第十三章 哈佛經理信息處理能力

一、信息收集

□ 信息收集的基本原則

信息或資料這兩個詞因應用領域不同，而有不同的定義。綜合一般說法和英文解釋，信息應包含下列內容：

(1)事實、真實(FACT)：指還未經“加工”的事件所擁有的原始麵貌。

(2)消息、通知(INFORMATION)：指由傳達而來，已經過某種程度整理的事實。

(3)知性、智慧(INTELLIGENCE)：指由經驗或理性推理而創造的事實或思考方法。

(4)知識(KNOWLEDGE)：指由發現及思考而產生的係統化概念。

(5)報告(REPORT)：指經過事實調查後，所做出的記錄結果和結論。

(6)資料、記錄(DATA)：指匯集事實後記錄下來的所有文字。

(7)報道、傳聞(NEWS)：指最新、有新聞價值的事實，和對這事實的傳達。

□ 收集動機

在管理者開始收集資料前，要先回答以下幾個問題：

(1)你想得到哪些具體資料?

(2)哪種資料一定要有?

(3)哪些意想不到的地方可能藏有目標資料?

不分主次、漫無目的永遠是收集資料的人最易犯的毛病。就象你曾經不知道需要哪些信息，卻連續收集一個月結果仍似懂非懂一樣，總以為隻要堅持收集，就能分清目標；事實上這種好運氣出現的機會微乎其微。最後的結果是，你麵對一堆“都有用”的資料，卻不知該用什麽。

□ 係統整理

收集動機中的例子可能並不適用於每位管理者，不過如果仔細推敲進行的步驟，其實可以歸納出五個原則：

(1)發現不尋常的事物。不用心觀察、見怪不怪是許多人喪失機會的原因。以日本人來說，在八十年代前期，常有許多情侶在傳統咖啡店裏相對而坐，他們既不交談，更不“眉目傳情”，根本就是漠然冷對。為什麽濃情蜜意的人進了咖啡店就變樣了?如果有人能進一步了解，極可能發現另一個消費市場。

(2)親身體驗。1988年，日本推出高級國產車SIMA，每部賣價高達500萬日元，卻離奇地暢銷，成為當年最熱門車種。許多人都在思索其中的原因，而各媒體的從業人員卻拚命地繞著車子的名字、配件、性能打轉，起碼有一半的記者連車子是什麽樣子都不知道，就編出了各式各樣的理由來說服讀者。其實這部車最大的優點是它有略似女性身體輪廓的“性感曲線”，吻合強調Body Concious的時代潮流，證明“女性化”的機械產品有市場。自詡“秀才不出門，能知天下事”的你，有時也該活動筋骨出門看看，免得被二手資料所蒙蔽。

(3)追溯既往。任何事物都有它的時間流程，就象每個小孩都有父母、祖父母、曾祖父母一樣，沒有人會……憑空冒出來的，管理者要追究他的生活背景、親人，才能了解兒童的行為模式。其它事理亦然。

(4)擴大空間。在狹窄的環境裏，許多思考被擠壓的結果，造成其本質逐漸泯滅，思考的敏捷性**然消失。與其在自己的部門裏苦思，倒不如看看別的部門的流程?與其困在本行業，倒不如看看其它行業?看看其它的國家?閉門造車是會永遠失敗的。

(5)用圖解方式聯想。當管理者感覺思維混亂時，最好拿出紙筆來，寫下關鍵字或畫些圖形，借有形的圖文思考，用自己的想法來啟發自己。其實從現在個人電腦的普及來看，很可能將個人的原始想法輸入電腦，等累積一定程度時，再利用電腦的移動功能審視、分類這些構想。用電腦整理構想時，不妨在每一行的起頭訂一個代號，英文字母、注音符號都可以，以方便檢索和歸類。

當然，如果覺得使用電腦不方便，用卡片處理也是一種方法，隻是每一張卡片隻能寫一件事情，才不會混淆。

□ 收集計劃

任何一種工作都有開頭和結尾，尤其在專題式收集資料的情況下，更要有“截稿”的意識，

才能有效率地趕上工作進度。一般地，收集資料時應製定合理的計劃，不管是專題式資料或長期的收集，都要有階段性的處理，大概分三個步驟：

1. 設定“產品”類型

如果是長期的資料收集工作，管理者要確定未來資料建檔的內容和形式；如果是專題式的資料收集，更要考慮將來要使用這些資料的方法，即要先決定最終“產品”的麵貌：

(1)是以口頭說明還是書麵報告報出結果?

(2)報告書用手寫就可以；

(3)報告書必須打字處理嗎?

(4)是否要將報告書交付印刷廠印成冊子?

(5)有無附加照片、幻燈片、錄像帶等影像資料的必要?

2. 合理調配時間、人才和經費

最簡單的資料收集方法，就是打電話向有關人士請教，而到圖書館帶資料、到書店買書則是可以立刻行動的方式。也有人投入大筆財力和人力，在海內外各地大量地收集信息。要采用什麽方式，單憑個人或團體的需要和財力而定，沒有任何硬性的規定。

3. 進行“工作過程管理”

一個單位如何製定合適的時間表來進行進度管理是讓管理者頭痛的難題。根據工作經驗，設定期限是進度管理的首要之務。

(1)要判斷準備收集的資料是否充足；

(2)要專人負責，明確分工；

(3)要清楚顯示每個人的工作進度，並考核其是否已經完成。把這張表輸入電腦，然後打印出來，利用各種符號注明不同的工作進度，有變化時，再用電腦修正進度情況。有了這張一覽表，每個人的工作量就一目了然，可做為核算工資的參考。

□ 收集原則

收集資料時，即使是個人的工作，也應該有一套工作規則。一旦開始收集，就會發現大量繁雜的、各式各樣的和規格不一的資料有如潮水般地四處湧現，尤其以小組形式進行工作時，到手的資料更是混淆不清。這時，工作規則是能處理這種混亂狀況的唯一工具。

統一格式是製定工作規則的主要內容，在分工越來越細的現代工作中，隻有統一格式，才能同時發揮專業分工和綜合表現這兩種優勢。一般地，統一格式可從下列四個方麵著手：

1. 統一內容規格

根據經驗，內容規格的設定最好能用文字逐條描述和記錄，空口說明的效力是會逐漸消失的，白紙黑字才能存證。

2. 統一用紙規格

任何資料收集工作到最後都要以紙麵處理收場，不管處理資料的機會再多、再進步，沒有紙麵資料協助，還是很難進行處理。在八十年代辦公自動化熱潮剛起的時候，很多人都宣告紙類將從此在辦公室消失，自動化機器將取代紙類成為辦公室的新寵。事實上，文字處理機和個人電腦果然成為新寵。但這些機器吞吐的紙量，卻如洪水一般淹沒辦公室。

要混合處理A、B兩型紙規格是很麻煩的，就算放在同一尺寸的檔案夾或書櫃裏，也會參差不齊，所以保存性的書麵資料還是統一用A型紙比較容易處理。總之，開始工作前，一定要先決定用紙尺寸的統一，最理想的規格當然是A?4，不過，還是要根依工作需要而定。無論如何，統一用紙規格一定要以提高工作效率為原則，不能反客為主。

3. 統一機器製造資料的規格

不管資料的形式有多少種，在進行收集時總要選用一種媒體來記錄。“聽人講話”也是一種方法，但是“腦”這種媒體的正確度和記錄長度不但有限而且可疑，所以人們才發明文字筆

記的方式；而最近幾年打破傳統文字媒體形式的工具是電子信息記錄媒體。最先成為電子信息記錄機的明星分別是錄音機、個人電腦、文字處理機、錄像機等。雖然各種不同功能、機型的新記錄器陸續上場，但這些正在發展中的媒體還無法轉換互用，在規格上更不統一，所以在開始收集資料時，也要選擇電子媒體的規格。此外，因為各媒體優劣各異、各有長處，所以一旦決定了某一種電子媒體，就要有一用到底的決心，不要在中途任意轉換。譬如說現在有人用VHS尺寸的帶子作取材工具，也有人用8cm錄像帶記錄資料，如果兩者混用，在整體上會出現大的混亂。

同樣地，如果資料收集是由工作小組共同完成，那麽大家使用不同的電腦規格處理信息、存入碟片，以致最後轉存資料庫時，一定會發生極大困難。所以收集前的規格統一整理，恐怕要多花一些時間考慮和設計。

4. 收集到的資料最好是原始文件

資料和任何傳聞、謠言一樣，隻要經過人手，一定多少會變質，產生“以訛傳訛”的效果。

即使是處理同一件事情的不同報道，文章中理應相同的關鍵處也會出現差異，這也是管理者每天要看好幾份報紙的原因。因此，在收集、引用文獻和參考資料時，一定要調出原始文件，千萬不要引用“別人的引用文”。雖然這樣會很麻煩，但卻是收集和使用資料的重要原則誤用二手資料的後果都相當的嚴重。因此，在收集資料時，一定要找到最原始的來源，即使找不到原件，也要了解情況，確認事實。