因時製宜因地製宜

在電腦控製廠擔任財務主管的老朋友查理，有一次打電話來找我幫忙：他奉命為該部門編列一套出差交際準則，想知道我對內容有什麽看法。

經他這麽一問，我心中開始浮現一串待解決的問題。例如，吃頓飯該花多少錢？該租什麽樣的車？住幾星級的旅館？這些問題可以讓我的清單又臭又長。

而查理自己也想了一些問題。譬如說，出差的員工可不可以在外麵過周末？

（如果可以，吃住由誰付？）該不該把飲料錢算在支出裏？聽起來，查理的單子可以列得跟我一樣長。

我們原有一套公司準則，但是我恐怕它們太籠統了，派不上用場。這裏麵提到的盡量搭乘經濟艙、超過25美元的開銷才能繳收據之類的事，並不足以應付大多數人的問題。

突然間，我想到了所有問題的答案。它不能在任何公司手冊裏找到，但卻是存在已久的不成文規定：出門在外時，生活方式要像在家一樣。如果你一向吃比薩餅和漢堡包，出差時請你也這麽做，如果你一向在比較高級的餐廳用餐，在外時不妨也去光顧。

這個原則適用於所有項目。如果你平常開的是高級車，就租一輛高級車來開；如果你度假時住的都是一流飯店，出差時也請你這麽做；如果你晚上習慣喝一杯，你當然也可以把這個開銷記在出差交際單上。

但是有一些特殊情形例外，因為我們總要考慮到方便和效率。譬如說，當你開車和生意上的夥伴外出時，就應該租用一部中型至豪華型的四門轎車（即使你在家開迷你車），因為這樣對你的乘客比較舒適方便。

總而言之，基本原則是不變的：根據你的日常生活習慣做判斷。

常理是最好的判斷標準。

故事啟示錄

●自製是最好的控製方式。如果你用常理來判斷開銷得當與否，就不需要浪費管理階層的時間去苦苦製定或維護一套支出準則了。自從員工知道公司期望他們在出差時也保持原有的生活方式以後，我們就幾乎再也沒有過出差交際費方麵的麻煩。

●鑽漏洞並不難。這也是為什麽不需要製定一套詳細手冊的原因。員工如果看那個手冊不順眼或覺得它不合理，他們就有辦法鑽它的漏洞。譬如說，你規定一頓午餐最多不能超過10美元，但是員工花了15美元，他可能就把多出的5 美元算在計程車資裏。但是如果你相信員工會自愛，管理就會變得有效率得多。因為員工會為你好好的工作，而不會把精神花在鑽漏洞上。

●你馬上找得到你的出差交際手冊嗎？就算員工必須靠出差交際手冊來決定一切，恐怕也不容易，因為他們不會將手冊時時帶在身邊。（譬如說，你想知道公司會不會替你付旅館房間的電影費，卻發現把手冊忘在公司桌上了。）如果公司的政策是“做你在家會做的事”，你就能當機立斷。（譬如說，你在家看衛星電視嗎？）

●為了維護公司形象，還是要設一些準則。即使員工每晚在家都吃漢堡包，我們也不能要他們招待客戶到速食店去。同理，我們也不會要員工開一輛從“二手車租車公司”租來的車到客戶的辦公室去。