會議時間的選擇

主席在選擇會議時間時，首先應該考慮的便是自己的時間，此即能令自己獲取充分準備以及方便自己作息的時間。這種作法並不表示主席是一位自我中心的人，因為主席既然是會議成敗所係的關鍵性人物，在選擇會議時間時，自然應以適合自己的時間為優先考慮。這是一種實事求是的作法。其次，主席也應該考慮方便與會者出席的時間，以及為與會者所喜愛的時間。倘若與會者對會議時間有所不滿，則會議目標的實現，勢必遭受不利的影響。

會議時間必須包括起止時間。經驗顯示，絕大多數的會議都隻列明開始的時間，而無結束的時間。這樣的作法有兩種嚴重的缺陷：

(1)與會者無法對會後的工作預作規劃。

2)會議的效率勢必降低，因為既然沒有終止的時間，本來一個小時可以結束的會議，則可能被拖到三個小時才結束，這不幸應驗了帕金森定律——工作將被延伸，以便填滿可供完成工作的時間。為了避免上述兩種缺陷，每一場會議都必須列明結束時間，而且都必須按照這個時間準備結束。就算有些會議——譬如說解決問題的會議——難以確切地把握結束時間

但主席至少應指明會議大約會在哪一個時間結束。

為了避免會議過分冗長，有些管理者故意將會議安排在距午餐、某種活動或是下班之前不久舉行。這是一種可以考慮采取的方法。

至於一場會議到底應為時多久，這雖無一致的看法，但多數的管理者均同意，以不超過一個半小時為限，因為一般人能保持注意力集中的時間，最長大概不超過一個半小時。(這大概也可以說明何以大多數電影的放映時間，都在一個半小時左右。)但若會議中所探討的是極其嚴肅的或是極其困難的主題，則一場會議的時間以不超過一小時為宜。但這並不是說一場會議不能長到兩小時以上，因為一旦議案多，則會議時間將不能不相應延長。但須注意的是：一場會議的時間超過一個半小時，則中途應騰出若幹時間作休息之用。

最後，我們還想提醒你：例如主席不堅守原定時間主持會議，則寧可另擇時間開會，而不應輕易找人代為主持。重要的會議，更特別要遵守這個原則。