第八章 合理利用時間

事分輕重緩急

有一個經常大驚小怪的經理，他的部門每年為公司賺進幾百萬。有一天公司突然提供這個部門一個隻要能適時行動就可賺進更多利益的機會。按理說，該部門應該要暫拋一切事物，好好利用這個大好機會才是。但這位守舊落伍的經理卻為著自己部門平麵布置的問題而煞費心思。打字機、垃圾筒該放在那裏好呢？每個不同的大小桌子該占多大的麵積呢？他拿著計算尺白白浪費了兩三天的時間。雖然該部門平麵擺置的工作是完成了，但這個絕對賺錢的機會卻乘隙溜過。

人與人之間的賢愚差異並不是在頭腦，而是在是否具有洞悉事物輕重緩急重要性的能力。

傳統的時間管理一味要求在最短時間內做很多事，卻忽略了依照自己對事情的重視程度來安排時間順序。因此，忘掉牆L的鬧鍾，學會認清急迫性與事情重要程度，遵循心中的羅盤行事，做自己生活的主宰。

很多人心裏的羅盤常與時鍾有很大的時差，也就是說，我們並不是依照自己對事情的重視程度來安排時間順序的。傳統的時間管理一味要求在最短時間內做最多的事，結果不但無補於時差的拉近，反而欲速則不達。

你必須自覺對人生有些規劃。把確實重要的事情寫下來，並製定目標以逐步實現。但在理想與現實之間，目標卻漸漸模糊。究竟要如何才能使理想落實？

“把最重要的事視為當務之急”是人生一大課題。每個人幾乎都會被理想、責任。別人的期望撕扯得痛苦不堪。每一天每一刻，我們都必須麵對“如何善用時間”的挑戰。

分清楚輕重緩急的技巧適用於任何情況——家庭生活、社會生活、工作卜，甚至連選配偶都可以利用。有一個男士在試用了這個方法之後，發現對他而言挑選太太的重要條件隻有3項——她必須身體健康、踏實。個性活潑爽朗。

使這個技巧充分發揮的要領，在於能熟練洞悉事物的本質。如果你想學習有效處理任何事物的方法，這項洞悉事物本質的能力便為第一必要條件。

以自己工作的方法為核心，運用這個技巧選出“重要與否”的經營者真是多得不勝枚舉。集總經理在談到他的經營哲學時說，他經常小心翼翼地注意下列個電：

1．不斷地生產優秀的新產品，改良舊產品。

2．將這些產品的銷售方法與銷售網進一步完善。

3．不斷地要求降低成本。

4．讓全體員工充滿工作幹勁，永遠朝前邁進。

這位總經理將其他一些細小的事物委托幹部處理，自己則努力地貫注於這4點上。這位總經理采用的戰術和拿破侖一樣，一巳做出判斷，必須徹底予以無情攻擊，直到擊潰對手為止。

他根本不和別人爭論小的問題。他認為，不必親自出麵，部屬也能將自己的小問題解決。而且，這些小問題需不需要立刻解決都不是什麽大不了的事。

事業成功的關鍵就係於這些少數的要領上，當他們迅速地洞察出事物的重點之後，就能立刻將全部精力集中貫注，這就是他們會比別人成功的原出。

如果時間的運用隻須在“好”“壞”之間選擇其一，問題當然很簡單。我們很容易辨別某些事情是浪費生命。麻醉心靈，甚至自甘墮落。然而，時間的運用往往不是在好壞之間取舍，而是好與最好的抉擇。“最好”的敵人，常常便是滿足於“好”的心態。

玫琳·凱化妝品公司的創辦人攻琳·凱·安許，以及作家兼演說家莉塔·黛芬博這兩位美國非常知名的女上都說，她們最想做的三件事依序是：上帝第一、家庭第二。工作第三。現在你最想做的三件事是什麽？你會怎麽回答？也許你可以立刻答得出來，也許需要點時間思考一下。

很多人碰到這樣的問題毫不思索地就答了出來——能不能馬上答出來都沒關係，能夠確實了解向個兒該做些什麽才是最重要的——細究卻不堪一擊。究其原因，不外乎是從來就沒好好想過這類問題，人家一部，他就隨口一答。或者是雖然想也想過（，但卻愈理愈亂，根本就沒透徹。不管是哪一種，在他們的內心深處總會有些許不安，因為既然不曉得自己對事情的優先次序，就等於不曉得什麽事情是最需要馬＿L做的，目標定然散亂，不想不安也難。

不論安許和黛芬博的排序是否恰當，需要強調的是，她們是經過多少的曆練才從中領悟出自己的抉擇。所以，要是你不能馬上回答這個問題，那也不是什麽可恥的事。最重要的是，你應該學習這種銀而不舍的精神，不斷地問自己，不停地思索，從中學會安排事情的輕重緩急。

建立事情的優先次序並不是一件困難的事，不過確實需要一些斟酌與計劃。如何建立事情的優先次序呢？就是把你必須做的事列出清單，再依照它們的重要程度排列先後次序。

做長期計劃是應該的，然而你也不能忽略了日常生活中必須及時處理的一些細節。你要能仔細規劃，兩者都能兼顧。

如果你正在計劃明天的事，可別忘了還有今天。今天和明天一樣的可貴，而且今天的時間與和明天的一樣的多。有的時候，隻要你把今天的小事情處理妥當，明日的長遠計劃就會更加順利地完成。

麵對每天大大小小。紛繁複雜的事情，如何分清主次，把時間用在最有生產力的地方，有兩個判斷標準：

其一，我必須做什麽？

這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做。非做不可，但並非一定要你親自做的事情，可以委派別人去做，自己隻負責督促。

其二，什麽能給我最高回報？什麽能給我最大的滿足感？

應該用80％的時間做能帶來最高回報的事情，而用20％的時間做其他事情。最高回報的事情，並非都能給自己最大的滿足感，均衡和諧才有滿足。因此，無論你地位如何，總需要分配時間於今人滿足和快樂的事情，惟如此，工作才是有趣的，並易保持工作的熱情。

事情的輕重緩急很清楚了，然後，以重要性優先排序，並堅持按這個原則去做，你將會發現，再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。

某人受聘擔任某大學商學院院長。他一上任先研究商學院的大概情形，發現當前最迫切需要的是資金。他知道自已募款能力很強，於是很明確地將募款列為首要仔務。

過去的院長都是以院內的日常事務為工作重心，而這個新院長卻總是神龍見首不見尾，因為他正在全國巡回募款，以充實院內的研究費、獎學金等。但在日常事務方麵，他便不如前任院長那麽事必躬親。教授們有事找他，必須通過他的行政助理，這樣一來不免覺得身價低了一截。

教授們對他愈來愈不滿，終於派代表去見校長，要求院長徹底改變領導方式，或是更換院長。但校長明白新院長的作為，便說：“別把事物看得太嚴重。院長不是有個很不錯的行政助理嗎？再給他一些時間吧。”

沒多久，外界的捐款開始源源不斷湧進來，教授們才了解院長的遠見。之後，他們每次看到院長都會說：“你忙你的去吧，待在這裏幹什麽？盡管去募款吧！你的行政助理能幹得很。”

這位院長的確犯了幾項錯誤，例如沒有好好凝聚團隊精神，在募款之前沒有好好地對同仁解釋和教育。如果從頭來過，他一定可以做得更好。但他也帶來了一個很大的啟示，即人必須不斷地自問：“目前最迫切要做的是什麽？我最大的本領和才華在什麽地方？”

如果這位院長一心隻想迎合旁人最迫切的期望，反而比較容易，而且必然能夠擁有錦繡前程。但如果他對當前的情勢看得不夠遠，不了解自己的特長，無法製定有遠見的目標，最後的結果對他自己、教授們、商學院而言，便不可能是“最好”的。