第五章 外事禮儀（1）
中國素有“禮儀之邦”的美稱。中國人一向以講究禮貌為美德，這在國際交往中具有悠久的曆史。
隨著我國國際地位的日益提高和對外開放政策的推行，外事活動日益增多，接待外賓的任務越來越繁重。因此，了解一些涉外的基本原則，學習一些有關外事的禮儀常識，這對於我們增進與世界各國政府、人民之間的互相了解，加強民族間的友誼，推動國際間的合作，都有著積極的意義。
外事禮儀的內容是多方麵的，它包括外事迎送、會見會談、外事陪同和外事稱謂中的禮儀常識等。這些外事禮儀是涉外過程中，政治性、政策性、時間性極強且責任重大的原則問題，是不能忽視的。
一、外事人員的個人禮儀
在外事工作中，每一名稱職的外事人員都必定會意識到：自己的所作所為，都會被外國人視為“中國人的所作所為”。既然在外國人眼裏，每一名外事人員都代表著自己的國家、代表著自己的民族、代表著自己所在的地區、代表著自己所供職的單位，那麽，外事人員對自己的行為就更需要多加檢點。
常言道：“外事無小事”。雖然有的細枝末節在普通人看來司空見慣，但一旦到了外事活動中就有可能被國外人士另眼相看，牽強附會，甚至“上綱上線”，釀成重大事端。有鑒於此，任何一名訓練有素的外事人員在外事活動中都應注重細節，講究規矩。
所謂外事人員的個人禮儀，是指對外事人員個人行為的具體規範，主要涉及到外事人員的穿衣打扮、舉止行為、言談話語、姓名稱謂(外事人員的個人禮儀稱呼)、問候行禮等若幹方麵。由於自身身份所致，在上述方麵，外事人員並無多少“個性”可言，而是一定要嚴格遵守有關的外事禮儀規範。
1．穿衣打扮
英國大文豪莎士比亞曾說過：“一個人平日的穿著打扮，就是其個人教養最為形象的寫照。”在國際這個大舞台上，莎翁的此番高論，早已成為人們的共識。
無論在任何情況下，外事人員對自身的穿衣打扮都必須高度重視，認真對待，一絲不苟，這是外事人員贏得其交往對象的好感與尊重的重要條件。也就是說，在外事活動中，注意穿衣打扮，實際上體現著外事人員的自尊和自愛。而且，在國際社會裏，人們往往將是否注重自身的穿衣打扮，與是否尊重交往對象直接聯係。人們普遍認為：一個人穿衣得體，打扮到位，直接代表著他對自己交往對象的好感與尊重。
具體說來，外事人員的穿衣打扮涉及到衣著、飾物、化妝、發型等方麵。對這一係列的具體問題，外事人員均應麵麵俱到，處處認真，遵守成規。
從宏觀上來看，在遵守有關具體規定的同時，外事人員在穿衣打扮方麵還有一些具有普遍意義的基本規則需要遵守：
(1)符合身份
在現代社會裏，每一個人都具有一種特定的身份。比如長輩與晚輩、上級與下級、老師與學生、客人與主人、百姓與官員等。通常人們的身份都是相對比較而言的，會隨著背景、時間、場合或具體關係的推移演變而有所變化。例如，一個人在下級麵前是上級，可是到了上級麵前則又成為下級。在自己的國家裏，外事人員自然是主人，可一旦到了其他國家，外事人員顯然又變成了名副其實的外賓。
正因為如此，在外事活動中，外事人員不僅要善於明確此時此刻自身的實際身份，為此而進行必要的心理調整或轉換，而且還須讓自己的穿衣打扮符合自己的角色。
在一般情況下，外事人員在正式場合大抵會以官方的身份、賓主的身份或者服務者的身份出現。盡管外事人員往往同時身兼三種身份，但這三種身份卻有著各自不同的特點及要求。
賓主的身價是外事人員所具有的第一重身份。就具體的外事工作而言，要麽是外國人到中國來，外事人員以主人的身份對其予以接待；要麽是中國人到外國去，外事人員充當外國人的客人。這兩種身份，外事人員必居其一。不管是充當主人還是充當客人，外事人員的穿衣打扮均有規可循。
當充當主人時，外事人員的穿衣打扮要以高雅大方為特色，同時，還應注意使自己的服飾較為正式，適當地突出自身的特征。前者是一種國際慣例，否則，便是對客人的輕視與失禮；後者則是為了體現自尊和自愛。
當充當客人時，外事人員的穿衣打扮須注意以下三點：一要牢記入鄉隨俗，切勿使自己的穿衣打扮觸犯東道主一方的禁忌；二要防止喧賓奪主，即不要有意無意地過分地突出自己；三要盡量中規中矩，使自己的穿衣打扮“照章辦事”。
官方的身份是外事人員所具有的第二重身份。在外事活動中，外事人員無一例外地被視做國家的代表、民族的代表、地方的代表、單位的代表。也就是說，自然地具有官方的身份。這一身份，要求外事人員的穿衣打扮既要保守，又要莊重。
所謂保守，主要是要求外事人員的穿衣打扮避免過度時尚或前衛。不論年齡大小，是男是女，外事人員的穿衣打扮都必須有意識地與摩登、新潮、怪誕、另類保持一定的距離。不然的話，就會給人以不穩重、不成熟甚至不可信任之感。
所謂莊重，主要是要求外事人員的穿衣打扮忌輕浮與隨便。外事人員的穿衣打扮如果過於輕浮，比如在工作中著裝過於**、過於緊身、過於透明，則往往會有損其所代表的國家、民族、地方或單位的形象；外事人員的穿衣打扮穿著若是過於隨便，則極有可能給交往對象留下目中無人的不好印象。
服務的身份是外事人員所具有的第三重身份。不論職務高低、資曆如何，外事人員所從事的具體工作都具有鮮明的服務性質。換句話說，外事人員是為國家服務、為人民服務、為為涉外交往對象服務的。因此外事人員的穿衣打扮在任何情況下都要與其服務於國、服務於人的身份相符。具體而言，外事人員的穿衣打扮應以簡約、樸素為主要風格。
所謂簡約，則主要是出自其工作性質的考慮，要求外事人員的穿衣打扮簡單而實用，力戒繁瑣與浮躁。按照這一要求去做，不僅有利於外事人員“輕裝上陣”，做好具體工作而且還有利於外事人員贏得各方人士的信任。
所謂樸素，並非要求外事人員的穿衣打扮土裏土氣，而是要求其不要與他人進行攀比，存心高人一等，非要比對方奢華不可。
(2)區分場合。
在日常生活中，普通中國人往往不重視依據自身所處具體場合的不同，來變更自己的穿衣打扮。例如，什麽時候需要更換自己的服裝呢？一些老百姓的回答不是“衣服髒了”，就是“天氣變了”，他們很少會想到著裝應隨場合的不同而加以變化。但是，在國際社會裏這些卻是人人應遵守的基本常識。
外事人員必須充分意識到，自己的穿衣著打扮一定要與自己所處的具體場合相適應。在不同場合裏，應依照慣例使自己的穿衣打扮有所變化。外事人員的穿衣打扮與其所處的具體場合不相適應，我行我素，或是以不變應萬變都是不符合要求的。
在常規情況下，外事人員所遇到的具體場合有公務場合、社交場合與休閑場合。在這三類不同的場合中，外事人員的穿衣打扮應有所區別。
①公務場合。所謂公務場合，通常是指人們在正常的上班時間內所置身的工作地點。在公務場合中，對於外事人員的穿衣打扮所提出的基本要求是：正統、端莊、規範。具體而言，在公務場合中，外事人員的著裝宜為製服、西裝、套裙，或者長袖襯衫配以長褲、長裙。
在公務場合中，外事人員的飾物應當以少為佳。有些時候，甚至沒有必要選用飾物。
在公務場合中，女外事人員可根據國際慣例進行化妝，但須以自然為基本要求。女外事人員的化妝一定要力戒濃妝豔抹，否則會顯得不倫不類。
在公務場合中，對外事人員頭發的修飾也是有限製的。一般來講，不提倡外事人員染彩色發，更不允許外事人員選擇怪異發型，要求頭發不宜過長或過短。
②社交場合。所謂社交場合，大都是指人們在上班之餘的時間裏所置身的公共**際地點，例如聚會、宴會、拜會、舞會、音樂會等等，都是典型的社交場合。按照外國人的普遍看法，社交活動意在結識新朋友，聯絡老朋友，所以外國人對社交場合倍加重視。
在社交場合中，對外事人員的穿衣打扮所提出的基本要求是：時尚、典雅、個性。具體而言，在社交場合中，外事人員的著裝以時裝、禮服、民族服裝以及個人製作的服裝為主要選擇。遇到要求身著禮服的場合，外事人員可以男穿深色中山裝，女穿單色旗袍。通常認為，外事人員在社交場合不宜身著過於正式的製服或過於隨意的便裝。若非軍界、警界聚會，身著軍服、警服尤為不妥。
在社交場合中，外事人員可酌情佩戴一些飾物。用於社交場合佩戴的飾物，一般講究檔次高、款式新、做工精。
在社交場合中，女外事人員通常需要化妝，而且其化妝的濃淡應與所處場合相協調。在社交場合，女性若不化妝，通常會被外國人視為失禮之至。
在社交場合中，外事人員對自己的頭發應進行精心修飾。隻要與自己的實際身份相符，關於頭發的長短、染色與否以及選擇何種發型，均可自行定奪。
③休閑場合。所謂休閑場合，一般指的是人們在閑暇時間內，一人獨處或者獨自活動的公共場所。較為典型的休閑場合主要有居家、健身、旅遊、逛街等等。在休閑場合中，對外事人員穿衣打扮的基本要求是：舒適、自然、方便。
在休閑場合中，外事人員的著裝以家居裝、運動裝、牛仔裝等為宜。選擇T恤、短褲、旅遊鞋也未嚐不可。
在休閑場合中，外事人員一般沒有必要佩戴飾物。即便佩戴，也沒有必要披金戴銀，環珮丁當，招搖過市，令人為之側目。
女外事人員在休閑場合中對於自己是否化妝的問題，可以自便。但在絕大多數的休閑場合中，化妝往往是沒有必要的。
在休閑場合中，外事人員的頭發隻要幹淨整潔即可，而無其他任何的限製。
(3)遵守常規
外事工作通常是最講究規矩的。對於穿衣打扮的一些基本常規，外事人員必須自覺而認真地遵守，以體現出外事人員自身的良好素質，令交往對象刮目相看。具體而言，外事人員在穿衣打扮方麵所須遵守的常規，主要包括專業規範、內部規範與社會規範三項。
外事人員的穿衣打扮要遵守專業規範。所謂專業規範，實際上指的是有關穿衣打扮的技巧與方法。外事人員如果對穿衣打扮的專業規範知之甚少甚至一無所知，其穿衣打扮如何能夠得體呢？
例如，男士穿西裝套裝時，要遵守“三色原則”這一專業規範，即不得令自己全身上下的色彩多於三種顏色。
女士戴兩件以上的飾物時，須遵守“質色相同規則”，即務必要令自己所戴的各件飾物質地相同，色彩相同。惟有如此，所佩戴的各件飾物才會彼此協調，相得益彰。
外事人員的穿衣打扮要遵守內部規範。所謂內部規範，在此是指外事人員所在單位內部的、有關穿衣打扮的具體規範，尤其是有關的明文規定。需要指出的是，外事人員對此必須無條件地加以遵守。具體來看，有關外事人員穿著打扮的內部規範主要分為以下兩類：
一是對外事人員穿衣打扮的基本要求，即具體要求其應當如何去做。例如，許多外事單位均要求其全體員工在工作之中必須選擇正裝。還有一些部門對外事人員的著裝作出了更為具體的規定：男性應穿深色西裝套裝，女性應穿素色西式套裙等等。
二是對外事人員穿衣打扮的主要禁令，即明確規定其不可以怎樣做。例如，國內許多單位均禁止參與外事活動的男士蓄留長發。其具體要求是：男士應當前發不覆額、側發不掩耳、後發不及領。此外有的單位還規定：若無特殊的宗教信仰或民族習慣，則參與外事活動的男士不宜蓄須。
外事人員的穿衣打扮要遵守社會規範。所謂社會規範，這裏指的是社會上對外事人員穿衣打扮約定俗成的看法或慣例。在任何時候，外事人員都是社會的一員，都難以脫離社會獨往獨來。因此，外事人員應對有關穿衣打扮的社會規範予以高度重視。
有關外事人員穿衣打扮的社會規範，通常可具體劃分為如下兩類：一類是國內社會規範。國內社會規範，主要適用範圍為本國國內。例如在中國，社會上對外事人員的穿衣打扮都強調樸實無華、典雅含蓄。
另一類是國際社會規範。比如，在出席宴會或觀看正式演出時，國際社會通行的做法，是要求出席者身著正規的禮服。
對上述兩類社會規範，外事人員均應嚴格遵守。當前者與後者偶爾發生矛盾抵觸時，外事人員通常應當優先考慮後者，因為後者乃屬國際慣例。
2．舉止行為
在人際交往中，人們的舉止行為往往備受其交往對象的關注。舉止行為，也稱舉止動作，它一般是指在外觀上可被覺察到的人體的具體姿態、動作或者活動。在實際生活裏，不論是工作還是生活，一個人總有其一係列的舉止行為呈現於他人的麵前。
舉止行為在人際交往中不但可以傳遞一定的信息，而且也有助於交往雙方的雙向溝通，這在外事活動中表現得尤為明顯。具體說來，舉止行為在外事活動中所發揮的溝通作用表現為如下四個方麵：
首先，表達作用。有時，直言不諱會使交往雙方十分尷尬。而以舉止行為表達口頭難以表述的信息，既可傳遞該信息，又可令雙方免於受窘。
其次，替代作用。在交際應酬中，經常會出現“此時無聲勝有聲”的情景。當人們感到難以言說之際，以舉止行為代替語言，也可與他人直接進行溝通或交流。
再次，調節作用。人們在交際中，有時必須對他人的言談話語、舉止行為作出反應，或積極呼應，或熱情配合，或不置可否，或漠然視之，或暗示對方適可而止。以舉止行為傳遞種種暗示，可起到調節雙邊關係的作用。
最後，輔助作用。進行口頭陳述時，倘若采用與此相稱的、一定的舉止行為，可對口頭陳述起到一定的輔助、強化作用。如果真正做到了這種“言行一致”，往往會令口頭陳述效果更佳。
在外事活動中，每一名外事人員都應對個人的舉止行為有所規範。具體來講，就是要求外事人員必須自覺地做到舉止文明、舉止有度、舉止敬人、舉止優雅。
(1)舉止文明
作為一名代表著國家、代表民族、代表單位的外事人員，舉止文明是對其舉止行為最為基本的要求。
舉止文明，對外事人員而言，就是要求其舉止行為不僅可以顯示出自己的良好教養，而且還應當顯示出自己的穩重與成熟。具體而言，外事人員的舉止行為理應顯示出其個人所具有的良好教養。在任何情況下，一位有教養的人都會對自己的舉止行為多加檢點，並對有關的具體細節倍加重視。
對外事人員來說，要通過自己的舉止行為展示個人所具備的良好教養，關鍵是在外事活動中不得采用某些在國際社會中被公認為缺乏教養的舉止行為。例如，在外人麵前修飾個人儀表，就被公認為是一種令人作嘔的表現。要是在外人麵前肆無忌憚、不厭其煩地挖鼻孔、掏耳朵、剔牙齒、摳眼屎、擤鼻涕、清嗓子、吐濃痰、刮胡子、修指甲、抓癢癢或者搓泥巴，哪裏還有文明可言？
再如，在外人麵前當眾整理個人服飾，在外事場合也被認為是缺少教養的舉動。所以在外事活動中，不允許外事人員在大庭廣眾之前拉領帶、解扣子、卷袖子、提褲子、脫鞋子、拽襪子，更不允許當眾整理自己的內衣。
除了要杜絕上述缺乏教養的行為外，外事人員的舉止行為還應當展示出其個人的穩重與成熟。要使自己的舉止行為顯得穩重成熟，外事人員就要使自己的舉止四平八穩，力戒毛手毛腳。
要使自己的舉止行為顯得穩重成熟，外事人員還要使自己的舉止不急不躁，切忌風風火火。比如，在室外走動時，一般應保持正常速度，不宜快步疾走，或者狂奔而去。前去拜訪他人時，應首先敲門或按響門鈴，獲得許可後方可入內。切不可直截了當地推門而入，也不可用拳擂門，用腳踢門。與尊長通電話時，一般應由對方首先終止通話，在對方終止通話前搶先掛上電話，是十分失禮的。
(2)舉止有度
一名久經曆練、訓練有素的外事人員，會使自己在正式場合的一切舉止行為表現得適時、適事、適宜、適度，也就是說要使之合乎常規，符合身份，適應對象，並且配合場合。舉止有度之中的“度”，實際上就是有關外事人員舉止行為的基本規矩。
在實際工作之中，外事人員在其舉止行為方麵所應恪守的這個“度”，主要體現於下列兩個方麵。
普遍性的“度”。它是指在國際社會中通行的那些有關人們舉止行為的普遍性規則。在外事活動中，外事人員對其不僅要了解得一清二楚，而且還必須認認真真地遵守。
例如，雖說在站立或就座時男女老幼有所不同，但世界各國均要求成年人在正式場合裏要“站有站相，坐有坐相”。不僅如此，在許多國家裏，有關“站相”或“坐相”的規範往往頗為一致。
再如，在現代文明社會裏，“蹲”的姿勢僅僅在其作為臨時姿勢或用於非正式場合時，才會得到認可。在正式場合，或者在眾目睽睽之下長時間地采用“蹲”姿，則必定會令人側目。
特殊性的“度”。它所指的是僅僅在個別國家、地區或民族方才適用的有關人們舉止行為的特殊性規則。因其適用地域或國家較為狹窄，在國際社會中未必暢行無阻。不過考慮到“入鄉隨俗”與“客隨主便”的需要，外事人員仍須對其有所了解，以便在必要時予以遵守。
外事人員遵守特殊性的“度”的前提，一是應無損於我方人員的國格人格，二是應保證我方人員的生命安全，三是應絕對有此必要。例如，世界各國的見麵禮節往往大相徑庭。除了握手在絕大多數國家裏普遍適用之外，許多國家所獨有的見麵禮節，在別的國家裏便難以被接受。中國人傳統的“拱手禮”難以走出自己的國門，而西方國家的“吻手禮”在中國也鮮有采用。
(3)舉止敬人
一個人的舉止行為，通常都會自覺或不自覺地展現出其對待他人的基本態度與看法。所以，在外事活動中，我方人員對這個問題決不能忽略。
在一般情況下，外事人員應誠心誠意地通過自己的舉止行為向外方人士表達敬重之意。具體而言，舉止敬人的基本要求有兩方麵：
一方麵，外方人員要注意以舉止來表達對對方的重視。在任何時候，都不允許因自己的舉止給人以忽視對方、目中無人之感。
例如，當外事人員身為東道主時，應為身為客人的外方人士引導帶路，並且在通過房門時為之開門或者關門。與外方人士交談時，外事人員切不可東張西望，玩弄手指，或者抱臂端肩，如此種種表現，均會在無形之中使對方產生被冷落、被忽視之感。
另一方麵，外事人員還須注意以個人舉止來表達對對方的敬意。在任何情況下，外事人員都不可令自己的舉止行為傲慢無禮，以至失禮於人。
例如，就座於大庭廣眾之前時，外事人員切莫當眾高翹“二郎腿”，尤其是不可以自己的腳尖指向外方人士，或者腳尖晃動不止。在公眾場合禮敬他人的最佳坐姿，應當是規規矩矩的正襟危坐。至少在就座之時，使自己側身與對方相向，並且切莫使自己的上身仰身斜靠在椅背上，雙腿放肆地向前方直伸過去，或者將自己的腦袋反反複複地晃動不止。
(4)舉止優雅
作為一種較高層次的要求，外事人員的舉止行為應力求優雅，既要高雅脫俗，又能給人以美的享受。
一般來講，舉止優雅，就是要求一個人的舉止行為美觀、雅致、大方、自然，能夠給人以賞心悅目之感。在外事活動中，外事人員應力爭使自己的舉止行為達到這個要求。
例如，就座於他人對麵時，一位有教養的女士自然知道不宜將自己的雙腿叉開。穿裙子時，此點尤為重要。
所謂舉止大方，就是要求外事人員的舉止行為要顯得灑脫、大氣，不卑不亢。換而言之，就是要求外事人員在外事場合不拘束怯場，以免給交往對象以缺乏自信、不夠開放、眼界不高、怯於交際的感覺。
例如，當直接麵對外方人士時，不管對方是熟人還是生人，是同性還是異性，都要敢於正視對方，以示對對方的重視。當對方向我方人士打招呼或介紹其見解時，尤須如此。否則就會給人以過於害羞、小家子氣的感覺，有時甚至會給人以目中無人或心懷鬼胎之感。
3．語言溝通
在外事活動中，運用任何一種具體語言，不論是中文還是外語，其目的都在於交往雙方的溝通。即以言表意，闡述己見，彼此交流，增進了解，加強信任。沒有語言交流，交往雙方往往便難以溝通。
在絕大多數情況之下，外事人員與外方人員的語言溝通以口頭交談為主要形式。從外事禮儀的角度來分析，外事人員與外方人員所進行的交談，主要涉及交談的內容與交談的方式兩大方麵。在外事活動中，前者規定了外事人員應當“說什麽”，後者則規定了外事人員應當“如何說”。
(1)交談內容
進行交談，最重要的當然是交談內容的選擇。既然一個人談話的具體內容可以反映出其教養、情趣、品位、閱曆，那麽外事人員在與外方人士進行較為正式的交談時，就有必要對談話的具體內容再三斟酌，多加檢點。
在外事活動中，外事人員在確定交談的具體內容時，應確定交談時可以涉及哪些內容，不能涉及哪些內容。確定了這兩個要點，外事人員在與外方人士進行交談時便有章可循了。
應回避和不宜涉及的交談內容。與外方人上進行交談時，外事人員應有意識地主動回避不宜涉及的某些具體內容。外事人員與外方人士進行交談時，不宜主動涉及的具體內容主要有7個方麵。
①不宜泄露國家機密與行業秘密。在外事活動中，每一名外事人員都有維護國家安全與國家利益的義務。在任何情況下，外事人員對於自己所掌握的國家機密與行業秘密都必須守口如瓶，不得隨意泄露。
②不宜對自己的國家、民族或政府橫加非議。在世界各國，其外事人員都在某種程度上代表著自己所屬的國家、民族或政府。倘若在外人麵前貶低自己的國家、民族或政府，實際上無異於貶低自己。因此，外事人員與外方人士進行交談時，不僅不能對自己的國家、民族或政府加以非議，而應對維護自己國家、民族或政府的聲譽負有義不容辭的責任。
③不宜對交談對象的內部事務隨意加以幹涉。在國際交往中，我國政府一貫堅持相互尊重、互不幹涉內部事務的原則。外事人員與外方人士進行交談時，一定要認真貫徹這個原則。
④不宜對自己的領導、同事、同行或同胞說三道四。在自己的隊伍裏，我們是倡導“批評與自我批評”的，然而為了維護自己隊伍安定團結的大好局麵，在與外方人士交談時，隨隨便便地在對自己的領導、同事、同行或同胞加以非議，則是十分不明智的。
⑤不宜涉及格調不高的話題。在國際社會裏，凶殺、慘案、災禍、死亡、色情、男女關係以及小道消息等等話題，均被視為庸俗、低級、格調不高的話題。所以在交談中，人們不僅自己主動對這些話題加以回避，而且也絕對不在他人涉及這些話題時隨聲附和。
⑥不宜討論交談對象本人的弱點、短處或其他不足之處。在外事活動中，忌談交談對象自身的弱點、短處或其他不足之處，是對對方的一種特殊形式的尊重。
⑦不宜觸及有關交談對象個人隱私的任何話題。
與外方人士進行交談時，上述七個不宜涉及的話題，可被統稱為“外事活動七不談”。
可主動涉及的交談內容。除了以上的“七不談”以外，在外事活動中，有一些常現內容可為交談活動所涉及：
①交談雙方所正式擬議的內容。在外事活動中，交談顯然具有一定的目的性。在正式場合，外事人員有責任使交談“言歸正傳”，使談話的具體內容圍繞著交談雙方擬議的問題進行。
②有助於交往對象進一步了解我方實際情況的內容。由於國與國之間存在著一定的差異，所以在外事活動中，中外雙方往往需要進一步相互了解。為了便於交往對象進一步了解我方的實際情況，外事人員在交談中應主動介紹有關我方的實際情況。在介紹時，一是要注意客觀性，二是要考慮時效性，三是要體現公正性。
③對交談對象所屬的國家、民族、單位以及對其本人表達敬意的內容。在外事活動中，對交談對象所屬國家、民族、單位乃至其本人的光榮曆史、優良傳統、突出成就、傑出貢獻表達直接的敬意，或者由衷地加以稱道，既體現了我方海納百川的廣闊胸襟，又是對交往對象尊重的一種表現。
④交談對象本人確有所長的內容。在外事活動中，直接向交談對象討教對方所擅長的內容，不僅可以找到與其交談的興奮點，而且還可以令我方人員表達出自己的虛心好學的精神，並通過交談有所收獲。
⑤舉世公認的格調高雅的內容。外事人員在交談中應盡量以哲學、曆史、地理、文學、音樂、繪畫、書法、建築或時事等為內容。選擇這些話題，才與外事人員的身份相稱。
⑥人人歡迎的輕鬆愉快的內容。在交談中，尤其是在非正式交談中，外事人員應力戒深奧枯燥、故弄玄虛的話題。有些時候，主動談論一些令人感到輕鬆、愉快的內容，諸如體育比賽、電影電視、娛樂休閑、風光名勝、烹飪小吃、名人逸事或者時尚之事，不僅可以令交談者感到輕鬆，而且往往還可以令眾人開心一笑，活躍現場的氣氛。
(2)交談方式
在外事活動中，外事人員對於交談的具體方式尤須高度重視。在一定情況下，尤其是在初次交往時，交談的具體方式往往與交談者的態度直接相關。
根據慣例，外事人員主要應在語言、語態、語氣、語音、語速以及具體陳述形式等方麵加以注意：
要重視語言。作為一名外事工作者，在外事活動中具體應當選用哪一種語言作為自己的交流工具，向來大有講究。對於在什麽情況下需要講中文，在什麽情況下需要講外語，外事人員絕對不能自行其是。
一般來講，在選擇自己的語言工具時，外事人員有如下4條規則可循：
①在官方活動中，應當使用中文。出於維護國家尊嚴的考慮，除翻譯之外，外事人員均應使用本國法定的官方語言。我國外事人員作為國家、政府、單位的代表，自然應當在外事活動中使用中文，然後在必要之時，借助於譯員進行翻譯。
②在一般活動中，可以使用外語，如觀光、遊覽、購物等等，精通外語的外事人員均可直接使用外語，以便於與外方人士進行溝通。
③在國際場合中，使用規定語言。如參加國際組織、國際會議等多邊外交活動時，外事人員通常應當使用該場合所法定或約定俗成的規定語言。
要重視語態。與外方人士進行交談時，外事人員務必要重視自己的語態。對外事人員與外方人士交談時具體神態的基本要求是：親切友善、不卑不亢。
要重視語氣。在談話進行的整個過程中，談話雙方往往都會十分在意對方的語氣。越是重要的活動，這一點便會表現得越是突出。與外方人士交談時，外事人員必須以平等而禮貌的語氣對待對方。
要重視語音。在外事活動中，語音往往也是外事人員交談時的敏感問題之一。
外事人員所關注的語音，首先應是其所運用的語言發音是否純正的問題。這一點，通常與其受教育的程度有關，而且會直接影響其業務能力。使用任何一種語言，不論是中文還是外語，均應力求發音純正，不帶鄉音、土語，以免妨礙表達，令人產生誤會。
外事人員所關注的語音，還應包括其運用語言時音量大小的問題。一般認為，在談話時細聲細語，調低音量，是現代人文明程度的一種體現。在公共場合尤須如此。反之，在交談中粗聲大嗓，高聲叫喊，則是缺乏教養的表現。
要重視語速。在交談時，語速的問題不能不予以考慮。因在外事場合經常需要使用外語，外事人員對此尤其應當給予充分的注意。
在外事活動中，外事人員應使自己的語速適中，不快不慢。做到這一點，不僅有助於譯員的翻譯工作，有利於交談對象聽清自己所言之事，使對方真正理解自己，而且還可以借此向對方顯示自己健康而平和的心態。具體而言，要注意一下兩點：
一語速應當正常，也就是要求語速不快不慢，以人們所習慣的語速為準。
二語速應當均勻，也就是要求勻速，否則易於給人以表演、誇張、做作之感。
要重視具體的陳述形式。與外方人士交談時，外事人員還應重視具體的陳述形式：
一要雙向交流。在交談中，要以雙方共同感興趣的話題為中心，並利用雙方均能接受的方式進行。若發現話不投機，需及時調整話題。
二要委婉表述。外事人員在陳述己見時，應力求和緩、中聽，不僅要善解人意，而且要留有餘地。切記：在任何時候，都不要強人所難，勉強對方。
三要禮讓對方。與外方人士交談時，不應以我為中心，忽略對對方的尊重。在正常情況下，在談話中不要隨便否定對方、質疑對方，或一言不發、有意冷場。
4．姓名稱呼
在對外交往中，要求外事人員尊重交往對象，就必須要求其對交往對象的姓名稱呼予以高度重視，認真加以對待。
從總體上講，在對外交往中對待外方人士的姓名稱呼有三點注意事項：第一，要符合常規；第二，要照顧習慣；第三，要“入鄉隨俗”。具體來講，則要求外事人員一是要記住交往對象的姓名，二是要善於采用對方的尊稱。
在外事活動中，外事人員在需要稱呼或使用外方人士的姓名時，要注意四個問題，即：記住對方、不出差錯、不宜濫用以及使用差異。
記住對方。在外事活動中，尤其是在初次交往中，外事人員對外方人士表示重視的最為行之有效的做法，就是要“記住對方”，以示自己對對方的重視。“記住對方”，首先就是要牢記對方的姓名。
不出差錯。在對外交往中，外事人員在涉及外方人士的姓名時，不論是口頭稱呼還是書麵記錄，都不應當出現任何差錯，否則將嚴重挫傷對方的自尊心。
不宜濫用。重視外方人士的姓名，在對外交往中就意味著對對方的尊重。因此，在日常工作與生活中，外事人員切忌濫用外方人士的姓名。
使用差異。如同各國習俗各異一樣，在不同的國家裏，人們姓名的排列方式和稱呼方式往往也各不一樣。所以外事人員在有必要使用外方人士的姓名時，一定要對其差異有所了解。
在我國，一個人的姓名通常都是姓氏居前，名字居後。而在國際上，隻有日本、韓國、朝鮮、越南、匈牙利等少數幾個國家的人的姓名排列方式與中國人的姓名排列方式相同。
在英美等國，人們的姓名一般都是名字居前，姓氏居後。有時在二者之間，還存在一個教名。法國人、德國人、意大利人姓名的排列方式，與英美國家的人略同。在亞洲，泰國人的姓名排列方式，也是名前姓後。
在俄羅斯，人們的姓名均由三個部分組成。其正常排列順序為：名字居前，父名居中，姓氏位於最後。
在西班牙與廣大拉丁美洲國家裏，人們的姓名也分為三個部分。但是其正常順序是：名字在前，父姓居中，母姓在後。
在阿拉伯各國，人們的姓名由四個部分組成。其排列順序由前而後依次為：本人名字，父親名字，祖父名字，家族姓氏。
在葡萄牙和巴西，人們的姓名亦由本名、父姓與母姓三部分組成。其正常排列順序是：名字居前，母姓居中，父姓居後。而在緬甸，人們卻隻有名字，並無姓氏。
在稱呼外方人士時，外事人員還有必要區分清楚：何時應當稱其姓氏，何時應當稱呼其名字，何時應當采用其全稱。采用不同的稱呼方式，不僅意味著雙方具體關係有別，而且也表現出對對方尊重的程度有所不同。
稱呼俄羅斯人，除了在正式場合宜稱呼其全稱外，在一般情況下可稱其姓，亦可呼其名。將其本名與父名連用時，表示比較客氣；而在向長者表示尊敬時，則隻稱其父名。
對於英、美、加、澳、新、法、德、意等國人士而言，在十分正式的場合，應稱其全稱，在一般情況下，可僅稱其姓氏。隻有在關係極其親密的人士之間，才會直呼名字。
稱呼日本人、韓國人、朝鮮人時，一般應當稱呼其全稱。在一般情況下，對日本人亦可直稱其姓氏。而在韓國與朝鮮，直呼一個人的名字則被視為是失禮之舉。
在稱呼使用西班牙語、葡萄牙語國的人士姓名時，正式場合宜用其全稱，而在一般情況下，則可隻使用其，簡稱，即其父姓，或是其本名加上父姓。
稱呼阿拉伯人時，稱呼其全稱，往往意味著鄭重其事。在一般情況下，稱呼阿拉伯人時可省去其祖父名，或將其祖父名與父名一道略去。需要簡稱阿拉伯人時，通常可以隻稱呼對方的名字。但是，若對方擁有一定的社會地位，則隻宜以其姓氏作為簡稱。
在越南與泰國，在一般場合中稱呼一個人時，通常可隻稱其名，而不道其姓。而在稱呼越南人的名字時，一般情況下均可隻稱其中最末的一個字。如可稱“阮文才”為“才”。
(2)稱呼有別
在外事活動中，我方人員對外方人士所使用的稱呼，往往備受對方重視。因為選擇一種稱呼，不僅反映著自身的教養和對對方尊重的程度，而且還體現著雙方關係發展到了何種程度。
在稱呼對方人士時，外事人員應當注意照顧習慣、區分對象、有主有次、防止犯忌這四個具體事項。
照顧習慣。外事人員在稱呼外方人士之前，應當對對方有關的習慣做法了解清楚，並且予以遵守。一般來講，在稱呼外方人士時，必須使用尊稱。
區分對象。當麵對不同行業、不同職務、不同身份乃至不同性別的外方人士時，外事人員還須根據具體交往對象的不同，而在稱呼上有所區分。具體而言，主要有下列幾點需要特別重視：
對於成年人，可將男士稱為“先生”，將婦女稱為“小姐”、“夫人”或“女士”，這是在國際社會裏適用麵最為廣泛的一種“泛尊稱”。在具體稱呼婦女時需要注意：對已婚者應稱“夫人”，對未婚者或不了解其婚否者可稱“小姐”。對不了解其婚否者，亦可稱之為“女士”。
在政務活動中，除可使用“泛尊稱”外，還有兩種稱呼方式：一是稱呼對方的行政職務；二是稱對方為“閣下”。按照常規，“閣下”主要用以稱呼地位較高者。但在美國、德國、墨西哥等國，不存在使用該稱呼的習慣。
在軍事交往中，對於外方的軍界人士，最佳的稱呼是稱其軍銜。對其行政職務，一般不必稱呼。
在商務活動中，世界各國都最歡迎使用“泛尊稱”，而對稱呼行政職務不大歡迎。在學術性活動中，情況也大抵如此。
在服務場所中，對於各種服務人員與服務對象，通常都可以使用“泛尊稱”。
在宗教活動中，對外方的神職人員，一般均應以其神職相稱。有兩點特別應予注意：第一，切勿在稱其神職時出現差錯；第二，越是正式的場合，越應當在稱其神職時采用全稱。
在一般場合中，對於教授、研究員、工程師、律師、法官、醫生、博士等職稱、職務或學位擁有者，均可直接以之相稱，對方人士會感覺十分“順耳”。
在與社會主義國家的人士或兄弟黨的人士交往中，通常可以稱對方為“同誌”。除此之外，“同誌”這一稱呼切勿在對外交往中濫用。
在與君主製國家的王公貴族交往中，在稱呼對方時一定要采用對方的慣例。通常對國王、王後，應當稱“陛下”，對王子、公主、親王及其配偶，應當稱“殿下”。對於擁有封號、爵位者，則應以其具體封號、爵位相稱。如“爵士”、“勳爵”、“公爵”、“侯爵”、“伯爵”。“子爵”、“男爵”等等。稱呼對方封號時，一定要力求完整無缺。
有主有次。在實際工作中，外事人員往往需要在同一時間之內對多名外方人士同時加以稱呼。在此種情況下，既要注意在稱呼對方時麵麵俱到，更要注意在稱呼對方時有主有次。
所謂有主有次，通常指的是在需要同時稱呼多名外方人士時，一定要首先分清主次，然後再由主至次，依次而行。在實際操作中，其標準做法有下列三種：
一是由尊而卑，即稱呼多名人士時，應當自其地位較高者開始，自高而低，依順序進行。
二是由疏而親，即若被稱呼的多名人士與自己存在親疏之別，為避嫌疑，一般應當首先稱呼其中與自己關係生疏者，然後再稱呼其中與自己關係親近者。
三是統一稱呼。在一些特殊情況下，對多位被稱呼者不必一一稱呼，或者不便一一稱呼時，則可采用統一稱呼對方的方式作為變通。例如，以“諸位”、“大家”、“各位來賓”、“女士們、先生們”等方式直接稱呼對方。
防止犯忌。在與外方人士交往時，千萬注意不要因稱呼而冒犯對方的禁忌。一般而言，下列稱呼都是不能采用的：
一是錯誤稱呼。在稱呼外方人士時，假如出現差錯，顯然是失禮之極的。
二是無稱呼。需要稱呼外方人士時，如果根本不用任何稱呼，或者代之以“喂”、“嘿”、“下一個”、“那邊的”以及具體代碼，都是極不禮貌的。
5．問候行禮
在對外交往中，外事人員對有關致意的禮儀必須認真了解，認真遵守。在常規的交往應酬中，致意的最為常見的形式主要有見麵禮與問候禮。
在外事活動中，見麵禮與問候禮得以普遍運用，所以對其具體運用形式外事人員必須予以關注。
(1) 互相行禮。
在對外交往中，外事人員具體應當選擇何種見麵禮節，是十分講究的。在外事活動中，外事人員可以沿用自己慣用的見麵禮，也可以比照交往方的特殊禮節來行見麵禮。對於在日常交往中常見的握手禮、擁抱禮、吻手禮、親吻禮、合什禮、鞠躬禮、撫胸禮、脫帽禮等等，外事人員有必要深入了解。
①握手禮，通常是指交往雙方以握手的形式互相致意。它既為中國人所慣用，又普遍適用於國際交往之中。在運用握手禮時，有以下三點事項值得注意：
一是注意方式。在行握手禮時，雙方均應起立，並迎向對方，隻有女士才可以在社交場合握手時坐而不起。在伸手與他人相握時，應手掌垂直於地麵，以右手與對方右手相握。應注意握住對方手掌的全部，稍許用力上下晃動一兩下，並且停留兩三秒鍾。在此過程中，還需要目視對方雙眼，並且麵帶微笑。
二是注意順序。握手時，在其順序上講究“尊者居前”，即由雙方之中地位為尊者先行伸手。女士與男士握手時，應由女士先伸手；長輩與晚輩握手時，應長輩首先伸手；職務高者與職務低者握手時，應職務高者首先伸手。惟有賓主握手時較為特殊，客人抵達時，應主人首先伸手，以示歡迎；客人告辭時，應客人首先伸手，以示請主人就此留步。
二是注意禁忌。在對外交往中，握手禮有下列五條禁忌。第一，不宜用左手與他人相握；第二，不宜用雙手與異性相握；第三，不宜與多人交叉握手；第四，不宜戴著手套與人握手；第五，不宜戴著墨鏡與人握手。
②擁抱禮，一般指的是交往雙方互相以自己的雙手攬住對方的上身，借以向對方致意。 對於擁抱禮，外事人員主要應掌握下述四點：
一是具體區域。一般來講，擁抱禮在西方國家廣為流行。在中東歐、阿拉伯各國、大洋洲各國、非洲與拉丁美洲的許多國家裏，擁抱禮也頗為常見。但是在東亞、東南亞國家裏，人們對此卻不以為然。
二是具體人員。在歐洲、美洲、澳洲諸國，男女老幼之間均可采用擁抱禮。而在亞洲、非洲的絕大多數國家裏，尤其是在阿拉伯國家，擁抱禮僅適用於同性之人，與異性在大庭廣眾之前進行擁抱，是絕對禁止的。
三是具體場合。在慶典、儀式、迎送等較為隆重的場合，擁抱禮最為多見，在政務活動中尤為如此。在私人性質的社交、休閑場合，擁抱禮則可用可不用。在某些特殊的場合，諸如談判、檢閱、授勳等等，人們則大都不使用擁抱禮。
四是具體做法。擁抱禮最為常見的做法是：兩人走近之後，正麵站立。先各自抬起右臂，把右手搭在對方左肩之後，隨後左臂下垂，以左手扶在對方的腰部右後側。開始時，首先向對方左側擁抱，接下來向對方右側擁抱，最後再向對方的左側擁抱。
③吻手禮。實際上是親吻禮的一種特殊形式，它是以一個人親吻另外一個人的手部，來向對方表示致意的禮節。在亞洲國家裏，吻手禮與親吻禮一樣，都不甚流行。
在對外交往中有可能接觸吻手禮時，必須對其下述三個特征有所了解：
一是單向性。一般的見麵禮，如握手禮、擁抱禮、親吻禮等等，往往都具有雙向性，即有來有往，彼此相互施禮。但是吻手禮卻較為特別，它通常是單向施禮的，其施禮對象不必以相同形式向施禮者還禮。
二是對象性。吻手禮大都是男士向女士施禮。接受吻手禮的女士，往往都是已婚者。按慣例，一般不應當向未婚婦女施吻手禮。
三是限定性。在正規場合施吻手禮時，通常有兩個特殊的限製。第一，行禮的地點應當是在室內。在街道上行此禮，不合時宜。第二，吻手的部位應當是女士的手指或手背。被吻的手，大都是右手。當男士吻女士的手時，必須是輕輕的，具有象征性的接觸，而不是“大張旗鼓”。
④親吻禮，特指以親吻交往對象麵部某些特定部位的方式，來向對方致意的禮節。當人們有必要向他人行親吻禮時，有如下三點須特別注意：
一是點到為止。在親吻別人時，不論與對方關係如何，不論雙方是否同性，都不宜表現得過於熱烈，過於投入。一般以唇部象征性地接觸對方一下即可。
二是部位不同。根據慣例，在行親吻禮時，關係不同之人，親吻對方的部位是大有差別的。長輩親吻晚輩，應親吻其額頭；晚輩親吻長輩，應親吻其下頜或者麵頰；同輩人或同事之間，同性應輕貼對方的麵頰，異性方可親吻對方的麵頰。
三是國情差異。在西方國家裏，親吻禮既適用於同性之間，也適用於異性之間。而在穆斯林國家裏，則僅限於同性之間使用，異性之間絕對不得使用。
⑤合什禮，是以雙手手掌十指相合的形式，來向其交往對象致意的禮節。嚴格地講，合什禮其實是一種佛教的專用禮節。因此，它在東南亞、南亞等一些普遍信奉佛教的國家裏十分流行。在歐洲、美洲與非洲，合什禮並不多見。向他人施合什禮時，有三點必須為施禮者所重視。
一是神態莊嚴。在向他人行合什禮時，允許施禮者麵含微笑，亦可同時口頌祝詞或問候對方。但是，最佳的神態卻是神態莊嚴而凝重。此刻嬉皮笑臉，擠眉弄眼，探頭探腦，手舞足蹈，或者隨口胡謅，是絕對不許可的。
二是鄭重其事。作為一種宗教禮節，合什禮在其施行之時要求鄭重其事。它的標準做法是：雙掌十指相合於胸部正前方，五指並攏，指尖向上，手掌上端大體與鼻尖持平，手掌在整體上向外側傾斜，雙腿直立，上身微欠，低頭。行禮之時，身體一般應立正不動。不過，隻要不是疾步狂奔，在緩步行進時，亦可施行此禮。
三是敬意有別。根據傳統做法，在向別人行合什禮時，雙手舉得越高，則越能體現出對對方的尊重。然而在一般情況下，在正式場合向別人行合什禮時，原則上不應使之高過自己的額頭，惟有禮佛之時，才將合什的雙手舉得較高。
⑥鞠躬禮，指向他人躬身以示敬重或感謝之意。它因此也被稱為躬身禮。外事人員在采用鞠躬禮時，主要應注意如下四點：
一是內外有別。自古以來，中國就有鞠躬禮存在。但是在中國，鞠躬禮多用於需要表達敬謝之意或道歉之意的場合。而在國外，它卻主要用於見麵或告別之際。
二是對象特定。在國外，鞠躬禮主要通行於與我國相鄰的日本、韓國、朝鮮諸國。在歐美各國以及非洲國家裏，它並不流行。
三是中規中矩。向他人行鞠躬禮時，應當首先立正脫帽，雙目正視施禮對象，然後麵向對方，上身彎腰前傾。在此過程中，通常男士應將雙手貼放於身體兩側的褲線之處，而女士的雙手則應在下垂之後搭放於腹前。
四是區別對待。施鞠躬禮時，外國人一般隻會欠身一次，但對其具體幅度卻十分在意。在正規場合欠身的幅度越大，越表示自己對交往對象禮敬有加，不過欠身最大幅度不宜超過90o。
⑦撫胸禮，指以手部撫按於胸前的方式，來向他人致意。實際上，它也具有一定的宗教含義，在信奉基督教、伊斯蘭教的國家裏普遍流行。而當初它所表示的，往往是誓言或宣誓之意。行撫胸禮時，其方式必須正規。一般的做法是上身稍許躬身，眼睛注視交往對象或目視正前方，頭部端正或微微抬起，以右手手掌掌心向內、指尖朝向左上方，然後將其撫在本人的左胸之前。必須切記，行此禮時，不僅應當態度認真而莊重，而且絕對不允許以左手行禮，撫按右胸。
⑧脫帽禮，指以摘下本人所戴帽子的方式，來向交往對象致意。行脫帽禮時，一般有以下三點注意事項：
一是方法有異。行脫帽禮時，戴製服帽者，通常應雙手摘下帽子，然後以右手執之，端在身前。戴便帽者，則既可以右手完全摘下帽子，又可以右手微微一抬帽簷代之。不過越是正規之時，越是要求完全徹底地摘下帽子。
二是男女有別。本著“女士優先”的精神，一般準許女士在社交場合內不必摘下帽子，而男士則不享有此項特殊待遇。
三是用途廣泛。一般而言，脫帽禮除適用於見麵時之外，還適合於其他場合。比如路遇熟人，進入他人居所或辦公室，步入娛樂場所，升掛國旗、演奏國歌時等等，都可以施脫帽禮。
(2) 互致問候
在各國、各地區、各民族，問候禮都普遍運用。所謂問候禮，通常簡稱為問候、問好、問安或者打招呼。具體而言，它是指在與他人相見時，以專用的語言或動作向他人詢安問好，也是向對方表示善意的一種常規的致意形式。
外事人員在對外交往中需要問候外方人士時，對以下三個問題應當注意：
一是規範內容。在不同的國家，人們問候他人的具體內容往往各有不同，但卻均充滿了對問候對象的善意。
例如，在中國，人們最常見的問候是：“忙什麽呢？”“吃過飯沒有？”在美國，人們的問候往往是最為簡潔的：“嗨！”而在西亞的一些以畜牧業為主的國家裏，人們卻慣以“牲口好嗎？”作為問候之語。
在對外交往中，問候外方人士的常規內容一是直接向對方問好，如“你好！”二是采用時效性問候，即在向對方問好的同時加上具體的時間限製，如“早上好！”“下午好！”“晚上好！”除此之外，不宜再以其他內容向外方人士進行問候。
二是重視態度。當外事人員向外方人士進行問候時，態度應當熱情、友好、大方。具體而言，須對以下幾點加以注意：
應當“眼到”。問候他人時，一定要正視對方的雙眼，以示自己全神貫注，一心不二。不允許目視他方，或是不敢正視對方。
應當“口到”。它的含義是：問候他人時，聲音一定要清晰、響亮、爽朗，切莫聲音含糊不清，好似被迫而為。
應當“意到”。在問候他人時，不允許麵無表情，更不可以充滿敵意。隻有麵露真誠的微笑，才會使自己的問候顯得真心實意。
三是講究順序。在比較正式的場合，人們彼此之間的問候應當是有來有往的。雙方在彼此問候時，其具體順序的先後很有講究。根據慣例，雙方在彼此問候時，禮儀上的講究是“位低者先行”，即通常應當由雙方之中地位較低的一方先問候地位較高的一方。具體說來，主人應當首先問候客人，晚輩應當首先問候長輩，職務低者應當首先問候職務高者，男士應當首先問候女士。
在對外交往中，如果我方人員需要同時問候多名外方人士時，按照慣例可以“由尊而卑”或“由近而遠”依次進行。
如果外方人士先向我方人員進行問候，則我方人員應當立即予以回應。