問題86 借用可視技術幫助
最不好的可視化幫助就是沒有可視化幫助
你不必象藝術家那樣使用圖象，盡管這些圖象可以加深你的展覽印象。可以用的裝置和技術有很多。現在可以提供的幫助，從黑板到計算機電子放大，應有盡有。但問題是：那一項最適合你？那一項最適合你的聽眾？那一項與你的目的最相適合/
然而創造性是每一個讓人興奮的自動可視化展示的秘密因素。尤其是幻燈展示需要他們所得到的所有的創造性：清晰的圖象、良好的音樂、強勁的記敘能力以及超級的音像效果。如果你能成功地綜合這些因素，你就可以成功的進行幻燈演示。
1在一張幻燈片上展示多個要點
一張幻燈片展示一個要點。如果你將十個要點放在一張上，你的聽眾就可以在你沒有講到時就知道內容。幻燈片能夠讓你集中聽眾的注意力在某一點上。
一張幻燈片上，不要超過十個單詞。應該吧幻燈片看做廣告牌。幻燈片不是課本中的某一頁。讓你的詞與你的想法一樣大，在一張幻燈片上用十個詞或少於十個詞，你可以盡可能大的字號給出你的詞語，這樣更易於閱讀，看起來也很重要。
幻燈片應能夠觸發你的思路，不應該是你的概略的替代。許多展示著隻是讀一讀幻燈片的內容，一張接一張。
2沒有變化的幻燈片的外表及內容
不要讓每一張幻燈片看起來出自同一個模子。給聽眾一個驚訝。變化內容：詞語、章節、樣圖、動畫、圖片。不要隻是在聽眾的預料中。
3將所有數字、數據集中於一張幻燈片上
將所有的數字、數據集中於一張幻燈片展示無疑是一個讓人失望的做法。許多圖形、表格都可以簡化，比如，長的數字及過多的統計數表會讓大多數聽眾失去興趣，感到枯燥。在每一張幻燈片上隻列出一個焦點。幻燈片上的信息看起來越來越大，得到回應越好。為了強調使用功能性的彩色而不是裝飾性的。在彩色上加彩是多餘。
4太快或太慢地變換幻燈片
以適當的速度變換，以便你有絕對的自由講述每一張幻燈片上的內容，接著再進入下一張。
在你討論完一張不要讓該頁停在屏幕上，他將會讓注意力一分為二的。
5沒有檢查幻燈片的正確次序
你要清楚下一張講述什麽，當幻燈片突然顛倒了次序，不要愣在那裏，臉上出現怪異的表情，排演每一件事，就像真的一樣，說每一個句子，做每一個動作，不要讓任何事情任其自然。這是具有說服力的展示的最重要的法則。也是人們最常違反的法則。
6附加一些與正在演示的幻燈片無關的評論
如果你要讀幻燈片上的內容，那麽就一個詞一個詞的讀，不要解釋，不要插入新的想法，仔細確切地讀。在讀完之後，你可以附加你的評論。
另一個常用的低技術的可視化幫助就是圖表。
7沒有將幻燈片製作的足夠大，足以使展廳最後的人看見；沒有給卡片更多的時間；沒有以非分散注意力的方式丟掉卡片；使用手指而不是指物棒
翻轉圖可以用小型的群體，也可以自我畫製。讓他們光滑無疑可以讓展廳後麵的人容易的讀出。下麵是一些需要記住的基本點：
?燈要開著。為聽眾的更多的評價計劃好。卡片激勵會談。所以給予卡片、圖表更多的時間，比給幻燈片的時間多。
?簡單、電子化。一般而言，同一設計的雛形即可以創建好的幻燈片，也可以產生好的卡片和圖表。一張卡片上是一個思想或想法。保證你的卡片足夠大，以至於每個人都可以清楚的讀出。利用卡片作為你的思想的聯結點。不要隻是站在那裏念。變換不同的卡片，注意新奇，引人注目。利用彩色，但一定要謹慎。
?卡片是很占用地方和空間的。計劃一下如何優雅的去掉他們，沒有比一個不會丟掉卡片的人再不熟練的人了，每當他彎身丟掉卡片時，他就會露出不雅的部位。秘密是：不要彎腰。將你用過的卡片放在後麵，或將他們放在物架上。
?調整燈光。確保你的卡片放在光線充足的地方。
?考慮使用指物棒。使用指示棒有兩個明顯的好處，第一是你看起來很專業；第二，使你能夠投入其中。
?如果你的記憶需要幫助提醒，在卡片上給自己做一些提示，寫在你要操作的一麵。
?卡片的一個有點就是可以放置在屋子的四周以提醒你所想提出的想法，或可以舉出證明你的想法不同的例子。比如：通過在分開的卡片上標出標題，並圍繞聽眾放置，這是一個廣告運動想法的生動解釋。
現在讓我們來看一看高技術的展示方法。
當你讀到這些話語時，全國的商務人士正在準備各種各樣的展示，在辦公室裏，在家中，在飛機上，在旅館中，甚至在出租車的後座上。他們總結陳詞、圖表、圖象、數字、電子屏幕顯示、講話記錄－所有的這些都來自於他們目錄上的電腦當中的一個文件，而且往往是在展示給聽眾的前幾分鍾做這些事情。
現在展示者往往不在使用費事的掛圖，而且著重於35mm的透明的幻燈片，而是利益易於掌握的軟件創建更加快捷、輕便的更加有力的、可視化的電腦展示。那些易於掌握的軟件兼有具體的功效、聲音、圖象以及更加電子化展示的生動性等等。這種電子化展示不僅可以節省他們的時間和金錢，而且還可以在任何大小的聽眾中直接進入他們的電腦。
盡管他這些時新的技術提供了豐富的形式，快捷、便利、省錢、影響深，但是他並不能保證展示一定能夠成功。還是展示者最重要，他必須讓這些信息易於記憶而且還要掌握銷售的秘訣。仍然是展示者，他們必須知道如何使這些技術與每一次展示的獨特要求相配。
8過分地迷戀於展示技術而忘記了展示的原因；讓媒介打斷信息；使用沒有高技術的電子展示所必須的專業及技術技能的展示者
高技術的媒體展示是讓人興奮的、多彩的、愉悅人的，但有時候會起反作用，使展示徹底失敗。下麵是倆個主要原因：
1.許多展示者使用了大量的技術手段，但結果是發現這些技術手段遮蓋了他們所要展示的信息，成了展示技術手段的展示。
2.許多演講者不能有效地熟練使用該技術手段，隻是手忙腳亂，不知所措。
當你在展示演講時，如果你可以讓你的時間充滿有創造性信息性的內容以及生動活潑的可視化支持，那麽你展示能否最終成功就隻依賴於你的演講技巧了。一個毫無效力的展示者，盡管他做了一個優雅的、高技術的展示，但也隻會導致聽眾們的迷惑不解和批評。
創造一個成功的高技術展示要涉及到許多因素，首先看一下下麵幾個因素：
?你的聽眾，你的對象是誰？
?他們需要什麽？
?你想到指出哪幾點？
?你的目標是什麽？
一旦你確定了這幾個問題的答案，你就可以創建一個展示大綱。記住你使用的電子展示設備越壯觀，你就會變得越渺小。當這些頭暈的展示結束後，一些人還得讓聽眾們相信、理解並買他們所展示的東西。所以為了避免所展示的信息處於技術手段的下一位，你要確保：
?展示者是最基本的最主要的媒介。
?講述信息時要聲音洪亮、清楚。對你所演講的信息內容，如何得到聽眾的熱烈且有水平的相互反應，怎樣修改演講程序、項目，你都必須有得心應手的控製力，而且對於一個展示是否需要及時的修改，是否是不能夠讓任何電子技術複製，你都給做出明智迅捷的判斷和掌握。聽眾們很可能記不住你們所將的每一個詞，但是他們記住你這個人，記住你給他們的形象。
?可視化的支持幫助不應該代替或超過展示者，而應該是支持並加強展示的質量和力度。
如果能夠將這些很好的綜合一起，一個高技術的銷售展示的技術的、技巧的以及說服性的好處可以巨大無比的。
?這是一個銷售性、教育性的、培訓性的工具手段。
?他讓你看起來更加可信更加專業化。
?他使你與你的能力區別開來。
?以先進的技術技能工作會使你看起來更像一個領導潮流者。
?這會比低技術展示更加迷人，更具**力。
?當計劃合適時，展示可以預料並回答聽眾們的問題。通過事先預見可能要發生的問題，可以很好的周密的計劃安排展示，克服展示中來自聽眾的負麵反應。
?在展示軟件界中具有交互性的方式，這樣可以提問一些有確定答案的問題，同時還可以讓聽眾交互的以能夠加強商品的信息回答問題。
9高估了聽眾們的知識及智力
這一章的前一部分我們強調了解聽眾的重要性。當你對他們做了了解，你可以對你的展示內容做一下適當的擴充和縮減。通過將你展示內容分割成幾部分或幾大塊，你可以在展示中穿插一些深入淺出的基本知識，這樣可以不疏遠那些對此主題了解不多，或根本不了解的聽眾，同時這些深一步的指點還可以使那些對此有一定知識的聽眾保持興致。接著，在整個展示過程進行這樣的擴展和縮減。
10展示太細節化
永遠不要對觀眾說一些過頭的話，不要對此討論超出他範圍。一個非常細節化的展示可以做給科學家、工程師以及其他的技術專業人士聽，但是太細節化的展示會讓一般聽眾感到不舒服，感到惱怒以及挫敗感，如果他們不能理解展示內容或一些技術術語的話。
在展示細節之前解釋一些概括性的概念，如果你在描述特征，那麽你要從零開始幫助你的聽眾認識具體的特征，多大才算大？不充分的時間意味著多長時間？明確一下聽眾需要知道的有多細。
如果能夠與熟悉的事物聯係起來，人們往往會記住這些信息的，使用一些明喻、暗喻以及分析。你可以使一些枯燥的數字變得生動起來，同時還可以幫助聽眾發現他們可以知道比他們想的要多的東西。
如果你必須使用一些行話或細節性的術語，那麽你的保證聽眾能理解你所使用的這些術語，不斷重複會讓他們更好地記住這些術語，你甚至還需要在手冊中增加一項“術語匯編”。
11不能夠充滿信心地或靈活的適應有壓力的情形
在任何展示中都會遇到一些不希望或有壓力的情形。如果你沒有很好地掌握你的材料以及你將要用的技術設備，你很難適應這些突然的情形，跟隨你的思路以及聽眾的反應，操作你的電腦，進而試著將注意力集中到你的展示風格上，這有點象嚼口香糖、散步、談話、跳舞一樣自然。如果此情形超出了你的控製範圍，當你進行演講時，你最好找一個助手來幫你操作電腦。不斷地一遍又一遍的排練，從而讓你表達信息時可以進行創造性的選擇。不要展示的前一天才租用設備，你不可能有時間熟悉它，與喪失展示你機會相比，多一天租借費用根本不算什麽。
12沒有充分地利用媒體軟件以使表示信息更清晰
當你給毫無技術的聽眾展示技術主題時，毫無疑問自動可視設備會尤其有幫助，以一些簡單的方式來舉例證明揭示複雜的思想。比如，特殊效果、聲音都可以有助於介紹並加強要點。一些模擬的形式以及特殊效果可以用來使某些主題自然的展開，將模擬應用於桔瓣圖，可以強調從一瓣中除去另一瓣的效果。在任何圖表中，描繪複雜的過程，都可以用模擬建立這種過程來清楚的展示各種信息，比如，如果是一張物流圖表，一次建立一個步驟和過程。從左到右，一次給出一個，以眼睛習慣的方式。用彩色來強調重要。吧你正在講的一點作成亮的，以前講過的做出暗的，但也要看得清。不要做太多轉換，因為這樣會打斷信息流。
利用視聽教具來強化你所要展示的信息，並且讓這些信息易於激發思考。利用擴充器講述要點是很有力 的。它可以提供一個真實的實體，而不是展示者的觀點。不要使用愚蠢毫無意義的聲音效果。錄像可以用來解釋說明一個過程，另外要是加上一些資格認證更好，就像人們 為了證明自己的觀點而引用例證一樣。當你進行展示時你要意識到本身係統的限製，視聽用具以及數字文件需要大量的內存空間，而速度的提高需要好的RAM。
建立一個隻需你輕輕敲擊鼠標，即可前進或倒退幻燈片展示。如果是坐在鍵盤前進行操作，則會在你和聽眾之間形成一道屏障。
電子展示需要一定的技術技巧，所以使用之前一定要學會如何操作，就象學跑之前一定要學會走路。從最簡單的幻燈片開始，慢慢過渡到更加複雜的演示。不要一次使用太多的特征。這會使你一下子陷入困境中。
列一個檢查列表，檢查你要進行展示所有用的東西，比如，啟動軟件及啟動盤，插線、電腦網線、手冊、指示棒、遙控器、麥克風等。
設備出現故障時：
?不要慌亂；
?不要道歉；
?暫停休息一會兒；
?準備並使用備用件。
下麵一些提示可以幫助你保證展示材料及時地達到目的地：
?在展示的前一個或兩個星期就開始整理包裝。
?使用強勁的“banker’s boxes”，這些盒子在大多數的固定商店都可以買到。
?將你要打包托運的所有東西進行分類，並記錄在一張分開的紙單上，放在對應的盒子裏，用黑色的標記給每一個盒子標號。
?事先準備好運輸時需要的標簽。將所有的物品運送到一個連接點。保證標簽上有所有有關的信息。
?在運送者所保證的運送天數上加上一天。
?在你的存單上記錄每一個盒子送出的時間以及運輸所使用的方法。保留所有的運輸帳單，並隨身攜帶。運送這些物品時不要夾帶任何其他東西。
?應該標出比較沉重的盒子，以免員工們在搬運時不小心碰傷。易碎品也應該標出。
?保證其他人能夠按照你的程序將材料物品運送到展示會場。
?為不可避免的丟失作好準備。無論你多麽細心地包裝、貼標簽、作安排，一旦你的材料丟失了，你會失去控製的。