的疾病。那時候的人從來就不曾聽過沙克疫苗這種東西。在40 年代以及50 年代初期，在酷熱的夏季裏，我們竟然不敢到社區遊泳池遊泳，或是去電影院，因為我們擔心會感染小兒麻痹症，以至半身不遂、殘廢，甚至死亡。”
當拿破侖·希爾這樣告訴這些年輕人時，他們甚至不知道他究竟在說些什麽。
他們也從未聽說過，在大戰期間實行配給製度，必須在汽車擋風玻璃上貼上A、B 或C 的貼紙，憑這些紙條在每個月內購買幾加侖的汽油。
拿破侖·希爾向他們出示1857 年11 月13 日，《波斯頓環球報》的頭條標題，結果他們都看傻了。這個標題是這樣子寫的：《能源危機如火如荼》，下麵的小標題則寫著：《全世界將陷入黑暗？鯨油短缺》。同時向這些美國高中孩子描述一個典型的美國家庭當年在那個陰沉、冰冷的11 月早晨，一眼看到這個頭條標題時的反應情景。“嗨，瑪莎，”那位男士可能會這樣向他的妻子大叫：“你看到報紙了嗎？我們已經遭遇了有史以來最嚴重的能源危機了。”
這些孩子開始了解，並過於強調這個世界的黑暗麵。從他們的父母、老師以及朋友們的抱怨方式來看，仿佛這個世界愈來愈糟了。他們問拿破侖·希爾有關核子毀滅以及核能發電廠的問題。拿破侖·希爾十分誠實地加以回答。
日本十分依靠核能發電，蘇聯所需的電力，將近60％來自核能發電廠。拿破侖·希爾本人則盼望這個世界能趕快進入鐳射融合時代，因為目前的核子分裂發電比較危險。拿破侖·希爾同時也相信，著名新聞播報員保羅·哈維對能源的看法是正確的。他說：“如果使用電力的第一種產品是電椅，那麽，我們今天甚至不敢插上我們的烤麵包機插頭。”我們回頭到曆史中去尋找時，可以得知最壞的時代，也能發現最美好的事物。這完全要看我們所要尋找的是什麽。
成功的秘訣就是：抓住現在，不要沉湎於過去每一代的人都會哀歎他們那一代生活在曆史上最困苦的環境下，他們隻要抱怨這個殘酷的世界，並且把頭埋在沙中，就永遠不需要卷起袖子來解決屬於他們自己的問題了。他們可以把問題歸咎於長輩或政府，然後大玩美國現在最流行的新遊戲——“捉迷藏”。在這種遊戲中，每個人都要拚命奔跑並且躲藏起來，被捉到的人隻好當倒黴的“鬼”，然後再去找另一個人來代替他。
拿破侖·希爾對年輕朋友發表演講，或在研討會上，總要對這些明天的領袖說：“所謂‘美好的古老時光’就是今天，因為這才是我們生活的日子，也是我們在曆史上唯一生存的一段時間。這是屬於我們的時代。我不曾向你們描繪美好的一麵，也不曾向你們訴說悲慘的一麵。我不會向你們灌輸過度的樂觀思想。隻是要告訴你們，生活中的變化是無法避免的。”
那麽如何抓住今天呢？我們要心存這樣的信念：
就在今天，我要開始工作
就在今天，我要擬訂目標和計劃
就在今天，我要考慮隻活今天
就在今天，我要鍛煉好身體
就在今天，我要健全心理
就在今天，我要讓心休息
就在今天，我要克服恐懼憂慮
就在今天，我要讓人喜歡
就在今天，我要讓她幸福
就在今天，我要走向成功卓越
二 製訂先後順序
所有功成名就的人都會為自己的待辦事項製訂優先順序。
《世界主義者》的編輯海倫·格利·布朗，隨時會在桌上放著一本雜誌。
每當她受到利誘，想揮霍時間去做對《世界主義者》沒有直接貢獻的事情時，看一眼那本雜誌就可以幫她回到正軌。布朗說：“你可能非常努力工作，甚至因此在一天結束後感到沾沾自喜，但是除非你知道事情的先後順序，否則你可能比開始工作時距離你的目標更遠。”
你必須了解，你的日程表上的所有事項並非同樣重要，不應對它們一視同仁。這是很重要的一點，也是很多將成為時間策略專家的人會誤入歧途的地方：他們會盡職地列出日程表，但當他們開始進行表上的工作時，卻未按照事情的輕重緩急來處理，而導致了成效不明顯。
標出急需處理事項的方法有：一、限製數量；二、製成兩張表格，一張是短期計劃表，另一張則是長期優先順序表。你可以在最重要的事項旁邊加上星號，A、B、C 等英文字母，或數字1、2、3。
在確定了應該做哪幾件事之後，你必須按它們的輕重緩急開始行動。大部分人根據事情的緊迫感，而不是事情的優先程度來安排先後順序的。這些人的做法是被動的而不是主動的。成功人士不能這樣工作。如何按優先程度開展工作呢？以下是兩個建議：
（一）每天開始都有一張先後表
伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普承認曾會見過效率專家艾維·利。
會見時，利說自己的公司能幫助舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。舒瓦普承認他自己懂得如何管理但事實上公司不盡如人意。可是他說需要的不是更多知識，而是更多行動。他說：“應該做什麽，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們如何更好地執行計劃，我聽你的，在合理範圍之內價錢由你定。”
利說可以在10 分鍾內給舒瓦普一樣東西，這東西能把他的公司的業績提高至少50％。然後他遞給舒瓦普一張空白紙，說：“在這張紙上寫下你明天要做的6 件最重要的事。”過了一會又說：“現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性次序。”這花了大約5 分鍾。利接著說：“現在把這張紙放進口袋。明天早上第一件事是把紙條拿出來，作第一項。不要看其他的，隻看第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然後用同樣方法對待第二項、第三項..直到你下班為止。如果你隻做完第五件事，那不要緊。你總是做著最重要的事情。”
利又說：“每一天都要這樣做。你對這種方法的價值深信不疑之後，叫你公司的人也這樣幹。這個試驗你愛做多久就做多久，然後給我寄支票來，你認為值多少就給我多少。”
整個會見曆時不到半個鍾頭。幾個星期之後，舒瓦普給艾維·利寄去一張2.5 萬元的支票，還有一封信。信上說從錢的觀點看，那是他一生中最有價值的一課。後來有人說，5 年之後，這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠，利提出的方法功不可沒。這個方法還為查理斯·舒瓦普賺得1 億美元。
人們有個不按重要性順序辦事的傾向。多數人寧可做令人愉快的或是方便的事。但是沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。試用這個方法一個月，你會見到令人驚訝的效果。人們會問，你從哪裏得到那麽多精力？但你知道，你並沒有得到精力，你隻是學會了把精力用在最需要的地方。
（二）把事情按先後順序寫下來定個進度表
把一天的時間安排好，這對於你的成功是很關鍵的。這樣你可以每時每刻集中精力處理要做的事。但把一周、一個月、一年的時間安排好，也是同樣重要的。這樣做給你一個整體方向，使你看到自己的宏圖，有助於你達到目的。
每個月開始，都坐下來看本月的日曆和主要任務表。然後把這些任務填入日曆中，再定出一個進度表。自從這樣做之後，你就不會無意中錯過一個最後期限或忘記過一項任務。
三 寫出你的目標
想知道做事的優先順序，最重要的就是這一個問題：是否能幫助我達成人生的某些重要目標？有名的旅館業者康拉德·希爾頓將他的成功全歸功於目標的魔力。但在達成目標之前，希爾頓不隻是寫出他做事的優先順序而已，以下就是他的故事。
經濟蕭條打擊了希爾頓。自1929 年股市大崩盤後，沒有人想要旅行，就算有，他們也不會住進希爾頓在20 年代中收購的那些旅館。到了1931 年，他的債主威脅要撤銷抵押權。不但他的洗衣店被典當，他甚至還被迫向門房借錢以糊口。在這潦倒之際，希爾頓偶然看到了沃爾多夫飯店的照片：6 個廚房、200 名廚師、500 位服務生、2000 間房間，還有附屬私人醫院與位於地下室旁的私人鐵路。他將這張照片剪下來，並在上麵寫上“世界之最”。
希爾頓事後形容1931 年：“那段迷失而混亂的日子真是連想都不敢想。”
但那張沃爾多夫飯店的照片自此就保存在他的皮夾裏，一直激勵著他努力奮鬥。當他再度擁有自己的書桌後，他便將照片壓在書桌的玻璃板下，隨時看著它。在事業漸有起色而且買了新的大桌子後，他仍把那張珍貴的照片放在玻璃板下麵。18 年後，1949 年10 月，希爾頓買下了沃爾多夫飯店。那張照片使得希爾頓的夢想有了具體的雛形，讓他有一件可以全力以赴的目標。那張照片就象是一張提示卡，如同格利·布朗放在桌上的雜誌一樣，不斷地激勵他們向目標邁進。
荷馬·賴斯同希爾頓一樣，也是一個因目標而成功的人。荷馬·賴斯是喬治亞科技大學黃夾克隊的常駐運動總監。因為賴斯的成就斐然，美國全國大學運動協會的同僚們以他的名字設立了一個獎項，每年頒發給全國最優秀的運動總監。
賴斯發跡於肯塔基的鄉下中學，後來轉到一間較大的中學，繼續他的教練生涯。在那兒，他締造了輝煌的記錄：101 勝、9 負、7 平，7 季全勝，50場連勝以及連續5 年的冠軍。之後他更上一層樓，當上了大學教練、專業教練和大學的運動總監。
他是如何做到的呢？一開始，賴斯讀遍了所有能找得到有關成功的書，他發現許多書都建議讀者寫下希望達成的事：你的渴望、目標及夢想。年輕的賴斯教練便依樣畫葫蘆，並且在旁邊寫出達成目標的日期，以及達成目標的計劃。象奇跡一般，賴斯一步步地完成了他所訂下的目標。他對這種結果非常滿意，因此也教他的隊員們這麽做。多年以來，他仍樂此不疲。
賴斯有時會被激去發表演講。有一次，他給同學們看一組3 乘5 大小的卡片，然後告訴同學們：“上麵都是我的目標，一張一個，我都隨身帶著。
當我等著登機時，就會將卡片拿出來溫習。而且真正的樂趣在於實現這些目標。”他相信目標應該要清楚而明確，而且每天至少大聲念出兩次，必有助於將這些目標融入潛意識裏。他說：“有耐心、放輕鬆、保持信心；該是你的，自然跑不掉。”
四 製作一份可行的待辦計劃表並身體力行
（一）不要考驗自己的記性
確定在熄燈前寫下第二天的工作是個很好的建議，因為：
記下所有的工作後，你可以睡得安穩一些；否則的話，可能整晚你的腦子裏都想著：“別忘了！別忘了！別忘了！”。
記下工作後，你的腦子才有時間去解決問題，而不隻是記住問題。隻要你能利用潛意識解決問題，你就會發現它的作用相當驚人。人腦就象是平行的處理器，幕前幕後的工作可以同時進行。一旦你寫了一些東西下來。腦子就會將這些東西轉移至幕後，然後在“不知不覺”中開始解決問題。
記下工作就表示你許下了承諾。如果一件事不值得記下來，大概也不值得做。
（二） 計劃表應簡單明了
別依賴隨處塗鴉的紙片記錄、桌上的即時貼，或是用膠水粘在冰箱上的字條。如果你的備忘字條七零八落，反而製造了很多遺忘事情的漏洞。
確定自己至少可以在同一個地方看到所有的待辦事項，並且能檢查其進度，這也許是在你隨身攜帶的萬用手冊中，或是在電腦裏。不論形式如何，都必須能隨時更新內容，並且要放在隨手可及的地方；必要時可以利用即時貼或便條作為額外的提醒媒介。但是要切記：別讓它們變成主要的方法，否則你就犯了大錯了。
如果你將計劃表與約會記錄放在一起，最好能在你的辦公室或電腦中存檔一份備份，以防其中一份遺失或失竊。辦公室的那一份應該每天更新，這雖然隻是舉手之勞，卻很有幫助。
（三）定期檢查計劃表
拿破侖·希爾認為，一定要定期檢查計劃表。
早上起床後的第一件事就是查看計劃表。如果你確定要做的事都列在計劃表上，而且每天固定檢查計劃表，你就絕不會因為“忘記”而沒有完成任務。福布斯二世一直在他的書桌上放著一張記錄重要事項的紙，這是他個人管理係統的中心：“每當我覺得進退兩難時，我就會看看這張紙，確定使我動彈不得的事是否真的值得讓我為難。”通常福布斯的紙上大約有20 件事，包括電話、信件，以及他必須口述的一小段專欄文章。他告訴我：“如果你沒有一個固定的記事本記錄你想做的事，事情永遠都無法完成。”
這也是在管理其他事情時，非常有用的技巧。每當你分配工作給部屬時，你應該確定他們會將你所交代的事情記在計劃表上。在之後的會議中，也要請他們帶計劃表來開會，並以此作為進度報告的根據。如此一來，你就可以確信你指派的工作不會被遺漏。
在工商企業或社會中，沒有多少特質比“可靠”更重要了（我必須承認，少數人已經成功地誤導別人，使他們相信自己是粗心而且沒有組織的人，所以可以“隨便”忘記他們不想做的事）。經理喜歡指派工作，以便他們能專心去做其他的事情；策劃會議或社會交活動的人，也都希望那些與會者不會將出席時間忘得一幹二淨。
（四） 限製計劃表上的項目
你的計劃表範圍應該廣泛，但絕不能象百科全書，否則你很可能會力不從心。
瑪麗·凱·阿什曾在創辦瑪麗·凱化妝品公司初期聽到的一則有關查爾斯·施瓦布（美國一家數一數二的鋼鐵公司總裁）的故事。一名企管顧問艾·維·李對施瓦布說：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布問：
“費用是多少？”李說：“如果無效的話，免費；但如果有效，希望你能撥出公司因此省下的費用的1％給我。”施瓦布同意說：“很公平。”
接著施瓦布問李要怎麽做，“我需要與每一位高級主管麵對麵談10 分鍾。”施瓦布答應了。李開始與所有高級主管會麵，他告訴每一位主管：“在下班離開辦公室前，請寫下6 件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”
主管們都同意這個主意，並在開始實行這個計劃後，他們發現自己比以前更專心了，因為有了這張表，他們會努力完成表上的事情。不久之後，公司的生產力有了顯著的改善，幾個月後，因為效果驚人，施瓦布開了張35，000美元的支票給李。
瑪麗·凱說：“當我聽到這個故事後心想，如果這個方法對施瓦布而言值35，000 美元，對我也會有同樣的價值。”因此，她開始在每天下班前寫下6 件明天要做的重要事情，而且也鼓勵業務員這麽做。今天的瑪麗·凱化妝品公司擁有二十多萬業務員，印製了上百萬份的粉紅色小便條本，每一張便條紙上寫的都是：“我明天必須做的6 件重要事項。”
（五） 在計劃項目旁標注日期與時間
拿破侖·希爾認為，時間日記並不總是靈丹妙藥，隻有真正下決心完成計劃表上的事，時間日記才能起到大的作用。而下定決心的最好辦法就是製訂完成計劃表上每項工作的時間。
大多數人的工作日記隻是用來記錄會議和約會，拿破侖·希爾則是利用以半小時做劃分的工作日記規劃工作及約會。如果你隻將訪客和會議記錄下來，一旦你的工作日記上沒有任何記錄時，似乎你一整天都有空接待訪客。
其實，這就大錯特錯了。重要的工作和訪客、會議一樣，都應該全部記錄下來，拿破侖·希爾認為，隻有在備忘錄上將工作時間安排好後，才能真正完成這些工作。”
（六） 如果你是經理，考慮幫你的部屬製作日程表
蘇珊·泰勒是《菁華》雜誌的主編，她就象大多數成功的主管一樣，也規劃自己的計劃表；除此之外，她還幫部屬製作日程表。通常一到周末，泰勒便躲到新英格蘭的度假區去思考企劃案、讀文章、理清思緒；當她星期一回到辦公室，總會帶著重要人員的日程表，上麵有指派給每一個人的工作。
應優先須知的事會有紅色的記號，應第一優先做的事則有兩個記號。完成工作所需要的資料，例如名片或相關信件等，都會附在日程表上。
拿破侖·希爾手下一位善於利用時間的經理則將部門的日程表寫在白板上，這樣讓他們可以在必要時改變事情的優先順序，而且也讓下屬知道他如何看待一件企劃案的重要性。
（七）製作長期計劃表
許多善用時間的成功人士都會規劃長期計劃表。
在一次全國性業務員會議中，有記者問一位首席業務員，他最重要的銷售策略是什麽，他說：“我的每月日程表”——他必須事先知道一個月後有哪些重要的客戶需要拜訪而預做準備，還有些人甚至會預估他們長期計劃表上的每一個計劃需要花多少時間完成，然後再利用這些周計劃、月計劃，甚至年計劃表來製作每日計劃表。
黛博拉·沙藍是《薪水階級》月刊的主編，以歸檔的方式規劃她每月與每年的時間。每月的前兩周固定是寫評論的時間，沙藍說：“除非是很難得的機會，否則在這兩個星期中，我不會接受演講的邀請。如果我在這段時間中做了其他的安排，我也會帶著手提電腦，以便在辦公室外也能工作。”第三、四周則規劃為其他活動時間，例如演講，下旬則是她回複謝函、做公關聯絡並且計劃未來的時間。她總是預先計劃未來一年的工作：幾個月寫書，幾個月開研討會，其餘一兩個月則用來嚐試新奇的事物。沙藍利用這種方式創造了驚人數量的作品，而且在同行中還有眾多忠心的擁護者。
五 多用腦就可以少用腳
小時候，如果你喜歡和你父親下棋的話，你會發現，除非有時候他故意放水，否則通常都是他贏。你的毛病就是想到下一步棋要怎麽走，然後就陷入了他所設的圈套中。由於他知道可以在後麵一兩步棋時吃掉你兩三個棋子，所以他願意先放棄一個棋子。他贏是因為他預先設想後麵的好幾步棋，經過周密的思考後，你父親就會貫徹實行。
這就是每一個行業中的成功人士嚐試做的，他們會事先預測什麽可行、什麽不可行，需要花多少時間、精力、資源。如果你能在心裏模擬計劃的每一個步驟，也可借助紙和筆來幫忙模擬，你就可以預估需要多少資源及何時需要這些資源。如果你沒有這麽做，你可能會在計劃進行到中途時，才發現自己缺少完成計劃所需的資源，結果是進度嚴重落後，甚至整個計劃完全失敗。
“審慎思考，貫徹到底”是一個非常基本的概念，但是，卻每天都被大家忽視。我們都見過設計得一塌糊塗的建築和儀器，我們會問怎麽會發生這種事情？這些事情發生的原因就是設計者沒有做心理上的模擬計劃。
拿破侖·希爾在每一次幹部會議前，都會將會議大綱發給每個出席者。
這個大綱包括會議目的、參考資料，以及疑問、問題、目標。他發現在會議前發送大綱可以節省開會的時間，因為事先看過大綱的出席者可以很快地把問題解決。
想想看完成一項任務需要些什麽。舉一個顯而易見的例子：如果你要將扣減所得稅的項目列舉出來，你需要將收據分門別類整理好。時間管理專家整年都在做分類的工作，他們會先依所有的主要類別來建立個別的檔案，一收到收據時就歸檔；到了申報所得稅的時間，收集全部的收據就是輕而易舉的事了。有些高成就者會在日程表上分配一段特定的時間，以便思考他們預備要做的事情，也就是給他們自己時間去考慮行動的方向為何，是否掉入了陷阱，進退兩難。
思考周密不一定得靠自己單打獨鬥。事實上，對某些活動來說，我們極力建議找一個合作者。這個同事的貢獻之一就是幫助夥伴預測需要什麽、什麽情況下可能會錯，如果做了甲而不是乙可能發生什麽情況。
（一）分門別類
瑪麗·普爾對付瑣事的方式就是分門別類，她的辦公桌上有成千上萬的便條、信件、推銷函，當記者問她如何處理，她回答：“分類。”每一張紙，普爾盡量隻要處理一次就好，如果她拿起一張紙，不論是信件、便條或是報告，她就會隨手把它處理好，不會什麽都不做又放回去。
普爾將文件分成三類：第一類包含需要立刻處理的項目，第二類則是不緊急但是很重要的文件，第三類則是可以在空閑時候閱讀的文件。所以事實上，有些文件她還是處理了兩次，一次是看它們屬於哪一類，第二次則是實際處理文件的時候。不過她不會象許多人一樣，將那些文件一再的拿進拿出。
將文件分成三類似乎不是什麽重要的技巧，隻要一拿起信件就馬上處理好也不是很特別，但是，這個觀念卻是建立在深厚的基本的原則上。
凱·柯波洛維茲將文件歸入6 個色彩鮮明的檔案中，她的作法是：“我把所有收到的資料都分配到不同顏色的檔案中。公司內部的便條、外來的信件等，都各自放在同一個顏色的檔案中。不同的機構有不同的顏色檔案，我們都知道那些顏色所代表的優先順序是什麽。所以，如果我的時間不夠，我就直接找重要的資料的檔案，就是那些‘今天必看’的資料檔案。”
凱·柯波洛維茲所用的分類方法顯示他們都有一個先後順序的係統，正如我們前麵一再看到，建立優先順序並遵循這些順序是非常重要的。第一個塞在信箱或放在桌麵上的信件雜誌、便條的重要性並不相同，如果你全部一視同仁，就需要非常努力工作，但是如此一來，瑣碎和重要的東西受到的注意力就變得一樣了。
三項式的分類方式還說明了你做事情必須有一定的結構，你的工作不是隨心所欲、隨隨便便或是聽天由命。隻要從桌上拿起文件就立刻處理是一個很好的原則，你可以從中節省點點滴滴的時間，這是一種節約的方式。我們大多數人都會注意到浪費很多時間的事情，也就是那些全使得我們一不小心就損失一大段時間的事情；然而，生命也會因為成千上萬微不足道的事情而流逝。看一封信，然後什麽也不做地把它放回去，隻會花幾秒鍾，最多大概是一分鍾的時間，時間並不多。但是如果你一天重複10 次，一年下來你就花了很多時間在翻動這些文件。
一個漏水而沒被發現的水龍頭會讓你的水費大幅度增加，就好像水管破裂了一樣，為什麽？因為你會緊急修理破裂的水管，但是漏水的水龍頭則是一滴又一滴，一個小時又一個小時，一個月又一個月，一年又一年地浪費了資源，而你可能完全沒有發現。
（二）協調細節
大型的交響樂管弦樂團和諧地結合了許多的個人表演，有時候甚至多達百人。每一位音樂家以及各種的弦樂、木管、打擊樂器部門都各自有不同的責任。他們可能會個人分別練習或各個部門各自練習，然而表演一開始，所有的人和部門的反應都是一致的，因為每個音樂家都有一份完整的樂譜告訴他們其他人在做什麽。
眾所周知，樂譜或是計劃並不會埋沒演奏技巧，反而是將演奏技巧提升到更高的境界。成功地協調任何事情——從製作電影、指導冠軍足球隊、到指揮管弦樂團——的關鍵之一就是製作一份樂譜，然後，讓所有參與的人知道這個樂譜。
拍攝《奇愛醫生》、《2001 年太空漫遊》，以及《發條橘子》的電影製作人斯坦利·庫柏利克統籌了製作影片的每一個環節，從旅行計劃一直到每天拍攝的細節。就這方麵來說，他和希區柯克很相象，希區柯克也會規劃每一幕戲中最細微、最複雜的細節。導演們成功地統籌了影片的方法就是：在他們開拍之前，先在腦海裏構想整部電影的影象，然後再將腦海中出現的影象仔細地轉移到紙上，隻有在緊急的狀況下才允許誤差存在。為了確保每個人在開鏡時都準備就緒，精確的計劃和管理是必要的條件。
當然不是每一個電影製作人都象斯坦利·庫柏利克或希區柯克一樣注重細節，有一些很優秀的製作人和導演容許相當程度的自由，還有些人善於當場即興發揮。但是，庫柏利克和希區柯克都證明了：通過仔細的安排可以將概念近乎完整地從構想轉移至影片。
有史以來最偉大的籃球教練約翰·伍登將協調技術提升到了藝術的形式。伍登等了15 年才贏得他第一個全國大專籃球比賽的冠軍，然而他在加州大學洛杉磯分校的最後12 年中就囊括了10 次冠軍，這個戰績在籃球史上尚無人能及。且聽聽伍登怎樣形容自己的訓練方式吧：“每一次訓練都有精確的目的，而且也有精確時間，你要從一個訓練進行到下一個訓練然後再下一個，中間不能中斷也不能回頭重複前一個訓練。每一項運動就象是結構嚴謹的網架，架在球員預期會增加的疲勞度之上。每一天都有個別的訓練計劃，但是，你可以預期它的精確度而且練習會準時結束，這種確定性舒解了這1個小時45 分鍾的煎熬。”
這種注重細節的方式不僅在體育運動方麵管用，在工商企業方麵也一樣有效。如果你負責規劃特別的活動、廣告宣傳、促銷等等工作，一份綜覽全局的計劃尤其重要。如果參與的人數眾多，工作必須分層負責時，最好準備一份包括人、事、時、方法的詳細計劃，以及一旦發生問題時的處理方式。
如果你不喜歡，或是不擅長準備詳細的計劃，請機構中有這方麵專長的人來做，或是雇用其他的人。