二、信息收集要術

□ 信息收集的目的

1.整理的目的在於縮短“檢索時間”

簡單地說，“整理”是以縮短“檢索時間”為宗旨，以提高效率為目的。“檢索時間”是什麽意思呢?其實它原來是電腦的專用名詞，指：從查詢、搜索直到獲得資料的整個過程中所花費的時間。比如當你在寫稿時，遇到不會寫的字時，從離開書桌拿字典、到翻開字典找到你要的詞匯，其間所花費的時間，便可用“檢索時間”來稱呼。如果僅僅為了書架外觀的整潔漂亮，而在整理時，以書的大小來分類，外表上看起來也許很美觀，可是當你想要找到所需要的資料時，卻要頗費一番周折。反之，不以大小為分類標準，而以種類來編排的書架，雖然外表看起來凹凸不平，十分淩亂；但以“檢索目的”的觀點來看，卻能發揮書架的真正效用，達到事半功倍的效果。

2. 信息整理要以“個人需求”為中心

為“個人”而作的信息整理，不必考慮他人的立場，隻要自己方便使用，不管別人的看法如何，這樣就是最好的整理方法。例如：百科全書的封麵，原本是為了美觀和收藏而設計的，如果你把它全部去掉，做為自己的枕頭，而且將整套書放在容易看見的地方，甚至在書架上劃上每一本書的固定位置，這是很好的做法。當然，在客廳的書架或壁爐上放套百科全書，是再好不過的裝飾品了。實在不該這樣地對待百科全書，但是，如果站在百科全書的本意上，你的作法才真的是“物盡其用”。畢竟，需要百科全書時，總能以最短的時間取得想要的資料。

在信息整理上，一旦顧慮太多，就無法發揮功效。在整理時，必須以“自我需求”為原則，

並且以縮短檢索時間為目的，如此才能設計出一套適合自己的整理方法。但是，費心所設計出的整理方法，即使未參雜其它的因素，實行後，卻發現所需的檢索時間要比整理前更長。因此，這一套整理方法就要重新再研究了。

3. 開始收集信息時，不要希望有“完美品”的出現

信息整理力求簡化是最好的方法。剪報時，看到認為需要的部分，就立刻撕下來，然後把剪報貼在活頁紙上，等累積到某種程度後，再考慮重新分類整理。剛開始，應先考慮“什麽樣的信息比較適合自己?”等因素，然後訂出收集的標準，還要騰出寶貴的時間去完成它。可是，如果最後發現離“完美品”還有一大段距離時，就會十分泄氣。

奉勸各位管理者，先經過一段時間的收集，再整理這些信息，千萬不要以為“這是完美的信息”。畢竟，在信息整理中，“完美”是無法達到的境界。事實上，如果有“為了獲得周詳

的信息整理而投入過多的時間的人，簡直是傻瓜”的認同心理，再做信息整理時，大多能得

心應手，事半功倍。而且熟能生巧，漸漸地也更能有效率地整理信息了。不斷地改進之後，

必能設計出最佳的整理方法，在不同情況下加以應用，發揮它的功效。例如，為了能高效地整理繁雜業務，你絞盡腦汁，設計出一位得力助手——“信息檢索秘書”，它使你在工作時能迅速獲得你所需要的信息。

4. 信息收集以“完成目的”為出發點

“信息檢索秘書”是根據實際需要設計的。在收集各類信息時，要有嚴謹認真的態度。信息收集也要講求“輕重緩急”，沒有完成目的的意識，收集的信息就不具有任何意義。

5. 信息收集的標準

“寧短毋缺”的收集方法能使你獲得一大堆的資料。但是，這是相當不明智的方法。為什麽呢?這種象脫韁的野馬似地收集信息，光整理就得花費很長的時間，別說“使用”了。“請

勿不停地貯存信息，斷然決定資料的取舍，更是一種智慧。”相信很多經驗豐富的人都會強

調這項原則。取舍的標準是一門大學問。收集信息時，“取舍標準”是一件十分困難的事，往往會在收集信息時造成心理阻礙。所以建議管理者不要實行“去舍標準”，而實行“采用標準”。一般人都有“獲得容易丟棄難”的心理障礙，實行“采用標準”，就更能符合一般人的心理狀態。不過，“采用標準”的重點，並非一開始就使用，而是資料收集到某一程度後，再根據“為何這樣做”而實行“采用標準”，這時資料收集就具有實用性了。

信息收集和整理，都以“自我目的”為前提。每隔一段時間，就得做這種“目的意識”的分類，然後再以“采用標準”整理所需的資料，如此絕不會產生資料取舍的困擾。完成資料的收集，由於取舍標準不一，不能及時利用“采用標準”，這隻是具有收集意識，尚稱不上有效率地整理資料。

□ 信息收集的特征

信息有如生物，隨時隨地衍生和擴大；尤其對現代人來說，信息的無邊，就如巨大的海洋。管理者每天拿到的早、晚報，加起來的字數那麽多；坐在汽車裏看到的是廣告；公司裏公文、電話、商業資料如潮水般流過雙手；休息時看到聽到的盡是書本、雜誌、電視節目、廣播錄像帶厖連一本新的電腦手冊都是信息家族的一員。這些數之不盡的資料似乎足以將人淹沒，但實際上，一直認為與工作無關的資料大都能可以過眼即丟，想要在信息社會裏過健康生活，除了大膽取舍外實無他法。

不管是何等重要的資料，如果僅保持剛拿到手的形式，一定會因表現方式和媒體的不同，而無法歸納和應用。未經整理的資料是無法提高工作效率的。

1. 工作效率化

許多人在初嚐資料整理術的甜頭時，不禁喜上眉梢，而這種快感逐漸使很多人將資料

整理視為嗜好而樂此不疲。當然人人有不同的嗜好，但是不能錯將嗜好當工作，否則很容易又回到浪費精力和無意義的原點上。

有很多人無限製地剪報、貼報、建檔，這完全是嗜好。對工作來說，資料整理隻要能夠做到需要時就能找到必要的資料就行。也許你覺得，如果費時費錢去剪存一些不必要的報紙，還不如去做些對自己生活更有建設性的事。資料整理並不是信息工作的目的。它是整理各種不同規格的第一手資料，然後加以運用在工作上，以發揮整體的功能；資料整理的最終目的是“工作”，而不是“整理”。所以管理者一定要在收集來的資料中，找出一些法則，以此為武器，或創造暢銷產品，或找到更有利的商機。創造利益絕對是信息工作的最終目的。

2. 整理和保管

資料整理可分為“整理”和“保管”兩部分。“資料整理”是通過歸檔、剪報和索引等方法，來從事“整理保管技術”。不過這種整理保管技術大都是善後的工作。通過處理，使以後有必要時能迅速方便地獲得必要資料。這個技術雖然重要，但更重要的卻是如何將匯集到的資料加以活用。市麵上有很多關於“資料整理”的書籍，但卻過分強調整理保管的技術，容易失之偏頗。因此，兼顧活用資料和取用時迅速便利的資料整理術，可以說是資料整理和保管工作的兩大動力。

□ 信息整理的技術

在追求信息整理技術完善的過程中，管理者腦中常會留下不愉快的感覺，這會影響工作的進度。這些感覺包括被丟掉的資料是不是真的不需要?明明記得一些有用的資料，但臨到用時卻記不起來、說不出口……。它容易使思考混亂、使工作出錯，以致浪費時間，更嚴重的是增加工作的成本。因此，理想的資料整理方法，能讓人保持平靜、愉快的心情，並有效率地進行工作，即要符合“資料生理”。

1. 資料生理學

任何人在工作時，大腦都在運轉，大腦工作的狀況就是它的生理狀況；資料整理的目的就在維持大腦清晰和明朗。為了整理大腦的思考，必須找出資料生理的規律。可是，人類的思緒總是隨機而片斷的，並沒有係統化的管理，尤其是在令人意外的時刻經常產生新構想，緊接著又忘記。這些新構想未必馬上可用，但如果能使用一套方法加以利用，很可能整理出一套完整的計劃。

要把這些雜亂無章、毫無次序的想法轉變成有意義、有條理、有層次的思想體係，最重要的工具是語言，而表現的最主要手段則是文字篇章。所以，資料工作也可以說是用“語言”道具來處理問題的工作。不論是文件、書籍或報紙，全都是語言的信息源。用係統化的方法整理資料，設法轉化成社會通用的法則，這就是“資料工作”。而資料整理法則須根據大腦的思考方式來設計，即創造整理的資料生理係統。這是效率化工作的成功的匙鑰。人都有惰性，都不願意處理麻煩的事。因此，在設計資料整理法時，一定要考慮這種特點。

2. 實現低成本高效率

“低成本”和“高效率”是管理者隨時要牢記的兩個基本概念。商業行為的基礎就是以最小投資創造最大的利益，信息工作亦然。以整理文件為例，一般市麵上賣的紙製檔案夾約10元，如果有500項資料，要花500元，有2000項就要花2000元，再加上存放檔案的櫃子，

僅是這些硬件就要大約幾千元，對私人資料整理來說很浪費，而收效如何卻仍不得而知；有很多人放棄整理資料就是因為這個因素。

至於效率，除了檢索和取用資料要快外，整理、保存資料的速度更要考慮。使用從市麵上購的檔案夾時，還得把文件用打洞機打洞，再貼上一份目錄，填上資料的內容。此外還得把不同規格的資料做統一處理，每一道手續都繁瑣而費時，每次整理資料時的不快，真讓人覺得在浪費人生。一次又一次這樣的費事耗時後，許多人都無法持久地整理資料，因此，一定得找出低成本而又不浪費時間的資料整理保管係統。

3. 統一規格的意義

聖經上說：“為了不讓人互相溝通，共同建造這座高塔，免得減損神的權威，神讓所有的人開始說不同的語言，不再互通聲息，且爭吵起來……”。這個有名的巴別塔的故事，說明了在現代社會中，如果信息規格不統一，人們就容易犯錯且無法溝通。這種愚蠢的例子到處都有，以錄放影機和VHS係統來說，一直到最近才有統一成VHS的趨勢，顯然BETA係統已經落伍，但在市麵上還可以買到BETA係統的產品。這種廠商缺乏相容性，幾乎就等於現代的“巴別塔”。不過VHS的音質的確沒有BETA的好，日本電視公司就愛用BETA帶，但是：

信息規格的統一與否，並不在於比較各種規格的好壞，而是重視規格間的互換性；缺乏互換性的規格，會阻礙多數人自由地使用信息。

在個人電腦的鍵盤設計上也出現同樣的問題。現在最普及的JIS鍵盤並不符合生理學，因此有人發明出頻繁動用拇指的鍵盤。而一旦熟悉了這種設計，使用人幾乎就不會使用國際通用的電腦或打字機了。這就好象不管英文是不是最優秀的語言，隻要它一天是國際語言，學習英語就是現代商業人的基本要求。選用電腦鍵盤也一樣，不管性能好壞，都得使用大多數人通用且兼容的機種。

選用大多數人使用的規格，是資料整理的基本條件。整理工作的第一步是統一規格，不同尺寸的紙張、文件是很難處理的；至少自己公司和部門使用的電腦、文字處理機，應該統一文件和報告的格式、尺寸。規格統一是信息工作最重要的原則，但實際收集來的資料卻不免有大小、長短、方圓不一，因此必須事先統一規格。