第四章 哈佛經理會議問題分析

最好的控製便是避免喪失控製。主席控製會議的最佳舉措，便是預防各種問題的發生。一旦無法避免問題的發生，則主席應講求正確的對付辦法。

一般而言，最容易令會場喪失控製的問題有以下八種：

(1)與會者的發言離題。

(2)與會者間交頭接耳。

(3)與會者分心。

(4)與會者之間發生爭論。

(5)少數人壟斷會議。

(6)與會者顯露不安並急於離席。

(7)與會者拒絕參與。

(8)主席自己離題。現將以上八種問題的肇因、預防措施及補救途徑扼要地陳述如下：

與會者發難

1原因

對會議目標或討論主題不清楚。

(2)過度關心某些問題，或基於某些迫切的需要而在無意中離題。

2預防澄清會議的目標與討論的主題。

3補救

(1)主席應具高度的敏感性，以分辨離題的發言。

(2)主席以未能澄清會議目標或討論主題而當眾致歉。舉例來說，主席應宣稱：“你的發言有點偏離主題，那一定是因為我沒有將會議目標或討論主題訴說清楚。容許我再把會議目標及目前的討論主題複誦一次……”

(3)主席可以技巧地問發言離題者，他的發言究竟與討論主題或會議目標有何關係。運用這種技巧的時候，主席在態度、措辭、語氣及麵部表情上，均應刻意避免令離題的與會者感到主席是在諷刺他或挖苦他。

(4)主席可以技巧地將離題者的言述擋在一邊。譬如主席可這麽說：“剛剛你提到的這個問題顯然非常重要，但是它跟我們的會議目標及討論主題似乎並沒有太大關係。假如你不介意，我希望將它留待會後再詳談。”