會議地點的選擇

許多人在從事會議規劃時，都以“方便”——主席的方便以及與會者的方便，作為選擇開會地點的依據。這樣做並不妥當，因為“方便”隻是選擇開會地點的諸種考慮之一。會議地點選擇，至少應顧及下列七個條件：

(1)場地必須有空檔且可供使用。

(2)場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。有人認為平均每一位與會者若能擁有1.5米2的空間，才算理想。

(3)必須擁有包括桌椅在內的適當家具。會議時間愈長，所使用的桌椅愈應令與會者感到舒服。不過，卻不應該令與會者舒服到無心開會的地步。

(4)必須擁有充足的照明及通風設備。

(5)必須能免於聲音、電話、訪客等幹擾，以防與會者分心。

(6)必須令主席及與會者大致方便。

(7)成本必須低廉。

以上七個條件之中，前四個可視為任何會議地點的必備條件，缺一不可，但後三個條件則往往因相互衝突而無法同時具備。例如為節省開支及令與會者大致方便，主席將會議地點定在與會者辦公室的附近。但是，由於會議地點太接近辦公室，就會在會議進行中常有電話或訪客的幹擾。此外，與會者也常在會議進行中伺機進出會場。反過來說，倘若為了令與會者專心開會，主席遂將會議地點改在遠離與會者辦公的地方。但是會議地點遙遠，不但令與會者感到不便，而且也令會議成本因而提高。許多管理者對會議地點的選擇都有這樣的共同認為：一般性的會議或是為時較短的會議，原則上應在與會者辦公室附近召開，但是特別重要的會議或是為時較長的會議，則應選擇遠離與會者辦公室的地方召開。

1選擇地點

在其它條件相同的情況下，如果會期短，最佳會址是大多數參加者旅途最短的地方。如果會期較長，那麽，旅途遠近就不如主要商業中心或人們常去的地方重要。

越來越多的機構發覺機構外的會址能增加會議成功的機會。有些企業報告說，多樣化的會議地點能激發興趣，並為常規功能增加新的方麵。而且，它為會議的便利、服務工作和可能安排的項目提供更為廣泛的範圍。

2考慮利用會議中心

一下子解決許多後勤問題的好辦法是在一個會議中心開會(不要混淆會議中心與大會中心，後者一般要大得多)。會議中心這個概念在過去十年中已臻完美，現在是開兩百人以下會議的主要地方。

美國典型的會議中心是康涅狄格州南貝裏的哈裏森會議中心。各種專家討論會和專題討論會在這裏各開二天，平均參加人數為20～100人。會議在長達一年之前就需預定。設施有先進水平的會議中心和度周末的地方，備有二十間會議室，每間大小從二十到三千平方英尺不等。座位從十二個到二百二十五個不等，並可安排成劇場式、教室式、宴會廳式或討論會式。

典型的中心座落在沒有大城市的汽車、飛機和行人交通幹擾的地方。這種中心一般包括供會議用的一所有充足房間的旅館，一個咖啡館和一個餐館。可以安排全套會議服務項目，包括就餐、客房、會議室、便箋本、鉛筆、標準的視聽器材、咖啡供應、以及供娛樂使用的設施等。

注意：不管會議主持人是新手還是行家，他都會發覺和良好的會議中心共事可以減少許多計劃難題。由於這種中心適合小型會議，它能估計到主持人的需要，從而減輕他所肩負的許多細節。而當把所有收據加到一起時，費用不一定更高。會議中心在各國已如雨後春筍般興起，新的中心還在繼續開辦。最好的一些中心位於大城市附近的老房子裏，但是要仔細選擇。

3及早提前預定

在計劃開始時就預定地點——如有必要，可以是暫時性的，這樣做有百利而無一弊。最好的開會地點要及早預定。最受歡迎的開會地點時常要提前五年預定。圍繞可供使用的場地和設施設計方案，比物色完全適合於既定方案的設施要容易。

初步的尋找場地可以通過郵件進行，條件是你能提供你的要求細節的概要和擬議的各個日期。招標應包括下列各項：

(1)活動的一般安排(附上以前類似活動的方案有助於場地管理部門參考)。

(2)開會場地的要求——分別對圓桌討論小組、群眾大會、陳列區、宴會等提出要求；說明每項占用的具體時間，以及參加的人數等。

(3)簡述擬議的社交活動。

(4)說明是否需要特殊場地、設備、夥食或人員條件。

(5)套房、單人房間、雙人房間各需若幹，並說明與會者住宿的天數。

你在和場地管理部門初步函商時，最好限於要求下列各項：可供多大場地、價格表及平麵圖。在預定大會地點時，大多數財務細節是可以磋商的。最終預定場地應以親自視察建築物為準，平麵圖可能靠不住，親自視察實際結構裝置。

4徹底視察開會場地

大會管理人和會議物質安排的負責人應視察擬議中的會議場地。適當的核對細目應包括下列各項：

(1)檢查考慮中的全部會議室或場地。不要認為任何兩個房間都一樣；要檢查每個房間的物質條件，以發現不合適的照明或通風、不方便的休息室、妨礙安靜的通道或出口、不恰當的場地分配及其他問題。如果懷疑一個房間是否能容納會議要求的座位數字，就堅持試擺以核對容量。

(2)隨意抽查一個單人房間、一個雙人房間和一個套房的設備。特別要警惕所謂“二等”設備，因為有些旅館把客人分為社會的和參加會議的。檢查家具、床鋪的質量以及全麵清潔情況。

(3)檢查登記，會議管理以及其它後勤所在地。要便於進來的客人尋找，便於到達所有的會議地點，並有加鎖的儲藏處。

(4)檢查膳食供應。要求提供過去的各種菜單。在沒有旅館人員陪同下，檢查每一個餐廳的一般夥食。注意服務質量和員工態度。

(5)假如被指定的房間不在同一層樓，則須檢查電梯的服務情況。參加者來往於各會議室是否會發生困難、造成延遲以及使會議停頓。

(6)檢查可得到的服務項目、營業時間和社交與娛樂活動的費用。

(7)確定來往於會場及社區之間有無交通及停車便利。

5簽訂書麵合同

會議和大會已經成為許多旅館和會議中心的重要收入來源。他們渴望獲得你的業務，渴望使你滿意。大型會議幾乎每一個方麵都可以談判：房租、宴會費用、會議場地、宣傳郵件以及其它大量細節，都可以討價還價。

一旦談妥一切細節，極為重要的是把口頭協議變成書麵形式，分別詳列每項具體安排。你的最終合同或協議應包括如下的細節：

(1)確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時間。餐桌座位安排、視聽器材以及其它設備的圖表都應草簽並附於協議書。

(2)確定保證的客房間數、房費表以及——如果是美國式——包括的夥食及服務。如有可能，應列入開會團體大多數人的到達和離去日期、房租起算和退租日期以及不受約束的客房退房日期。

(3)確定由旅館提供的免費商品和服務(例如會議室及其布置，特別裝飾，歡迎會的音樂和酒，飛機場接機，特別的娛樂活動，工作人員夥食，電影放映員及其他額外人員)。

(4)確定小費安排，包括用餐、整理房間的女工、共同使用的侍者及其他人員的擬議小費費率或者在房間全部帳單上增加一定的百分比作為服務小費。

(5)確定任何特殊安裝或改裝，增加特別人員、服務或設施，並明確開支怎樣負擔。

(6)確定預定和開票手續，包括你的單位為賓客承擔財務責任的限度。

(7)建立個人信貸，並列明應向參加者個人直接收取的費用。

(8)指定可以取消預定而不向你單位收費的一段時間或最後期限。

將協議細節——不管多麽細微——寫成書麵合同的重要性，無論怎樣強調也不為過分。隨著會期臨近，應經常與場地管理部門保持聯係。人員、旅館裝修或其它變更都可能對會議計劃產生重大影響。密切聯絡會有好處。

6選定地點和時間的重要性

沒有一個時間或一個地點對所有的會議都是最佳的，但是對每一個集會來說，都有它的最佳時間和最佳地點。要確定一個大家都方便的時間，應在安排之前和主要的參加者聯係。任意安排的會議對一些參加者可能不便；在這種情況下，或者是他們的正常工作，或者是會議本身會遭到損失。每日的不同時間對機警程度和精神集中程度會有影響：下班以後開會容易身心疲倦、與個人計劃衝突，而飯後立即開會則正趕上感受能力低的時候。

還要記住，拖長開會時間導致效果遞減，那些以鼓勵創造性思維為目的的會議尤為如此。

一般說來，少開會比多開會好，但是“開足夠的會”的含義，取決於實用目的。當會議目的是協調或檢查時，定期安排比隨時召開好：在重要項目的最後階段，則每天開會可能是恰當的。

7會議室

會議效果常常受到會議地點和物質享受的影響。你自己的辦公地點可能是最自然也是最易於利用的地點，但它不一定最有助於達到會議的目的。選擇會議地點應當包括對如下因素的評估：

(1)理想的會址對絕大多數與會者來說，應該是旅程最短的(不要受級別影響而忽視大眾的便利)。

(2)首先要考慮沒有打擾、噪音和其他使人分心的因素。許多業務會議安排在遠離辦公室的地方，以擺脫日常事務，達到集中注意力於會議的目的。不用說，適當的通風裝置，空氣流通，照明度，音響效果和溫度調節，這些都是促成有效的會議氣氛必不可少的主要條件。

(3)與會者座椅的舒適程度和他的注意力持續時間之間有明顯的相互關係。假如會議地點是租來的，應檢查那裏的設施和器材。便於圓桌會議參加者的器材，對大多數會議有好處。同樣重要的是也應該有能使人精神振奮的設施。