三、信息收集技巧

□ 人事資料收集技巧

要從“人”身上取得信息，最有效的方法是麵對麵溝通；通過這個方式，可以接觸和證實溝通對象的所言所行，這個“人”就成為獲得信息的最有利來源。

要與人麵對麵溝通須注意五個基本技巧：

1. 決定會麵對象

找到合適的谘詢人選，其實並不容易。不管是純粹訪問還是想請對方配合，都要預先做準備，把有關資料備齊，製定自己的拜訪目的，並寫下若幹要點提醒自己。然後再分析搜集來的名單，找到合適人選。這個準備工作關係到以後麵對麵溝通的成敗，不可輕視。

2. 訂約

訂約是麵對麵溝通方式中最大的一個難關。就對方而言，這是一個他可以不做的工作、可以不見的約會。無端打電話與人訂約，成功的機會並不大，尤其對一個素不相識的人，想要在幾分鍾內把自己複雜的動機解釋清楚，實在很困難。許多擔任營銷業務工作的人，一定都有這種體驗。冒味打電話聯絡不相識的人，有時會給對方無禮的感覺，有時不妨考慮先以信函告知。

3. 準備工作

在會麵之前，要先把溝通對象的背景和專業調查清楚，要收集有關的資料；如果對方曾有著作出版，要大略瀏覽，假如對方的著作很多，就要記得翻閱第一本和最近出版的那本書刊。

4. 擬好問題備忘錄

因為溝通時間不能太長，所以要有在最短時間內完成會麵的打算。出發之前，記住在筆記本的第一頁上，寫下最急於解答的基本問題，做為備忘錄。

5.實際的會麵溝通

假如會麵的時間是一個小時，在前30分鍾之內，一定要問完所有準備好的問題，並且把要點記在筆記本上。當然在談話過程中，如果對方允許，也可以使用錄音機，但是一定要記筆記。

□ 雜誌資料收集技巧

1. 收集資料的程序

對資料工作者來說，在媒體報道各事件時，事件本身已經變成過去式了；知道這些過去的細節沒有任何用處，重要的是工作者要能從這些紀事當中，培養出能發現更新事物的敏銳感和判斷力。

雜誌文章的確有宣傳時代趨勢的功能，許多報紙或公車廣告的大標題也隱含有這類信息，尤其是針對年輕人、主婦或職業女性的廣告更不能忽略，時代的新動向總是奇妙地顯現在這些人身上。閱讀雜誌時，碰到自己喜歡的文章，就要把出處和標題記下來，以後要使用時再找出來。除了專業人士外，一般人要買學術性的雜誌，恐怕都要付出一些資金和時間成本；最好先讀自己喜歡的雜誌，其它特別專業的資料則要等用時再徹底地尋找。應付雜誌信息膨脹最好的辦法就是趕快讀，許多人總是買了一堆雜誌放在書桌上，一天、兩天沒讀，到了最後隻有丟棄；所以閱讀雜誌應抱著“現在不讀，以後沒機會”的態度，擠出時間來處理，不要眼睜睜地看著新雜誌不斷進門，讀書壓力不斷增大。

2. 雜誌資料的取舍方法

雜誌資料的取舍和報紙的方法有些相通，基本原則都是少取不必要的，並大膽舍去。否則收集了一堆無法整理的資料，發揮不了輔助工作的作用。每一個主題所能對應到的資料已經滿滿當當，有關的每篇文章未必都得保存，一定要遵守這個原則：在必要時，才徹底尋找非要不可的資料。

收集資料時，隻選擇和主題、資料題目有關的文章。這樣收集的資料才真正有使用價值；以自己的興趣、專業和經驗來收集資料，才不致過分空泛。堅持這種取舍原則，專攻自己的專業，一定能找到無數資料。從雜誌上撕下來的資料，要立刻用釘書機釘好，記下雜誌名稱和出版日期等，最後再放進袋狀資料袋裏。如此積存一段時間後，每個資料袋都如一本書，在等人、等車時，不妨取出資料審查一遍，再一次決定這些文章是否有保存的必要。

3. 收集學術性雜誌資料

除了報紙、雜誌外，還有不少資料源可利用，象證券交易所、私人收藏文庫等都是可以使用的資料源。至於學術方麵的最新信息，則要從學術雜誌上著手；尤其是最先進的科學技術，各國研究者都爭分奪秒競相爭取，有些人會想盡方法爭取同一主題的研究優先權，因為這不僅和科學家個人名譽有關，而且與現代科學和工業技術密切相關，獲取優先權才能取得發明權，也才能得到財富。目前科學家爭取優先權，都以在權威性學術雜誌發表論文的時間為準；查最新科技信息是唯一的方法。這類雜誌中具有代表性者有：“Nature”、“Science”、“Proceedings of National Academy Science”等。訂閱這類雜誌，要和代理書商聯絡，平時很難買到，不然就得到政府大型圖書館或特定的研究機構圖書館去尋找。

□ 書籍資料收集技巧

1. 先找到購買書籍的方法

一般地，購買書籍的方法有八點：

(1)選擇特定書店。在眾多書店中，選定幾家較符合自己需要者，然後定期去“巡店”。要花點時間去熟悉書店書架的擺設方式，以後找書時會方便許多。

(2)選擇專業書店。有些書店雖然小，但會營銷特別的書種，書目甚至比大型書店還齊全。如能找到和自己的研究主題相應的書店，則會創造出許多利益。

(3)利用電話確認。從廣告或其它渠道發現自己需要的書籍時，最好先利用電話向書店詢問，免得徒勞而返。

(4)向出版社查詢。以訂書來說，一、兩星期後收到書是常事，一個月後拿到也屢見不鮮。如果碰上迫切需要書的情況，真會教人心急如焚；如果情況特別緊急時，不妨直接打電話和出版社聯係，了解市場的情況後，再親自到書店去買。

(5)郵購。如果在書店沒法子找到自己所需的書，可以直接向出版社購買；不妨事先約定將快遞或限時專送的郵費一並寄入，這樣短期之內即可拿到書。一般來說，這樣成功的比例大約是70%，訂書時一定要向對方傳達自己迫切需要的意圖，這樣出版社才會感到時間的壓力，快速地為你處理。

(6)直接購入。如果連郵購時間都想省下來的話，隻要確定出版社有書，可以自己跑一趟去買。對住在都市內的人來說，這反而最節省時間。

(7)查圖書目錄。每年國內都會發行一本圖書年表，將前一年全國所有出版書籍的書名、作者、出版社、時間等記錄下來，找書時不妨多利用這種工具。許多書店也會準備這些書籍供一般讀者參考。

(8)也可向出版社查詢舊版書。在圖書館找資料時，常會找到二、三十年前的極有價值的舊書資料，想買這種書似乎隻能去舊書攤找找看，能否找得到還是個未知數。其實除此外，還可以試著問出版社是否有庫存，如果幸運找到，常能用很低的代價買到這種來之不易的參考書，而這些書如在舊書攤，很可能是身價不菲的。

2. 選擇利用地區圖書館

公共圖書館可以幫助收集資料，並且大大地發揮作用。在第一線的工商界人士雖然利用圖書館的機會很少，但如果圖書館僅限於借閱暢銷小說或當期雜誌的話，實在很可惜。現在公共圖書館的閱覽室，幾乎已經變成“不讀書的看書學生”的專用空間，這些學生拿這個公共空間寫作業、背教科書，實在很浪費，不論如何，圖書館還是以服務讀者為宗旨。

要找出一家收藏豐富、使用方便的圖書館並不是一件容易的事，真正有用的圖書館並不多。如何選擇圖書館呢?應著重考慮七個條件：

(1)曆史悠久。圖書館設立的時間愈久，收藏古版書、絕版書的可能性愈大，尤其連出版社都已經沒有庫存的書，很可能老圖書館都有。

(2)藏書豐富。一個圖書館的藏書量如果沒有7——12萬冊的話，可利用率會很低。信

息工作，就是要在許多好資料中找到自己的目標信息。如果原資料量不夠，就談不上篩選了。

(3)封架書表示貴重圖書很多。圖書館特別封架處理的一定是貴重圖書，這是市麵上找不到的。

(4)擁有良好環境的參考室。參考室中存放的大多是統計、年鑒、縮版、人名錄、年報、地圖等書籍、資料，這些是個人難以負擔或買回收藏的書，所以好的圖書館一定要有好的參考環境，尤其要有稱職的圖書管理員提供谘詢。

(5)聘用優良的圖書管理員。一個好的管理員，其實就是找書專家，他總是用正經、重視的態度來看待讀者不經意、不明確提到的問題。一個好的管理員就象一座圖書館，他不但擁有豐富的書籍知識，而且一定要有絕佳的耐性。

(6)能讓讀者大量借書的圖書館。一個好的圖書館，起碼一次能讓讀者借五本書。

(7)開館時間。理想的開館時間至少要到晚上八時以後，而且假日一定要開放，這對上班族或個人來說，都是福音。

大學附設的圖書館也是一個重要的信息源。有些圖書館隻對校友、在校生開放，有些則會對社區開放；會利用大學圖書館的人，大多都是精於資料收集的人。如果要收集特定行業的資料，不妨向社會團體的圖書館和資料中心尋找；有些企業甚至有自己的小圖書館，也是一個方便的資料來源。專門的博物館也具有圖書館的功能，博物館的工作人員和圖書管理員一樣，都有釋疑的能力，是不可忽視的信息源。

3. 有效利用圖書館的方法

為了在最短時間裏從圖書館取得最多的信息，管理者應在行前做好準備工作。現在一般圖書館都使用很傳統的分類法，並不能全部囊括增加的新領域的書種，許多人在圖書館裏找不到書，有時候不是個人的錯，而是圖書館分類的問題。

一般圖書館的書卡形式大約是：

(1)依圖書分類；

(2)作者名(筆劃序)；

(3)書名(筆劃序)。

4. 收集資料的注意事項

在圖書館裏找資料，大多數能讓讀者複印，不過要大量複印，尤其是碰到很難在市麵上買到的書時，總要花上一大段等待和複印的時間。圖書館通常會把複印機固定在某個規格以便統一收費；如果複印規格和收集資料的規格不同，會增加整理上的難度；如果需要大量複印時，不妨把書借出來自己動手複印後再還書，可以省掉一些麻煩。同時要注意自己的複印尺寸，比規定尺寸小還好整理，要是尺寸太大，就得折疊，以後翻閱起來很不方便。