55撥打電話時應注意的細節

撥打電話是生活中十分常見的事情，也是處理事務的必須。但什麽時候打，說些什麽，怎樣說，這些細節都應注意，否則會給人留下不禮貌的印象。

時間適宜

要打成功一個電話，首先就應該明確：通話惟有在適宜之時進行，才能事半功倍。打電話若不考慮時間問題，往往會引起一些不必要的麻煩，無事生非，漏洞就大了。

（1）選擇時間：打電話應當選擇適當的時間。按照慣例，通話的時間原則有二：一是雙方預先約定通話時間，二是對方便利的時間。

一般說來，若是利用電話談公事，盡量在受話人上班10分鍾以後打電話。在用餐之時撥打電話，也不合適。

撥打公務電話，盡量要公事公辦，不要有閑言碎語。也不能在他人的私人時間，尤其是節假日時間裏，去麻煩對方。另外，要有意識地避開對方通話的高峰時段、業務繁忙時段、生理厭倦時段，這樣通話效果會更好。給國外通話，一定要注意時差問題，否則難免出洋相。

（2）通話長度：在一般通話情況下，每一次通話的具體長度應有意識地加以控製，基本的原則是：以短為佳，寧短勿長。千萬不能如瀉堤之水，滔滔不絕。

在電話禮儀裏，有一條“三分鍾原則”。實際上；它就是“以短為佳，寧短勿長”原則的具體體現。它的主要意思是：在打電話時，發話人應當自覺地、有意識地將每次通話的長度，限定在三分鍾之內，盡量不要超過這一限定。

（3）體諒對方：發話人在打電話時，應當善解人意，將心比心，對受話人多多體諒。不論彼此雙方關係如何、熟識到哪種程度，對於這一點都不要疏忽大意。在把握通話時間時，尤須對此加以關注。

在通話開始後，除了自覺控製通話長度外，必要時還應注意受話人的反應。比如，可以在通話開始之時，先詢問一下對方，現在通話是否方便。倘若不便，可約另外的時間，屆時再把電話打過去。

倘若通話時間較長，如超過三分鍾，亦應先征求一下對方意見，並在結束時略表謙意。

在對方節假日、用餐、睡覺時，萬不得已打電話影響了別人，不僅要講清楚原因，而且不要忘記說廣聲“對不起”。

內容合理

根據禮儀規範，發話人要做到內容簡練，就必須注意以下幾個方麵。

（1）事先準備：每次通話之前，發話人應該做好充分準備。最好的辦法，是把受話人的姓名、電話號碼、談話要點等必不可少的內容列出一張“清單”，這樣一來，由於準備充分，通話時便可照此辦理，就不會再出現打錯電話、現說現想、缺少條理、丟三落四的情況了。另外，撥號的同時要調整好自己的情緒，電話接通後，首先要自報家門：“你好!我是某某，勞駕請讓某某某先生接電話好嗎?”或者“你好!我是某某某，請問某某小姐在嗎?”注意：電話接通後說好第一句話直接影響實際效果。

（2）簡明扼要：在通話之時，發話人講話務必求務實，不求虛假客套。問候完畢，即開宗明義，直入主題，少講空話，不說廢話。絕不可噦嗦不止、節外生枝、無話找話、短話長說。

使用公共電話，而身後有人排隊時，一定要自覺主動地盡快終止通話。切勿當眾發嗲撒嬌，大演愛情戲劇，或是故意拖延時間，與排隊者作對。

表現文明

表現文明，具體說來，必須注意以下幾個重要細節：

在通話時，發話人不僅不能使用“髒、亂、差”的語言，而且還須銘記，有三句話非講不可，它們被稱為“電話基本文明用語”。它們所指的是：

其一。在通話之初，要向受話人首先恭恭敬敬地道一聲：“您好!”然後方可再言其他。切勿一上來就“喂”對方，或是開口便講自己的事情。

其二，在問候對方後，接下來須自報家門，以便對方明確來者何人。這裏有四種模式可以借鑒。第一種，報本人的全名；第二種，報本人所在單位；第三種，報本人所在單位和全名，如說：“你好!我是某某公司的某某某。請問……”；第四種，是報本人所在單位、全名以及職務，即在某某後加上你的職務，便於對方理解和適應場合對話。其中第一種模式適於日常的私人交往，後三種多用於公務交往，而第四種又最為正規。

其三，是在終止通話前，雙方預感即將結束的片刻，發話人應主動先說一聲“再見”。要是少了這句禮貌用語，就會使終止通話顯得有些突兀，並使自己有禮始而無禮終。那同樣會使對方受到傷害和不解。

發話人在通話時，除語言要“達標”外，在態度方麵也要好自為之，不可草率。

對於受話人，即使是對下級，也不要厲聲嗬斥，態度粗暴無理；即使是對領導，也不要低三下四，阿諛奉承。

電話若需要總機接轉，勿忘對總機的接線員（也稱話務員）問候一聲，並且還要加上“謝謝”。另外，“請”、“麻煩”、“勞駕”之類的詞，該用的也一定要用。

碰上要找的人不在，需要接聽電話之人代找，或代為轉告、留言時，態度同樣要文明有禮，乃至要更加客氣。

通話時電話忽然中斷，依禮節需由發話人立即再撥，並說明通話中斷係線路故障所致。萬不可不了了之，或等受話人一方打來電話。