會議結束要點

在所有的議案討論完畢時，或是在預定的會議終止時間來臨時，主席應適時地結束會議。主席在結束會議的時候最忌諱的是采取這一類方式：“時間差不多了，如果諸位再沒有其它問題，我們就此打住。……好!散會。”以這類方式結束會議含有兩種缺陷：

(1)倘若與會者臨時再提出問題，則可能會耽擱時間而使會議無法按原定的時間結束。

(2)主席的說詞給人的印象隻是：他已機械式地完成了一件份內的事，而這件事對他來說好象並不重要。與會者因為有了這個印象，所以他們在離開會場之際，並不覺得這場會議有什麽收獲。

為了避免以上兩種缺陷，主席應該在結束會議之前的幾分鍾，為整場會議作總結。在任何一場會議裏，令與會者印象最深刻的，便是會議結束前幾分鍾所聽到的話語。因此，主席應該善用這幾分鍾。主席的總結最好能夠涵蓋下列四項：

(1)複述這次會議的目標。

(2)總結這次會議所取得的成果。

(3)多謝與會者參與(或在適當場合下，感謝他們的貢獻或關注)。

(4)必要的時候，宣布下一次會議的目標、時間及地點。

在上列總結性的陳述之後，與會者在離開會場之際，才會真正領受到成就感或貢獻感。

會議結束後，主席的工作仍未結束。主席仍有四件事要辦：

(1)評估剛剛結束的會議，以作為改進未來會議的參考。主席在每一次會議結束後，都應該花幾分鍾時間，針對會議是否具實效而作自我評估。但是為了避免受主觀意識所蒙蔽，主席可以偶而在會議結束後以不記名式的問卷，讓與會者評估會議的成敗；甚至主席也可以偶而邀請觀察員列席，以便對會議的成果作評估。盡管主席本人、與會者及觀察員三方麵的單獨評估可能均含某一程度偏見，但三方麵的綜合評估則頗為中肯。因此，我們希望經常有機會充當會議主席的人，找個機會為自己所主持的會議作上述三方麵的綜合評估。

(2)責成有關人員整理會議記錄。會議記錄至少能夠發揮三種功能：①充作征信工具；②充作會議中決議事項追蹤依據；③充作組織內部溝通信息的文件。為了令會議記錄能充分地發揮上述的功能，他應該在會議結束後24小時之內——或至遲到48小時之內，整理妥善並送有關人員。會議記錄如能在這樣的時限內送出，將可產生三種好處：①假如會議記錄在內容上有商榷餘地，則可即時改正，因為與會者在這個時候對會議經過仍然記憶猶新。②會議中如有後續的工作有待與會者辦理，則會議記錄可以發揮提醒及跟催作用。③既然會議記錄能夠在一兩天之內送達有關人員手中，主席可以借此讓隻需要知道會議結果的那些人免於參加會議。

(3)主席應適時追蹤會議中決議事項的執行狀況，以免“決而不行、行而無效”。

(4)主席應該適時解散已完成任務的委員會或工作小組，以免它們無中生有地找理由開會。