10、養成良好的工作習慣

看看你麵前所堆積的東西，然後查閱一下其內容。在這些文件中，哪些對你仍有用處？如果你跟周圍的人一樣，那麽你可能會有75％的文件是沒有用的。除非你在找資料，否則你是不會去看它的。如果沒有這些文件放在你麵前，你也不會有失落的感覺。而當你堆放的舊年度報告和上個月的文件不見時，你將因此而降低工作效率。

一個人工作是否有效率、是否具有滿足感或如願以償，這完全視結果而定。如果你明確自己所追求的是什麽，則得到的成果既多又好。我們將介紹許多特殊的技巧，讓你能更快、更順利，而且較為輕鬆地實現你的目標。如果能將這些技巧運用到你與周圍環境的關係之中，這與你得到成果和善用時間、精神與才智有著密不可分的關係。

當你專注於自己的一生和職業目標時，需要思考如何從許多可能的事情中找出幾件，並加以完成。而當你作出“基本決定”時，這就是一種執行：“我下一步該怎麽做？”其目的在於激起你的統馭力——即使你隻引導你自己一人。

(1)清理所有文件並加以處理

文書工作是個容易處理的問題。包括表格、信件、備忘錄、報告或那些要填、讀、分析、寫和討論的東西。可是有些人卻對這一問題束手無策。

除非你的工作像謄寫員工作一樣，得分類、歸檔、修正或處理文件，否則你的文書工作應該是做得完的。因此，這些工作不該占據你太多的時間。

如果你現在或即將成為主管，希望你盡可能減少不必要的文書工作。你不妨試著提高那些必要的工作的效率，並將所有文件集中在一個適當的地方存放。

同時，讓我們看看該如何處理這些工作。

大多數人常把文件堆在身旁，如桌上、衣櫥上、櫃子上、咖啡桌上、樓梯——隻要是能放東西的地方。隻要瀏覽一下一個人的辦公室或住處，就可以猜出一個人辦事的能力。

如果你的麵前總有一大堆文件，這暗示著你一定經常受到困擾。零亂的文件表明你需要別人的幫助，可是情況還不算太壞。有一位會計師，他的辦公室裏總是堆積了好幾疊文件。最底下的一疊文件大約有6英寸厚，用橡皮筋或紙繩捆在一塊兒。有時一疊文件放在其他兩疊的中間，而有時則三四疊堆在一起，其中有些已無從辨認。甚至會計師也不知道，更不在乎裏麵寫的是什麽。其實，隻要翻翻裏麵的文件，就可以發現，有些文件根本就沒有用處。這些文件全記載著過期的法律規定和已去世的客戶資料，而這些人的遺產早就處理好了。這位會計師喜歡這些堆積的文件，對他來說，再也沒有比這更好的資料了。

如果你喜歡堆積文件——假使你心裏覺得有必要保留的話——那勸你改掉這些習慣，你需要的是另一種方式的協助。

假如你是因疏忽或缺乏訓練而養成這種習慣，或者你覺得這些文件若擱在手邊，做起事來會更有效率的話，那麽你還有藥可救。

老實說，這些文件對你來說無疑是一項重擔。試著加以處理吧。否則它們會降低你的工作效率，就像一輛汽車上，如果都是舊零件，你就無法迅速把車修好一樣。

看看你麵前所堆積的東西，然後查閱一下其內容。在這些文件中，哪些對你仍有用處？如果你跟周圍的人一樣，那麽可能會有75％的文件是沒有用的。除非你在找資料，否則你是不會去看它的。如果沒有這些文件放在你麵前，你也不會有失落的感覺。而當你堆放的舊年度報告和上個月的文件不見時，你將因此而降低工作效率。

從現在起，每當你翻閱文件，尋找你所要的資料時，隨手拿支筆或簽字筆，在文件邊上輕輕地做個記號。而在你下次找別的資料時，同樣也在上麵做個記號。

不妨用一種好玩的心理，寫下你預估翻閱的次數。我們敢說，你算的一定不夠。很快，你就會發現你所得到的記號必然會比你所想像的來得多。在某種情況下，有人曾經翻閱同一份文件達137次。然而文件依然對他構成妨礙。因此在你尋找資料時，開始計算一下你翻閱這些文件的次數吧。一旦你確定這些文件會妨礙你的工作效率，你就能找出補救措施。

(2)消除各種降低效率的因素

試著養成在一張十分幹淨、簡潔的桌子上工作的習慣。而放在桌子上的文件，也一定要是最重要的，而且對你有益。把其他不相關的東西擱置一旁吧。

這裏我們用“離久情疏”這句話可能比較合適了。如果是重要文件，大多數人都會把文件放在醒目的地方，以免自己忘了。他們擔心，假如他們把文件存檔的話，他也會忘了文件上所提到的工作或職責。

他們這麽做也許並沒錯。可是這不能構成積壓文件的理由。你是否得和親戚住在一塊，才能記得他們呢？你是否也得時時看到這些文件，才能把它們記在心裏呢？

這些文件的真正作用是讓你無法專注於某一件相當重要的工作。每當你掃視麵前堆著文件的桌子，你會因惦記著去做某件事而分心。從複雜淩亂的記憶中選擇自己應該記住的某一要事，這是相當重要的。其關鍵就在“有選擇性”這四字上。假使你經常或普遍用它的話，這種方法會產生負麵效果——就跟你積壓的文件一樣。

你也許跟一位在會議桌上疲憊不堪的推銷員一樣，一天到晚忙得動彈不得。你開始向一位想要買東西的人遊說，但在緊要關頭，卻阻止了另一人撫弄貨品。你急著想把東西推銷出去，可是當客人在訂貨單上簽字時，又有一個人抓住了你的袖口，問了一個你難以回答的問題，就在你要回答問題時．你突然想起你原本要告訴第二位客人一些事的。所以你擱下手邊的事情，趁著在這件事情還沒忘掉之前，打個電話告訴他。可是就在你等他接電話的當兒，不斷有人走進攤位向你詢問產品。

從早到晚，你就這樣一直忙碌不堪。你忙個不停地向數以百計的人推銷，卻沒有達成一宗交易，收效為零。

這種做事方式使你無法控製自己的時間和精力。當你趴在桌上叫苦時，你根本毫無效率可言，而你正是這麽做了。

最好的方式是保持桌麵的整潔。首先，你將記得議程上最重要的事。在某些情況下，讓你能專注於某一件重要的事，而不受其他因素的幹擾。不用擔心你會忘了下一步該怎麽做。你絕對不會忘的。第二，有些相當有用的記憶術，能讓你記得這些事，而不致耽誤你的進度。

用不了多久，你將養成每天製定計劃的習慣。這些計劃將取代那些文件，而不至於讓你分心。

(3)綜合性的歸檔方式

大多數人都不知不覺地積壓文件，可是一旦你這麽做了，日積月累，最後你便無法控製。到那時你得花一段長時間，才能找到自己所要的資料。大多數人積壓文件的借口不外乎兩點：

①現在沒有地方可以擺這些文件；

②我隻是放在那裏一會兒。

假設你不用這些借口的話，你就不會堆積文件。兩種避免堆積文件的方法是：

①有個地方——一個相應的地方——去放那些你想保留的東西；

②立刻物歸原處，除非你現在正在使用它。

綜合性的歸檔方式在這兒說來是個妙方。它能提供你一個地方擺所有的文件。而且它使你有信心能在需要時，立即就找到資料。把文件放在看不到的地方，是需要相當大的勇氣的。

讓我們試著去麵對，一個散亂的歸檔方式就像個零亂的衣櫃一樣，你得把某些東西拿出來，才能找著所要的東西。而每當你打開衣櫃時，便有一大堆的東西朝你撲來。如果目前的歸檔方式(假設你有的話)像個零亂的衣櫃，那麽在你使用時，你常常會覺得自己像個呆子一般。難怪你會把文件堆放在身邊。

一個有係統的歸檔方式，能讓你有個整潔的工作環境，進而專注於某一件工作上。實際上它是個人專心致誌和尋求效率所必需的利器。