做一個效率專家

我們為了把聲音送到更遠的地方，費了很大的精力。為了讓汽車更有效率，研究了特別的裝置。為了光線的效率，發明了反射鏡。但我們卻幾乎不曾用過頭腦，來增加自己的效率。

因為大多數人都在做著沒效率的工作，所以幾乎常常浪費了時間和精力的50％。

但是，要知道自己到底在某事上浪費了多少時間，首先就得分析自己使用時間的方法，分析的方法之一是將使用的時間記錄下來，再加以分析。

幾乎所有有關效率問題的權威者，他們都會異口同聲說：假使能很清楚地寫出自己工作的內容，那個人的能力就能充分地發揮出來。他們的意思是：如果能這樣，就能了解自己工作的全貌。例如了解每種工作間的比重。差異，自己的工作和部下的工作以及同事和上司間工作L相互的關係。

要能更有效的利用時間，最重要的莫過於先評價自己使用時間的方法，要了解自己活動的趨勢和類型一點也不困難，隻要自己把每樣行為和事情累積起來，再看整個情況，就能一目了然。

以上的原理，可以適用於促使我們個人生活時間的組織化。如果把我們所做的工作內容寫到紙上，必然有很多好處。

它能使你了解，以自己的地位，究竟適合什麽樣的工作。比方說，你每天做什麽事情，除了你以外，沒有人能清楚知道。某一個工作本來不是你份內該做的，旦交給你做，這個工作就一直跟著你進行。從新的觀點來重新考慮，你就會發現在你所負的責任中，有幾樣應該由其他人來負責的。

如果記載下來的話，你可以明了自己正被瑣碎的事浪費掉許多時間，同時，被逼到“看材不看林”的狀態。把整個工作從更高的觀點看，就可明了工作的主要目標究竟在哪裏，而對過去那些占了你時間的各種工作可以重新再作評價。

如能做到客觀、正確的分析，就可了解到要把工作處理得很好，接受哪一種訓練，具備什麽樣的經驗。這是你達成自我啟發最重要的索引。

人1往往把精力放在自己最感興趣的工作上，如此一來，往往會疏忽了其他工作。這種工作記事簿的用意，就在於它能糾正我們在不知不覺中發生的偏差。

工作記事簿上，最重要的是應該把你做的事全部寫出來，不要遺漏。尤其對現在的工作，不要理會它的重要性或順序等，全部都要記下來。假使你屬於營業部門，除了所謂“銷售”以外，也要出席銷售會議的工作，也有銷售事務的處理，或填寫訪問記錄，向上司提出，讓上司能據以分析顧客的購買傾向等種種複雜的工作，這些工作應寫出，不要有所遺漏。

把記錄工作做好以後，下一步就把寫出來的東西，按照它的重要性以及順序排列。在做這些事情的同時，應該問問自己：“假如我在這個時間裏，隻能做一樣工作，應該選哪一種工作？”這對於你的處理程序，會有幫助。

然後，你可以拿著你的單子和你的上司商量一下，可能上司會以公司的立場來處理何者優先、何者其次，同時也會指導你如何去做，他也許會告訴你必要的情報、援助，以及權限等。

我們現在做這種工作記事簿，就像前麵說的，不隻幫助你明白自己應該要做的，也提供了如何來進行工作的方法。

事實上，用合理的方法工作的人是很少的，如果仔細檢討，每個人多少都有需要改善的地方，為了能在最短的時間內，用最少的勞力做最多的工作，而已能圓滿地完成，我們必須把工作組織化。

先把與你目標無關的、或得益最少的選出來。然後除T那些雖然有價值、但可以給他人什卜n：助理、女職員等）做的事，剩下的就是比較緊急的工作了。

如果認為分門別類的工作還不夠徹底，就得把整個了作重新仔細劃分，這時候，便要詢問自己，真正重要的工作到底是哪一種？如把這項除去的話，我會有什麽樣的損失？如果能這樣問問自己，就會做得更正確。

我們可以把工作分成幾個步驟，在進行每一步驟之前，都要發出如下的質問，如：為什麽？要做什麽？在哪裏？什麽時候？誰？用什麽方法？

當然，像這種繁瑣的準備工作，並不適用於所有事情，隻要挑出最需要花時間、花工夫，且對其他工作有影響力的重要項目加以整理，使之組織化即可。

要實施這種方法時，應該注意，它到底適不適合你的個性，是否適合你的需要，經確認後再開始進行，使之個性化，這樣就能把你的工作真正地組織起來。

在這裏，介紹兩個提高工作效率的技巧：

（一）巧用雜記簿

有時候，我們在做現在的工作時，感覺好像那是沒必要的，但是對於將來，卻是可能用得著的情報、構想、資料，假使沒有這些東西，將來一旦要用，就要重新花一番大＿L夫和時間。

有些人為了這個原因，時常都帶雜記簿。有些人帶著一個項目可寫一張的卡片，更有比較講究的人，除了白卡片外地帶了顏色卡，依項目分別記載，有的帶了紅。黑。藍三個顏色的簽字筆，依照項目用不同的色筆記下，然後以顏色K別。

當時就把重要事件的前後經過記錄下來，以後如果要再計劃同種類的事情時，就十分省事了。如果我們要舉辦特別活動時，把它記錄下來，數年後如果要再舉辦同樣的活動，就可把它拿出來作參考。這種方法是用來計劃年度大會、預算會議、年度銷售會議及股東會議或展示會等，有時候非常重要。

（二）整理好你的桌麵

連桌麵也整理不好的人，是被人嘲弄和訓斥的對象，相對地，善於整理的人，也常為人所稱道，認為他們不但行事有效率，而且是“今日事今日畢”的典範。

但是，使得桌向時常零亂不堪的人，並不代表他們全都是沒效率，沒有用的，其中也有做事效率相當高的的人。

其實，將桌麵整理得很幹淨的人，並不一定就代表他們都有高度的行事效率。那些很重視桌麵是否處理幹淨的人，是把外觀和事實混為一談，是不正確的。我們要求的是一張整理得很好的桌子，同時也是把工作整理得很好的地方。

整理工作也和整理桌子的道理相同——就是把所有東西擺在已決定好的地方。

要做到所有東西放在應該放置的地方，第一步要把放在桌子上的資料，減少到真正需要的東西為止。甚至連一張小小的紙，也應該考慮是不是應該擺在桌上，決定不用的東西，就該拿到適當的地方去。

把不太需要使用的資料收放在書櫥或檔案保管箱中，再從保管箱或書櫥中取出來。由於不必要的東西都塞在保管箱或書櫥裏，積多了會忘掉，因此時常要清理裏邊的東西。

不要把文件壓在桌上，應該利用以下說的兩種方法來處理。一種是事先做預備的審查，另一種是把手裏的文件按照重要性，以及先後順序分類，而且按照它們的性質分配時間。

拿起應該要先看的東西，概念性地看看，以判定優先的順序，按照工作的需要排定順序。