6．職業化的電話禮儀

電話是現代社會最常用的通訊工具，作為一名職業化員工，如果不了解電話禮儀將會失去很多工作的機會，有時甚至還會有損我們的職業化形象。因此非常有必要了解和學習職業化的電話禮儀。

1．接聽電話的禮儀

（1）接聽電話

當電話鈴聲響起時：

應盡快接通電話，最好在鈴聲響三聲之內；

如果因為某種原因接電話稍遲要向對方表示歉意：對不起！讓你久等了；

接通電話後要向對方問好，對於不熟悉的人則應報出自己的公司名稱和個人姓名。

（2）電話結束

應向對方真誠道別，對陌生客戶還要感謝對方的致電；

應在對方掛機之後再放聽筒，如果對方也在等候我們先掛機，我們可以在心中默數三聲之後掛機；

在掛電話時，應輕放聽筒；

如有留言和轉告要確保執行。

（3）通話受到其他幹擾

通話時如果有他人進來，應該禮貌向人點頭致意。如果有事情需要與同事作短暫的交談或商量，應告之來電人“請你稍等”，然後捂住話筒，小聲交談；

在遇到通話中電話突然中斷的情況時，如果你知道對方號碼，應主動打給對方；如果不知道對方號碼，應該等待片刻，當電話再次被接通時，應說：“對不起，剛才電話斷了。”

２．撥打電話的禮儀

（1）撥打電話前

選擇合適的通話時間與時機。通常在離下班一小時前較為合適；

選擇好通話對象。重要的內容應在打電話之前用筆寫出，以免遺漏。

（2）電話接通後

在簡單問候後即直入主題；

對不相識的人，應先講明自己的身份以及去電目的；

通話過程中應多使用“你好”、“請”、“謝謝”、“對不起”等禮貌用語。

（3）接打電話的注意事項

除非必要，不要在辦公室打私人電話。如果需要撥打，應盡快結束通話；

如果你需要占用對方較長的時間，應先說明情況預先征求對方的意見，看對方現在是否有空和方便。如果對方不方便，可與對方另約時間；

除非緊要，一般不要在下班後給客戶打電話談工作。如果非打不可，則要和對方講清楚原因並在結束時說聲“對不起，打擾了”；

在辦公室、會議室、餐廳、電梯等公共場所打電話時，一定要注意盡量減小說話的音量，或到沒有人的區域接聽。一方麵是為避免幹擾別人，另一方麵也是保護了個人的隱私。