四、信息整理技巧
袋式擋案整理技巧
資料整理係統一定要簡單到連最怕麻煩的人都能持續使用，不能耗費時間、手續繁瑣。 許多人都很可能有這樣的經驗，書桌上資料堆積如山，抽屜裏則沉甸甸，自己要的文件卻怎麽也找不到，經過一段時間，資料越集越多，許多人越不願去處理，就這樣抱著資料日複一日；即使好不容易買了檔案櫃，雜亂無章的文件也跟垃圾一樣，不好存放。
大約在20年前，王先生尚未整理的資料中，單單文件、文稿一項，就疊成了一座高60
公分、長2公尺、寬40公分的“紙山”。這座“山”有他的采訪筆記、有關資料、收據、納稅證明、小手冊等，沒有一樣是能丟的。結果他每次找資料都會造成一次“山崩”，每崩一次山，崩就更痛苦一次。日複一日，終於有一天，王先生下定決心，心想一定有辦法來有效處理這些資料。
他首先要思考的是製訂出整理“紙山”的規則；即在什麽條件下，可以輕鬆處理資料。這些條件主要有五項：
(1)能存放資料的空間不大。必須達到“使用最小空間”的目的；
(2)低成本地完成整理係統，最好不要超過1000元，以免影響自己的“私房錢”；
(3)這個係統要能立刻將各類資料的尺寸統一；
(4)這個係統要能讓自己快速找到需要的資料；
(5)這個係統能容納以後再設的檔案，是開放的，不能封閉。
腦海裏想著這五個條件，眼望著紙堆，他心想，如果用公文信封袋裝起來，按類排列，隻要把資料丟進去就行，這不是最簡單的辦法嗎?“袋式檔案係統”就這樣誕生了。其實這種辦法的思考方式和其它建檔方法並沒有太大差異，隻是不需要花很多錢買很多檔案夾，可以低成本地完成建檔；同時任何資料都可“原始”地丟進紙袋即可，不需要加貼任何多餘紙張。而紙袋則可使用目前最普遍的“角型2號”袋，這種紙袋到處都能買到，連A4型的資料都放得進去。這是一種複雜而吃力的處理方法，方便、省時又不浪費財力。
袋式檔案最基本的使用方法是先把信封袋反麵部分的封口切去兩公分，然後在封袋正麵左方寫上目錄，再把資料放進袋中即可。雖然方法簡易，但袋式係統有與其它係統不能相比的優點。
□ 文件資料整理技巧
1. 當機立斷的勇氣
各式各樣的文件資料、電話留言、企劃表、進度書、複印本、備忘錄等，正一步步淹沒管理者的工作環境。在信息泛濫的時代，任何文件都要經過兩種選擇：
(1)是否有保存整理的必要；
(2)是否應該舍棄。考慮這兩點後，就要馬上決定處理。
取舍的時效非常重要，很多人都覺得無所謂，可以待會兒再做，但一旦有了下次、明天、月底的念頭後，人就不會處理它了；永遠不要存著“暫時保留”的想法，現在不處理，以後每過一天，處理的功夫就得增加一倍。
2. “邊讀邊丟”法
“無法處理”有時候就等於“不知如何處理”，心中毫無取舍的標準。整理者應該掌握一項基本原則：
將來能再度取得的資料，當下就要丟掉。
對商界人士來說，報紙、雜誌上已經公開的一般資料，使用率並不高，反而是一些不成文章的數字、描述才是真正有用的信息。現在電腦和電話傳真的通訊功能愈來愈普及，一通電話或電腦連線就能得到的資料就可以丟棄。或者退一步想，隻要把非常必要的資料剪存下來，其它的敘述不看也行。報紙和雜誌是很占空間的，最好是一邊讀就一邊撕、剪、割，讀完了，該留的已經處理完，其它就送進垃圾筒了事。
拿到資料時，就應鼓起割舍的勇氣，做到眼、腦、手並用。唯有如此，才不會在“垃圾”中工作。
3. 舍棄多餘的複印資料
複印機愈來愈普及，功能愈多樣化，其後果之一就是“垃圾資料”愈多。人們常說的“信息洪流”並不是多樣信息滿溢，而是同樣信息重複出現。這種“重複信息”的盛況因為複印機的普及而更上一層樓。
不得不複印時，盡量利用縮小功能或雙麵複印，以盡量節省資源。
4. 注明出處
任何要保存的資料，在放進資料袋前，都必須注明出處。注明出處就是要在資料上標示：何人、何時、何處。除了性能優異的電腦或智慧型文字處理機附有記憶出處的功能外，一般還是要靠手寫來記錄資料來源，尤其在複印書籍的部分資料時，這道手續更不可缺少。在複印部分書籍時，一定要將封麵及版權頁複印下來；報紙、雜誌資料則一定要標明報紙、雜誌名、日期、作者或發行單位。其它的商業文件在保存前至少要記下日期，日後隻要翻看日誌就可以查出與會人。
5．複印文件的原始名稱
一般來說，許多公司的便條紙都印有自己公司的名稱或標識，複印資料時也可把原始擁有者的名字複印出來。可以利用電腦或文字處理機打出一條1公分寬的名條，用透明膠帶貼在複印機的上方或下方，這樣任何複印出來的文件都會印上名條，文件就自動有了身份證明。現在利用電腦或文字處理機來寫書信、文件的人愈來愈多，反而缺少特色，不妨利用複印，印上自己的名條。
6. 製作規格化的表格
使用規格化的表格，會讓資料處理工作進行得更順利。在辦公室裏常會用旅費申報表、工資明細表、估價表等固定表格，但在個人方麵上卻幾乎沒有類似的表格。一般的文具供應商或印刷廠很難個別為不同的個人設計並供應種種不同的表格；而一般個人想要求印刷廠承製極少量卻多樣的表格時，也必須付出極高的代價。事實上如果能靈活運用文字處理機或複印機，同樣可以為自己設計專用表格。
7． “文件資料的整理”注意事項?
文件資料的整理有七個注意事項：
(1)信息化的社會幾乎等同於“文件社會”，因此跨入商業社會的第一步就是要善於運用文件資料；
(2)文件資料無時無刻都處於重複、泛濫的境地，為了不讓無價值的資料阻礙工作效率，當取得資料時，要立刻判斷、決定取舍；
(3)統一規格是資料整理的基礎，任何資料規格都要遵守既定的格式，並持續使用，不得變更；
(4)要統一不同規格的資料時，可借重複印機，但要節省紙資源；
(5)在任何文件資料上，都要注明出處，以便日後引用時，能追究資料的來源、背景；
(6)不妨將同樣主題的有關資料編定成冊，並加以編號，用於檢索；
(7)複印機是個人工作上最重要的輔助工具，能負擔很大的工作量，但要慎防濫用。
□ 電子資料整理技巧
文字處理機、錄音機、錄像機、電腦等媒介儲存的電子資料，與過去的紙資料相比，各有優缺點。
1. 電子資料的特征
電子資料的優點包括四項：
(1)小型記錄媒體卻能收集大量資料；
(2)易於資料的加工與重複利用；
(3)能迅速而簡單地查詢、分類、整理資料內容；
(4)使用電話即能快捷傳遞資料。
不過，電子資料也有遜於紙資料的多項缺點，包括五點：
(1)資料的輸入及處理，必須通過專用機器和熟練的操作技巧，否則無法閱讀；
(2)無法從外表查知資料內容；
(3)資料的互換性比一般文件低；
(4)保存性不穩定，易有瞬間損失大量資料的危險；
(5)成本比紙資料貴。
因此，若要采用電子資料處理法，首先必須審慎考慮各自的優缺點。
2. 電子資料的危險性
大多數的電子資料都保存在卡帶、磁碟片等磁性媒體中。電子資料本身具有揮發性，必須再轉換成不具揮發性的磁性資料。將資料記錄於磁性媒體中，主要是為了能迅速調閱，不過有時因操作錯誤，往往會發生資料遭破壞或消除的意外事故，即使是硬式磁碟片，也可能因人為疏忽而導致資料記錄揮發或消失。
事實上，我們周圍充斥著許多磁性商品，如冰箱門、磁性把手、收音機、電視機、音響擴音器、磁性項鏈等，這些遠超乎人們想象的磁性商品，有時也是破壞磁碟片資料的間接殺手，再加上地球本身即是一個巨大磁場，磁性資料長久曝露於這樣的空間下，最後難免也可能會變質，這就是為什麽卡帶經過妥善保存，仍然會發生資料消失的原因。一定要記住：絕不可依賴電子資料的安全性。
以隨身型的文字處理機為例，它是采用IC卡為記憶媒體，一旦電池的電力不足或操作上稍有小小的失誤，資料記錄將會在瞬間突然消失。
3. 電子資料的整理重點
從電子資料的特征中，可以很清楚地了解電子資料的兩項整理重點：
(1)資料視覺化。記錄電子資料不象一般文件處理，能一眼看出所有的記載文件，因此必須通過視覺上的整理，使必要的資料在必要的時間裏迅速出現，如果忽略了這一點，磁性媒體就象是個資料垃圾筒，完全失去了保存的意義。
(2)預防意外事故。為了避免因操作失當、機器故障、停電等突發事件而導致資料損失，事先製定完善的方法是相當重要的。無論是使用隨身型文字處理機，還是高效率的資料處理機器，都必須具備這樣的認識。
4. 用適當的索引整理電子資料
(1)錄音帶的整理。工作上的錄音，主要是為了記錄人的談話內容，而絕大多數的錄音帶在完成文字記錄後，它的功能似乎也跟著宣告終止。這並不意味著錄音帶缺少保存的作用，隻是當內容轉換成報告書後，錄音帶就極少有再利用的機會。相反地，商業用的談話錄音可以文字筆記或其它輔助工具來取代，“聲音”並不是它追求的主要目的，因此一旦錄音內容文字化之後，錄音帶就不再有利用價值。為了避免錄音帶泛濫，沒有“保留聲音”必要的錄音帶，是不需要保存的。
(2)錄音帶的有效運用。如何在工作上靈活運用錄音帶?主要有六道工序：
首先，準備10至20卷的錄音帶，一一標上NO.1……的號碼，然後放進專用的“常備卡帶箱”。
準備赴外錄音時，按排列順序取出需要的錄音帶卷數，完成錄音，用鉛筆注明日期及內容。每一卷錄音帶最好隻錄一個主題。
回到工作崗位後，先將錄音內容作成筆記，再將錄音帶放回常備卡帶箱。
當下一次工作需要使用錄音帶時，則從上次未曾使用的錄音帶繼續輪流使用，如此每一卷錄音帶至少保存20卷以上的使用時限，當你想再重聽一遍時，錄音帶內容在短時間內均可保留下來，即使20卷錄音帶重複使用，你也能夠保持錄音帶的“有效期限”。
當錄音帶要重複使用時，別忘了將舊的索引銷掉，重新標明新的索引。
有必要長期保存的錄音帶，可將它的外殼丟棄，保留錄音帶與有關內容的文件，一齊放入標有索引的檔案袋中。最後，再將新的錄音帶置於常備卡帶箱中。
錄音帶編集是指將分散於數卷錄音帶的錄音內容，匯集於一卷錄音帶中。這類工作通常多由廣播電台執行，一般人除了音樂歌曲之外，多半不願代替客人從事如此繁瑣的服務，因此為了避免麻煩，平時從事錄音工作時，盡可能實行一卷錄音帶一個主題的做法。
(3)錄像帶的整理。如果工作上需要錄製電視節目，那麽最好選擇三倍速度的VHS錄像帶。因為一盤兩小時的T—120錄像帶可錄製6小時的節目，符合一個主題一盤錄音帶的原則。萬一一盤錄像帶必須錄製多個節目，那麽就必須在錄像帶上標明所錄時數，然後才能依照錄像帶上的時間表找尋各個錄製節目，以及計算空白帶的剩餘量。
有一個簡單的方法是直接在錄像帶的邊側標上每段節目的時間和內容名稱，隻要查上麵的索引，即可立即找出你所要的節目內容及其時間的長短。
(4)8厘米錄像帶的編輯。攜帶8厘米錄像機進行訪問、調查後，錄製成錄像帶簡報，早已是日益普及化的工作方式。隻是編輯錄像帶必須具備專門技術，同時過程也相當繁瑣困難。目前SONY公司推出一種專業用的手提8厘米錄像帶編輯機，由於具有雙卡錄製功能，為避免盜錄，侵犯著作權法，隻好在不做宣傳的情況下銷售。這種編輯機的操作相當簡單，隻要先將時間記號打入已完成的母帶中，就可依照計時表進行畫麵剪接。每一個畫麵的長度相當於1/30秒，左邊的卡座放母帶，右邊的卡座放空白帶，依據你所選擇的母帶畫麵，按下剪輯按鈕後，右邊的空白帶即會自動將畫麵、文字、聲音全部錄下。8厘米錄像機采用的金屬錄像帶，再加上錄像機本身是將色度信號與亮度信號分開處理，因此轉錄後的畫質是否會受影響，就不得而知了，但是它高達10多萬元的價格，應該屬於商業用途。不過也有人建議，如果要編輯VHS錄像帶，可以考慮使用這種8厘米機器，因為它們之間的性質相似，畫麵品質較為理想。
(5)磁碟片的整理。隨著電腦普及化，磁碟片和文件一樣，成為工作上不可缺少的重要資料，然而它的資料容量，卻足足比紙上資料多上數百倍，隻要一張小小的磁盤，就可容納相當於100～200張A4紙的資料量。由於資料容量的增加，卻使磁碟片變成資料垃圾筒，尤其碰上磁碟片愈積愈多時，就會發生找不到資料的窘況。磁碟片的功用是在於能重複記錄和利用資料內容。例如當你準備將雜誌上的連載匯集成單行本時，就時常利用儲存於磁碟片中的原稿，重新予以修正、補充。而為了重複利用磁碟片上的資料，必須設計一種便於立即找到所需的資料的方式。
原則上，一張磁碟片最好隻記錄一項主題，由於磁碟片可容納多項資料，為避免浪費，則盡量讓一張磁碟片記錄同一主題的資料，然後將類似主題的磁碟片一齊放入專用的檔案袋裏。磁碟片資料印製成文字後，如果無法確定資料是否會再使用，則可準備另一張磁碟片予以保存，這種磁碟被稱為“垃圾筒磁碟片”。處理資料時，這種“備用空間”的事先規劃是相當重要的。等到垃圾筒磁碟片容量飽和時，再予以重新檢查、消除，並將值得保存的內容，依其主題分別歸納存入其它的磁碟片中。
3.5英寸磁碟片放入盒中時，它的開口部正好和一般磁碟片的位置相反，以致於索引上的文字變成上下顛倒，查詢上相當不便。由於各家磁碟片廠牌的設計不一，因此在選擇購買磁碟片時，最好能夠統一使用某種品牌。至於何種磁碟片的設計方式最利於歸檔，你不妨到市麵上查詢、比較一番。
(6)磁碟片的當機避免法。比起音響或錄像機的卡帶，磁碟片顯然更能夠在極短時間內立即保存或消除資料，這表示磁碟片具有相當大的危險性。很多人都曾經有過這樣的經驗：辛苦輸入的資料，往往因一時的操作錯誤，在瞬間就化為烏有!既然使用電腦這種資料機器，就無法擺脫風險，那麽何不讓機器隨時有一套補救的係統存在呢?
1987年上市的美國蘋果牌電腦附加了一種具有自動保存機能的新型軟件程式Hipa.card。這種機器雖然促進套裝軟件的增加，但並不表示能解決所有可能發生的錯誤。隻要隨著電腦或文字處理機的硬式磁碟不斷普及，資料被消失的風險就會跟著持續增加。以mackintosh為例，1984年上市的第一代3.5磁碟片容量僅有400KB，到了1987年，它的硬式磁碟容量竟高達20MB，足足比三年前進步了50倍。而隨著硬式磁碟種類的增加，20MB的價格在87年底滑落至幾萬元左右，就連個人購買100MB的硬式磁碟都已不再是新鮮事，但這些容量足以媲美250張磁碟片的超級記憶體，一旦稍有差錯，其所造成的損失恐怕難以想象。
盡管目前市麵上出現不少預防資料消失的機器，或足以使消失的資料再起死回生的軟件，但硬式磁碟畢竟也是一種磁性記錄媒體，它仍然會遭遇一些軟件所無法抵擋的意外事故。例如大地震或搬運過程中的交通事故，都有可能導致硬式磁碟的故障或損毀。一定要注意：信息化公司應該了解，大型係統所承擔的風險，小型係統也一樣會發生。
於是，備存成了最重要的觀念。即使當資料已經發展到電子化時代，備存行為仍被一般人所忽視，事實上，備存即是複製，複製即是將資料提供給多數人共有，例如以多數人為對象的印刷，以少數人為對象的複印。人們習慣於這樣的複製文化，卻不習慣危機管理的複製——備存文化，因此才會導致資料的動輒流失。所以，所有的資料機器一開始就應該具備大範圍的自動備存係統，每個人對自己的工作體係，也應該具備備存的觀念及技術。
(7)異型機種間的資料互換術
使用電子資料最令人困擾的莫過於異型機種間的資料互換工作。以軟式磁碟為例，它的規格包括8英寸、5英寸、3.5英寸及2英寸數種，它的資料密度也從IS(單麵單密度)到2HD(雙麵高密度)等不一，再加上廠牌機種的不同，記錄方法各異，彼此之間很難達到完全互換的效果。
不過，以個人的工作範圍來說，有三種方法可以彌補資料互換性的不足：
(1)購買新機種時，選擇可以和過去機種互換資料的機器。
(2)將異型機種的資料轉換成自己機種可以閱讀的方式。
(3)選擇以標準規格係統來保存資料的機種。關於第一點，必須特別注意的是，即使是同一家廠商，有時剛出廠的新機種也無法閱讀舊機種的資料。例如第一代文字處理機所保存的資料，現在的機種就沒有辦法閱讀。關於第二點有三種方法可行：
第一，利用資料轉換服務中心轉換資料。目前有一種服務公司專門將無法互換的資料轉成你所希望的機種或磁碟片型式。
第二，購買資料互換電腦或互換軟件，自行變換。不過這種方法需投資數萬至數十萬元的費用。
第三，使用電腦或文字處理機裏的通信機能予以轉換。對文字資料來說， 是最簡單的方法，但必須在電腦或文字處理機附有通信機能的前提下方可進行。
基本上，電腦或文字處理機的通信機能可以閱讀規格統一的文字資料，即使機種互異，彼此也能自由交換資料。通信機能互換資料的方式有兩種，一種是利用電子傳送法，將A機的文件經電話輸入電腦網絡中，再以電子傳送方式轉入B機裏；另一種方式則是將A機與B機直接連結於通信用的交叉通信電纜，利用兩機種的通信軟件來處理文件。通信機能所能互換的資料，並不隻限於單純的文字資料，因此它對異型機種的資料互換貢獻，已使它成為普遍受歡迎的劃時代產品。至於通信機能的裝置方法，則可請教製造商或代理商。
至於選擇標準規格的係統，隻是由於它的共同性，有助於各種機器的資料互換工作。今後若是想購買文字處理機，不要忘了選擇可以閱讀標準規格係統資料的機種。盡管文字處理機的操作性能較差，但是由於它能互換新舊機種間的資料，所以，不妨考慮購買一台價格最便宜、且具有通信機能的手提式文字處理機，作為你個人的資料互換機。
5. “電子資料整理”注意事項電子資料整理應注意八點：
(1)電子資料的整理是將看不到的保存資料加以整理，使之能一目了然；
(2)注意資料規格的統一，並事先加以整理、保存，以便能隨時調出必要的資料；
(3)錄音帶的使用盡量維持“一個主題一卷卡帶”的理想狀況；
(4)當錄音帶內容的重複使用機會不多時，在短期的保存之後，應重新利用，以避免卡帶泛濫成災；
(5)有必要保存的錄音帶，貼上與主題相同的索引後，放入檔案袋中；
(6)在錄像帶上加注時間數據，以便清楚了解每段畫麵的所在位置；
(7)磁碟片的整理最好維持一個主題的磁碟片一個檔案袋；
(8)磁碟片或硬式磁碟的資料必須備存起來。
□ 照片資料整理技巧
再也沒有比整理照片更麻煩的事。在照片吃香的年代，每個人都小心翼翼地將照片粘貼於相冊上；當傻瓜相機的時代來臨時，衝印已經普及，這時膠卷和相冊堆積如山，反而成了人們最頭痛的問題。幸好照片具備了其他媒介所無法替代的功能，以致於未遭淘汰的命運。
照片主要有五項功能：
(1)捕捉瞬間的美；
(2)彌補模糊不清的記憶；
(3)一張照片足以傳達比一百句話更多的信息；
(4)記錄鮮明的映像；
(5)能使用於印刷媒體上。在資料工作上，照片相當重要，尤其對報紙、雜誌媒體來說，照片的存在不容忽視。
1. 以時間順序整理照片資料
整理文件資料的首要原則，即是要按音序的排列順序，而在整理照片時，卻應該考慮它的時間順序。照片是記錄時間過程裏的一瞬間，也是凍結時間的一種記錄。當看到一張照片時，腦海裏首先浮現的即是“何時拍的?”所以，整理照片資料應該順著記憶裏的時間順序排列。
2. 整理照片資料的技術
照片的整理工作，從底片送到衝印店衝洗時即已展開。以彩色負片為例，盡管“同步衝洗”(即衝出負片，接著便洗出照片)已成為時代新趨勢，但是如果顧及整理的工作，最好還是舍棄為妙。因為不管是否拍攝成功，是否值得衝印，把所有底片同步衝洗的做法，就是一種資源的浪費。尤其是工作攝影，值得衝印的照片往往隻有其中數張，利用“同步衝洗”是一大浪費。所以，當底片送交衝印店時，隻須衝出負片即可，如果非要同步衝洗不可時，也莫忘了附帶進行黑白壓條(黑白負片一樣尺寸照片)的衝印。另外，由於黑白底片本身隻有黑白兩色，若想從負片上判斷照片的優劣，或許是一件吃力的工作，因此可先將負片製作成黑白原尺寸條塊(壓條)，再用放大鏡檢查，或許效果比較理想。
3. “照片資料的整理”注意事項
照片資料的整理應注意五個事項?
(1)照片資料是一種時間記錄，最好能按照時間順序來整理；
(2)底片與黑白壓條(相版)應成對放入檔案袋中；
(3)盡量少用同步衝印，僅選擇有必要的畫麵衝放照片，並和文件資料一齊放入相同主題的檔案袋中；
(4)正片隻能利用現成的整理係統加以保管；
(5)選擇攝像機磁碟片中可用的畫麵，轉錄於VHS錄像帶中保存起來。
□ 人物資料整理技巧
多數人都曾經為了整理名片或聯絡地址而傷透腦筋。其原因莫過於找不到一套理想的整理方法。每個人處理名片的態度及方法各有不同，有人不論是莫逆之交或一麵之緣，皆把對方視為個人資產納入通訊錄中；有人隻登錄關係密切者的通訊地址；有人卻來者不拒，甚至將它列為一種商業信息；但也有人象政治家般喜歡到處散發名片。不同職業及不同的人生觀自然影響了每個人的處理方式，但是不可否認，在商業上，“人”的確是相當重要的信息來源。一個人能借著一通電話與多少人聯絡、擴充多少人際關係，往往可以看出一個人的工作實力，因為“人”就是最具價值的信息。
名片及通訊錄的基本整理方法有兩點：
1. 名片及通訊錄的基本管理法
在八十年代個人電腦剛剛興起，沒有人知道這個儼若魔術箱的新玩意，能對工作產生多大的助益。事實上，除了理工係的數值計算及經營管理外，電腦並未對個人工作產生巨大的改變或貢獻。當電腦公司裏的研究開發者絞盡腦汁想著該如何發展電腦的用途時，一度電腦曾被視為“協助業餘者增長智慧”的機器，然而到了最後，電腦卻走上一般商業用途，於是有關“名片吠ㄑ堵嫉墓芾í”套裝軟件，便不斷被開發出來。
用電腦處理人物資料，具有三大優點：
(1)能夠自由地刪除或增加名單；
(2)能夠快速地查詢；
(3)能夠將輸入資料直接打印出來。這些都是紙資料所無法達到的優點。
不過，以電腦管理名片或通訊錄，仍有三項不可避免的缺點：
(1)輸入作業相當麻煩；
(2)登錄的資料會一年一年與日漸增，總有一天會超過容量的極限；
(3)電腦不似通訊手冊可隨身攜帶。因此，許多人不願意以電腦來管理現有的通訊資料，
其唯恐將來有更理想的電子管理係統出現時，又必須重新輸入資料，造成人力與時間的浪費。盡管如此，絕大多數人仍一直期待名片、通訊錄的電子化，於是在去年剛剛上市的超薄型筆記簿電腦(或資料處理機)，立即成為市場上的搶手貨。
有的管理者所使用的通訊手冊已經沿用20餘年，雖然外表陳舊不堪，至今卻仍然相當有用。因此若要將名片，通訊錄電子化管理，就必須設定一個至少可持續10～20年的係統。人生的20年一晃即過，整理信息也應該配合人生的計劃。
根據名片、通訊錄管理的一些缺陷，現階段要找出更理想的方法，就必須針對五個項目逐一改進：
(1)輸入所需花費時間；
(2)資料的容量；
(3)檢索能力；
(4)攜帶性；
(5)20年後的持續性。然後再綜合兩項要點：?首先製作一個以“紙資料”為中心的管理係統，作為將來電子化的藍本；?在藍本中再製作一個可以和名片、通訊錄聯係的係統。
使工作簡單而不麻煩，是整理資料的大原則，如果為了整理而使事情變得更繁雜，反而是一種顛倒是非的做法。
2. 建立“紙資料”為中心的管理係統
傳說名片最早起源於17～18世紀的歐洲，但使用最多的卻是日本人。名片被視為一種
身份地位的象征，鬃經理、鬃科長、鬃助理厖，五花八門的稱謂，充分顯示了人們在交換名片時所強調的地位價值觀。
(1)名片的規格。
名片可說是最常見的文件資料，尤其它的標準規格，在整理上節省不少功夫。相對地，假若名片的規格不統一，在整理上會變得相當棘手，所以擅改名片規格的人，等於是替別人製造麻煩。名片的設計愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜歡采用濃豔的色調，在複印整理時就應避免過黑，防止字跡不清楚。
名片的印刷分為橫式與豎式兩種，如果考慮名片盒的收藏便利，最好還是采用橫式印刷為佳。對隻印公司名稱的名片，應該注明業務內容的性質。
(2)名片的再次加工。名片整理工作從接受名片的那一刻便已開始。如果無法正確讀出對方的姓名或公司名稱，就無法依照注音符號順序整理名片。收到名片時，一定要注明會麵的時間及日期。例如在1989年4月14日下午6：30見麵，那麽就在名片的一角記上“1989/04/14/1830”。數年以後，當忘記這張名片的主人是誰?在哪裏見麵?時，就可依照名片上注明的日期，翻閱當年記事本上的記錄，很快即能確定對方的身份。
(3)通訊錄的法則。每個人都需要一本通訊錄，但是以目前市麵上所銷售的型式來看，要整理通訊錄確實不是一件容易的事。尤其是當一本通訊錄準備用20年以上時，眼前幾乎沒有一本通訊錄是合乎理想標準的。如果按注意符號來排通訊錄上的姓名，所謂“張王滿天下”，姓張姓王的人特別多，所以各個姓氏所占頁數比例便會不同，因此考慮各姓氏使用頻率的不同，必須重新製作一個理想分配通訊錄，例如利用6孔活頁手冊，自行增減各個姓氏的頁數。至於以英文字母為排列順序的通訊手冊，由於不太適合中國人的姓氏，還是及早放棄為好。如果遇上外國人或外國公司的稱呼，則先譯成中文，依照注音順序排列。經常與外國人往來的人，則可在注音後麵加注ABC字母索引。
(4)電子通訊手冊。通訊錄是一種經常添加或刪除的資料，對經常換工作的人來說，不斷地刪除、增加會漸漸造成通訊錄的肮髒汙垢。於是，電子手冊便應運而生。
電子產品對處理簡單、統一的通訊資料向來得心應手，隻是它的記憶容量有限，無法完全容納日積月累的通訊資料，尤其當電子通訊手冊準備使用20年以上時，它至少必須具備數MB的記憶容量，這樣就必須依賴電腦或文字處理機裏的硬式磁碟加以處理。利用電子機器整理通訊錄時，可將需要的資料利用印表機印出，然後裝訂成冊。對於需要修正或刪除的新資料，可先於紙上作業，再定期輸入電腦中更改；同樣地，每隔一段時間後，就必須再打印一次全新的通訊錄。
電子手冊的輸入工作非常麻煩，一次要輸進100人資料，這是需要很大功夫的。在記憶容量有限的情況下，應該注意兩項要點：
先輸入電話及傳真號碼，不必輸入地址；
隻要輸入平時使用頻率高的電話號碼。如果把使用頻率少的電話一並輸入，既容易造成容量過大，同時也浪費了輸入時間。所以，要將電話號碼輸入電子手冊前，最好先判斷它的使用頻率；或是在累積一段時間之後，將使用頻率低的電話號碼逐一淘汰。輸入電話號碼時，要盡量使用代號，例如123-4567的“-”，代表電話號碼，345＝6799的“＝”代表傳真機號碼，987*6543的“*”代表住宅電話。
(5)理想的電子手冊。基於對電子手冊的長期使用經驗，有關專家理想中的電子手冊有兩點要求：(1)是“超級電子手冊”的基本構想。充分將紙上媒體與電子媒體結合使用，經過綜合類比與計算，中間再以六孔裝訂手冊的方式串連起來；(2)紙上媒體具有自由且迅速保持資料安全性的機能，而這正是電子資料的最大缺陷，因此超級電子手冊應避開這一缺點，成為電子與紙張結合的綜合媒體。
(6)電腦通訊錄。使用電腦或文字處理機整理通訊錄的最大好處是提高抄寫賀卡收件人姓名的效率。手提型文字處理機的最大功用是可以製造賀卡。凡是電腦通訊軟件，就必定附有明信片印刷或收件人自動印刷的機能。問題是電腦的記憶容量有限，在達到飽和的情況下，每年仍得苦苦抄寫那些容納不下的人名。想要解決這個難題，不明智的方法就是把需要打印出來的收件人姓名輸入電腦，把不需要打印的資料保留下來。如果人數仍然過於飽和，使用複數磁碟或IC卡，都是較好的辦法。
利用印表機打印收件人姓名時，可先利用電腦程式將姓名、地址等固定規格設定好，然後將所有人的資料一次打印出來。再將這些打印的原稿資料複印數份保存起來，以便將來還可以使用，不必浪費印表機的電腦印刷。
3. “人物資料的整理”注意事項
整理人物資料時，應注意八個事項：
(1)整理名片按注音或字母順序為原則；
(2)名片整理分個人別、公司別、行業別三大分類係統，將名片複印三份各自歸檔；
(3)整理“工作別”名片時，應該將某項工作的有關人士名片，一齊複印於一張紙上，放入該工作的檔案袋中；
(4)登記通訊錄時，如果對方是普通職員，則登錄他的個人資料，再附上公司名稱；
(5)紙資料通訊錄易脫落遺失，應每半年或一年即全部重新複印一次；
(6)電子化的通訊整理因考慮記憶容量有限，最好能先以紙資料結構作為係統藍圖；
(7)利用電腦的印表機功能時，最好隻輸入需要打印的收件人姓名；
(8)電子手冊的資料記憶隻要輸入電話及傳真機號碼即可。