第六節、 找出隱藏的時間
每天讀一點沒有人讀的東西；每天想一些沒有人想的事情；意見若總是一致對心智無益。
一 善用等候與空檔的時間
善用等候的時間就象是去看醫生時帶一本書，如此一來，你就不必看他們的雜誌或其他無益的東西。
不管在什麽地方，每次拿破侖·希爾必須排隊等候時，他總會盡量帶些東西去看。他非常小心善用空檔時間，即使在開車時也帶著技術報告和商業雜誌，以便可在等紅燈或塞車時看幾行字。一位叫安妮·索恩的總裁助理也是如此，她在車裏放了一把拆信刀，每次開車時都帶著一疊信件，利用等紅燈時看信。安妮說，反正百分之十五都是垃圾信件，而且在她到達辦公室前，信件已經遴選完畢，所以一到辦公室她就把垃圾信件全都丟掉。
琳達·邁爾斯自己開了一家顧問公司，一年接下約130 個案子，她每年到各地旅行，有很多時間是在飛機上度過的。邁爾斯相信和客戶維持良好關係是很重要的，所以她常利用飛機上的時間寫短簽給他們。她說：“我已經無法自拔了，這樣做有何不可呢？”最近，一位同機的旅客在等候提領行李時和她攀談，他說：“我在飛機上注意到你，在2 小時48 分鍾裏，你一直在寫短簽，我敢說你的老板一定以你為榮。”邁爾斯回答：“我就是老板。”
不管你多麽有效率，總是有人會讓你等待：你可能錯過公車、地鐵、飛機，碰上出其不意的中途休息；你也許已經盡可能地小心計劃每一件事，但是你可能意外地被困在機場，平白多了3 個小時可利用。而所有成功人士在這種情況下所做的事是：“我帶本書；我寫東西；我修改報告；我檢查我的語音郵件，打電話；我用錄音機口述信件。”
二 比賽節省時間
馬克·麥科馬克以一種比賽的心情處理許多情況，盡量找出可以減少浪費時間的捷徑：他知道哪些餐廳的動作較快；哪些大樓中的哪部電梯最快；
哪些航空公司準時；哪些地方處理行李最有效率；走哪幾條路和小巷最節省時間。凱西·桑德斯在喬治亞企業環境公司上班，這是一家相當成功的辦公用品公司。凱西的訣竅是：“我進辦公室第一件事就是看收件箱，並將所有文件依重要性、難易度分類，在心裏規定每一件事情完成的時間，然後自己跟時間比賽，盡量在僅有的時間內完成每一件事。通常，我能做得比預期的還多。”運動員也是用這個方法：優秀的運動員不僅與他人競爭，還要跟自己競爭，盡力超越自己的記錄並改善平時的表現。
將時間管理當作比賽的優點如下：
1、使平淡的工作變得有趣。
即使是最刺激的工作也有些平凡、乏味的相關瑣事要做。
2、跟自己比賽可以激發一種心理學上所謂“滿溢狀態”的行為。
這種行為是一種潛意識的改變，在這種狀態下，時間似乎是靜止的，而成果與成就則特別大。
3、你的工作質量可能會因而改善。
我們的目標應該是做得更快、更好。優秀的跨欄選手不僅希望百米跑得快，而且希望不碰倒柵欄。
個人、小團體，甚至整個部門都喜歡競賽性的活動，例如，比賽零缺點能維持多久、整個單位能創造多少業績，藉此促進合作與鬥誌。生產紡織品與化學製品的米利肯公司就是利用這個技巧而獲得“麥坎波得吉”全國品質獎。米利肯的“記分”規模相當大，所謂的記分就是評估現狀。米利肯公司相信“記分”是進步的關鍵，他們最喜歡的一句話就是：“如果你不算分數，那麽你隻是在練習。”米利肯人也認為要讓同事知道分數，所以工廠裏到處都是記分板，他們相信如此可以激發鬥誌、熱誠、趣味、自尊；提供視覺刺激、新觀念、良好的溝通、成就感以及歸屬感。
時間管理技巧是一種既可獨樂也可眾樂的比賽，每個人都是贏家。根本不肯參與的人，才是真正的輸家。
三 善用通勤時間或最好不要通勤
假如你在機場工作，你應該不會為了要離工作地點近些而想住在跑道終點吧；又假如你的工廠座落在治安惡化、犯罪率高的地區，相信你也不會想住在附近的。然而，即使每天單程通勤隻要30 分鍾，幾年下來的總數也相當驚人。假如你從未計算過總數，也許你會對這個結果大吃一驚：結果你一周上班5 天，每天單程30 分鍾，50 個星期總共花在通勤的時間是250 小時，以每天8 小時工作日計算等於每年花上超過6 個星期在路上，整整6 個星期！
如果每天單程通勤時間一小時，你每年花在路上的時間則超出3 個月。
假如你的年薪是50，000 美元，通勤30 分鍾就等於每年在車上花掉了6，250美元；通勤一小時的話，則是12，250 美元，這還不包括其餘花在汽油、輪胎等的時間和費用。
住在市區外圍房價較低廉，看起來似乎很劃算，但可能未必如此。假如你純粹是為了經濟上的理由這麽做，你應該算算花費的時間和金錢。若你選擇住在遠離工作地點的地方，也許是因為喜歡那裏的生活形態，你討厭擁擠，或是希望每天能在不同的環境裏變換生活步調。但是你如果希望有更適宜的生活，最好慎重考慮找一個離工作地點近而且生活形態也合你胃口的地方。
你也許坐公車或火車通勤。很多人都說他們喜歡通勤的時間：有些人認識每天同車的人，喜歡和他們聊天；有些人則說這段不受打擾的時間是看書、寫東西、為作報告整理思緒、口述錄音或獨自思考的良機，但前提是：開車的是別人。
大多數城市的塞車情況愈演愈烈、不見好轉，而許多工作地點距離大眾運輸係統也很遠，因此美國有些公司開始在郊區設立衛星聯絡中心，員工可以選擇“電訊通勤”。員工在衛星辦公室裏，仍舊可以與公司文化做麵對麵的接觸，不至於脫節。員工不需要每天使用衛星辦公室，這隻是提供給他們一種除長途跋涉到辦公室以外的另一種選擇。
目前美國有300 萬個上班族經常利用這種方式上班，大部分的人都是一個星期一或兩天到辦公室上班。到2000 年，這個數字將會增加至1100 萬，假如發生石油危機的話，這個數字甚至會更高。
如果你每天必須開車長途通勤的話，這些時間不必全部都浪費掉，這是你獨自思考的好時間：你可以在幹擾最小的情況下做計劃；可以利用移動電話做聯絡工作；如果有先進的語音郵件係統，你可以口述信件；當然，你可以在車上用口述錄音係統；還可以聽教學性和啟發性的錄音帶。然而，對大多數通勤者而言，長途開車多半是一種浪費時間，而且有時間壓力很大的弊病，因此應該慎重考慮省去通勤時間或善用這段時間。
四 創造時間區
拿破侖·希爾建議由經理將工作組織起來，使他們的時間可以分段或分區。這些時間區段是經理完全不受打擾，專心工作的時間。相對於創造時間區的另一個選擇是“大雜燴”，就象電腦花了太多的時間在程序與程序之間的來回奔波，結果卻一事無成一樣。
聽從這個建議並不容易，對多數人而言，幹擾就是一種生活方式。某些職業的員工甚至是沐浴在電話和旁人的打擾中，這其實是一種錯誤的方式。
電視現場轉播的製作人，或生意興隆的餐館經理，必須在短短幾個小時內作上百個決定，但是隻要有創意再加上自製，即使是這些專業人士也能在節目開播前或客戶上門前創造時間區。
以下是創造時間區的幾個建議：
1、早到或遲退。
很多高級主管會提早進辦公室，是因為他們知道電話還不會開始響個不停、其他人也還沒到，這正是凱·柯波洛維茲的技巧。此外，他們也會延長工作時間。因為朝九晚五的員工已經下班，而且在公司下班後也不會有電話進來。（假如你希望過均衡的生活，除非偶爾為之，否則盡量避免早到遲退。）2、遠離工作。
有些很有成就的人每個星期會留在家裏一天或兩個半天，目的就是創造時間區。顯然你需要有一個能容許你這麽做的老板，或者你是自己就是老板。
3、在空檔時間中創造時間區。
艾莫禮大學醫學院臨床研究中心的董事達拉斯·霍爾博士在往來於三個辦公室之間的過程中發現了他的時間區。他的一個辦公室在校區內，一個在葛萊狄醫院，另一個則是在附近的狄克市。“原先我以為有三個辦公室真是沒有效率，可是讓我驚喜的是，我發現我在三個辦公室做的事比在一個辦公室還多。”霍爾認為有另一個辦公室是一扇很好的逃生門：“我開車往來辦公室之間所花的15 分鍾，是一天之中最棒的思考及整理思緒的時間。”
很多經常旅行的人在飛機上找到了他們的時間區。《菁華》的編輯蘇珊·泰勒告訴我：“我非常喜歡坐飛機，那是完成工作最好的時間。”正如前麵所說，對大多數人而言幾乎完全損失的通勤時間，其實可以轉化為寶貴的時間區。
4、為重要的一對一會談創造時間區。
假如有一個約會非常重要，請在約會前先告訴你的助理或秘書：除非有緊急事件或是非盡快處理不可的事情發生，否則你不希望被打擾。全美醫院發展協會的前任主席，現任費爾基金的總裁約翰·奧爾森運用這個技巧已行之數年，他稱這種與部屬之間的會談為“固定時間會談”。奧爾森形容他的處理方式：“今天早上10 點左右有一位職員來找我談，我們都希望能騰出充實的時間。從他找我會談的動機來看，他可以有三十到四十五分鍾屬於他的時間。這種固定時間會談讓職員知道他們的重要性，沒有任何事情可以中斷這段時間，沒有電話、沒有幹擾，同時也是做一些費神事情的好機會。”在這段時間內如果有電話打進來怎麽辦？奧爾森也是以時間區來處理。奧爾森隻有在非固定時間會談或是在做些較不重要的事情時才接電話，他選在兩個時間區回複電話：一個在早上，另一個在下班前。奧爾森的結論是：“我盡力創造不受幹擾的時間區，盡量在兩到三個小時的時間區裏工作。”
五 逆勢操作
什麽是逆勢操作？在華爾街，逆勢操作者就是當多數人都在買股票時賣股票，而大多數人都在賣股票時買股票的人；如果每個人都在觀望，逆勢操作者則瘋狂地大買大賣。日常生活中有很多運用逆勢操作原則的方式。拿破侖·希爾建議大家“遠離高峰時刻，以避免一窩蜂。”
將逆勢操作原則運用在時間管理上，意味著當別人沒有在做某事時，你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。逆勢操作者會在沒有人排隊的時候去兌現支票、采購，所以他們不會在禮拜五下午支兌現支票，也不會在禮拜五下午上超級市場，而會選在晚上11 點或早上6 點逛逛24 小時開放的超市。
逆勢操作者退房的時間與其他人退房的時間不同，或是他們會選擇旅館自動退房的方式：如果你可以在人潮多起來之前就退房，你就不應該在早上9 點、10 點時去排長隊。在辦公室裏，逆勢操作者則會在大多數職員外出午餐時，使用電腦印表機或複印機。
逆勢操作甚至不會想在過節期間買禮品。時間管理專家尤金從來不會在過節的時候購買禮品，他都是看到喜歡的禮物就買。假如他真的很喜歡某樣禮物，即使不知道最後會將它送給誰，他也會先買下來，而且相信有一天也會有人喜歡它。他把買回來的禮物放在一個大箱子裏，並給箱子取名叫藏寶箱。每當有人過生日或過節時，尤金就去找藏寶箱，通常都能找到可以當禮物的好東西。因此不必特別放下手邊的工作，隻為了出去買不見得很喜歡而且可能還要花大錢的東西。
逆勢操作者會在人潮湧入飯店前外出吃飯，還會避免不接受訂位或訂位效率不佳的餐廳；他們會在餐廳的人較少，侍者和廚師比較輕鬆，廚房裏的食物最好、最新鮮的時候提早吃午餐或晚餐。逆勢操作者甚至可以因為這個策略而省錢，因為有些餐廳提供早用餐者優惠價格。
逆勢操作盡量將飛機班次安排在非高峰時段，如此一來，可以避免因飛機在跑道上等候起飛，或在天空盤旋等候降落而浪費時間。一般情況下，旅行社的24 小時售票服務在深夜，通常是半夜時，訂位服務的速度特別快。逆勢操作者也盡量在非高峰時刻開車，假如其他人都是在7 點30 分到9 點中間上班，他們會希望在7 點鍾左右趕快進辦公室；或者他們會遲到晚走，享有與許多早到者相同的益處。一位成功人士說，他喜歡在深夜或清晨時開車旅行，他解釋：“卡車司機都盡量這麽做，因為那個時候路上沒有車。”
逆勢操作者喜歡彈性上班的主意。許多公司將員工上班時間錯開，雖然辦公室上班的時間延長了，但是沒有人會從早待到晚，隻有部分工作時間重疊；如此不僅有益公司，也有益個人。一位學員寫道：“我提早30 到60 分鍾上班，而且第一個小時不接任何電話，先過濾我的工作計劃表，然後在電話和突發事件開始前，找出一項我可以做完的工作。”如果原先沒有彈性上班這回事，逆勢操作者也會發明出來。
六 五點鍾俱樂部
拿破侖·希爾說，我寧願隻睡5 小時，早上5 點或5 點30 分起床，以好好把握我的時間；也不願睡得太晚，然後整天被時間控製。
瑪麗·凱是5 點鍾俱樂部的人。那麽，什麽是五點鍾俱樂部呢？當談到公司裏的女職員如何把她們工作做完的一個題外話時，她提起了這個俱樂部。
瑪麗·凱公司中的很多業務員都是有孩子的婦女，她們每天例行的工作包括煮早餐、準備午餐及帶孩子上學。每天麵對這些家務事的她們如何做好銷售的工作呢？瑪麗·凱說：“5 點鍾俱樂部——每天早上5 點是一天的開始。”要趕在太陽升起前爬起來的確需要相當的毅力，但好處頗多。早上沒有幹擾、氣氛安祥、寧靜，讓你有一種幸福的感覺，你會覺得必須為了達成目標努力工作，而且任何發生在你身上的好事都是你該得的。瑪麗·凱建議她的業務員利用這段安靜、無幹擾的時間檢查庫存量、下訂單、寫感謝函，然後計劃整天的工作。
許多非常成功的人也是五點鍾俱樂部的成員，雖然他們從未聽過瑪麗·凱的說法。他們利用清晨時光慢跑、運動、寫寫東西、沉思、計劃，對很多人來說，這是個安靜的時刻，是他們反省、給心靈馬達熱身的時候。
前美國參議員赫爾曼·塔爾梅奇是知名人士中訪問時間最早的人之一，他曾經是美國最有權勢、最有名的參議員。他的秘書告訴尤金5 點以後就可以打電話給他，尤金問是早上還是下午，他說：“早上，參議員很早就開始工作了。”尤金沒有那麽大膽，敢在清晨5 點就打電話過去。不他倒是在隔天早上7 點打了電話，當然是塔爾梅奇親自接了電話，而且他顯得神清氣爽。
尤金首先為這麽早打擾他致歉，但是他告訴尤金，他已經起來好幾個小時了。
他說，當他在法學院念書時就已經開始這個習慣，他知道如果他是第一個圖書館的學生，一定可以借到限閱的書。
七 善用杠杆的力量：想辦法偷懶
人類許多最重要的發明都是由一些設法尋找較簡單做事方法的人所創造的。愛迪生在當電報操作員時，因為被人發現他發明了一種可以在工作時打盹的裝置而被炒魷魚。亨利·福特小時候曾設計了一種不必下車就可以關大門的裝置，當他已經是世界知名的汽車製造商後，福特仍舊繼續創造各種簡化工作的裝置。為了使工人不必浪費精力去取零件，福特在工廠裝了一個輸送帶，等輸送帶成為汽車製造過程中的標準配備後，他又發現工人彎腰靠在裝配線上工作會增加疲勞，同時會導致工作品質不良和意外的發生，所以福特堅持將裝配線提高八英寸。這雖然隻是一個簡單的調整，卻可以減輕工作時的疲勞，大幅度提高生產力。
在原始社會裏，唯一的能量來源就是人類自己：但成人平均可以產生的能量不到一匹馬的十分之一；顯然單獨依賴人力的社會走不了多遠，而一個人如果隻靠自己單打獨鬥更不可能活得久。有時候你會聽到人們埋怨：對那些一輩子拚命工作卻貧困以終的人來說，“人生”並不公平，但是這並不是公不公平的問題，老天爺隻是比較眷顧那些知道如何有效開發能量的社會或個人。
問問你自己：“有沒有簡單一點的方法？”找出一個簡單的方法可能是你所做的最聰明的一件事。別將忙碌與效率混為一談，有時候企業裏最好的職員最有生產力的時間，就是在作白日夢時。
事實上忙碌反而可能造成反效果。詹姆斯·沃森說：“假如你要做大事，稍微降低工作量是必要的。”他與法蘭西斯·克立克因為成功地發現DNA 基因密碼而共享諾貝爾獎。一本敘述科學人性麵的作品：《螺旋》，將他們如何減少工作量，也就是他們遊手好閑、度周末、舉行聚會、作客以及其他娛樂的故事作了幽默的描述。
沃森與克立克有幸研究各種觀念，與許多領域的科學家交換意見，參加世界各地的會議。但是最重要的是，他們有時間去思考自身的所見、所聞、所讀，這也是沃森嘉許降低工作量之意。假如這兩位研究學者沒有獲得大筆的研究補助金，假如他們必須身兼兩份工作維持生計，大概就無法成就改造生物學研究的發現。多虧外界慷慨的讚助與英國大學強調思考的傳統，沃森與克立克的工作量少得足以讓他們去做有意義的事。
拿破侖·希爾認為，騎腳踏車的人走不遠。假如你過於忙碌地工作而沒有時間去思考你做的事，你將無法充分利用你的成就。降低工作量，讓你在活動間有一段時間可以反省你剛完成與思考過的事情：“這有什麽意義？”、“如何利用我曾經做過的事？”同時還讓你有時間思考是否還有其他的方式，以及你是如何與別人配合的..你可以檢查存貨，儲藏室的檔案櫃裏也許有尚未使用的資源可以利用。
降低工作量你才有空做廣泛而非狹隘的研究。假如你過於專注於自己小小的領域，你不會知道其他領域也許對你目前從事的事有極大的影響。除非有時間廣泛涉獵、學習他人所做的事，否則創新不可能發生。
全新的發明極少發生，革新幾乎總隻是將兩種以上已知的觀念以新奇的方式組合在一起。例如，羅伯特·富爾敦的商業性汽船就是由兩種發明組合而成的：一個是蒸汽引擎，另一個是造船技術。當然富爾敦必須對兩種技術都知道一點，才能發展出融合兩種技術的新技術。此外，他還需要時間來思考這些事情。
有時候降低工作量並非出於自願，而是環境所能提供的機會有限使然。
正如印度對待年輕的丘吉爾的情形：派駐在印度的丘吉爾便利用了當時的空閑時間錘練了更成熟的心智，他利用那些時間重新閱讀在大學時所忽略的書籍。帶隊將可口可樂引入日本的羅伯特·布羅德沃特，在二次大戰期間曾被關在日本的戰俘營中將近四年，戰俘營的指揮官曾於戰前在日本教授英文，於是他從私人的圖書館中帶了一些書籍給戰俘閱讀。布洛德瓦特告訴我：“我是在那時候接受人文教育的，當時所學成為我後來在可口可樂公司中作決策的基礎。”
有一次一個記者問著名的作曲家狄米奇·蕭斯塔高維奇，為什麽他作曲的速度這麽快，這位著名的作曲家答道：“我已經思考很久了。”