給文牘主義傾向對症下藥

許多公司都有某種非常精巧、迅速又省時的機器，它叫影印機。我相信我們公司的影印機不會比你們少，說不定還更多。不管在公司的哪棟大樓裏，隨便轉個彎，我就會碰到一台影印機。幾年以前，我們隻有一台功能很基本的影印機，一次印不了幾張，但是供部門裏的300 人使用已綽綽有餘。現在的影印機、功能既複雜又有彈性，而且速度驚人。更可笑的是，這樣的影印機我們一共有7 台，供同樣的300 人使用。

為了減少不必要的影印，我們曾經限製員工影印的次數，要求使用機器的部門按張付費，但都徒勞無功。我想我們已經影印成癮，難以自拔了。

有一次我竟然在員工大會上提出一個瘋狂的想法。

“我們搬走兩台影印機會怎樣？”我說：“想想我們這樣可以省下多少錢。

我們不用再買那麽多紙張、色劑和炭粉了；可以減少兩張維修合約；增加相當於兩台影印機成本的資金；減少郵寄的紙張數和郵費：不用花那麽多的時間去歸檔和讀文件影本，我們的工作效率會大大的提高。”好處實在不勝枚舉。

我本來以為我的建議會被潑冷水的，沒想到員工們的意見更激進。他們建議與其去掉兩台影印機，倒不如每月的第一和第三個星期將所有的影印機都關掉。

“正因為我什麽都不怕，這個意見倒嚇了我一跳。”我說。

最後我們得到一個折衷方案：所有的影印機在每天下午1 點到4 點之間關閉。

想要找一個簡單的省錢方法嗎？把影印機的插頭拔掉。

故事啟示錄

●一旦影印成癮……就很難改變這個習慣了。我真的認為這是習慣問題。本來影印機對公司是一項幫助。現在卻成了阻礙，我認為打破影印惡習的最好的方法是斬草除根：把所有的影印機關掉。

●不要影印給老板。我對減少影印量的一個貢獻就是告訴員工，除非我有特別要求，否則不需要為了通知我而將每一份文件都影印。對於那些把我的話當耳邊風的人，我就在傳到我桌上的廢物上蓋一個“無需閱覽，不要影印給大衛”的章。

員工終於明白我的心意了。

●銷毀傳閱名單。一個消除影印本的簡單方法是，銷毀所有文件的傳閱和分送名單。如果你規定員工隻能索取需要的特定資料，你會發現影印本的數量從此大大減少。如果你不想全盤實施這項計劃，可以先從局部做起。在以後的三個月中，將所有的文件交給一個人保管，凡是要影印的人，必須向這個人索取。這樣一來，不常用到的文件就可以銷毀了。

●目前你已經銷毀了多少文件？如果你的回答是“沒有”，這就表示你還沒有認真的實行這項計劃。我們都有不必要的文件，而公司和工作會隨著時間而改變，你的文件如果至今未曾變過，它們大概也已經沒有什麽用處了。