如何進行時間管理
你有沒有想過或計算過你這一生能活多少天?不妨先估計一個數字看看：20萬天?50萬天?或80萬天?
當你按平均年齡60歲算，一年365天，60年才活2萬天左右時，你會大吃一驚，你的漫漫一生結果才有兩萬多天!這兩萬多天裏包括了你的童年、你的睡眠、你的吃喝拉撒時間，如果除去這些時間，你的有效工作時間僅僅隻有一萬天左右!
可怕嗎?可怕說明你已經意識到生命短暫，時光無情。時間對於任何人、任何事都是公平的。當你有效利用時間時，它顯得寬厚大方；當你無所顧忌浪費它時，它就顯得吝嗇、專製與無情。如何讓你如此短暫的一生活的更有意義，更有價值，那麽請對自己有限的時間進行管理。
作為一名管理者，你不僅掌握著自己的時間，還掌握著自己員工的時間，所以你更應該學會如何有效地利用時間，節約時間，從而實現你的自身價值，並讓你的員工更好的實現他們的價值。
時間管理對於管理者有兩個含義：一是管理者對於自己的時間管理；二是對企業時間的管理。這二者在一定程度上是合拍的。因為管理者對於自己時間的管理運用的目的是把企業管理得更好；但對於企業時間的管理，就不能包含管理者自己的私人時間了。
美國麻省理工學院對3000名經理做了調查研究，發現凡是優秀的經理都能做到精於安排時間，使時間浪費減到最低限度。《有效的管理者}一書的作者杜拉克說：“認識你的時間是每個人隻要 肯做就能做到的。這是一個人走向成功的自由之路。”這話說得非常妙，即，一個能夠管理自己時間的人，才能管理別人，因而，他自己才能走向成功。
那麽，我們應該怎樣認識時間並進行時間管理呢?
1．提高工作效率，有效利用時間。善於應付“自由時間”與“應付時間”。“自由時間’’屬私人時間，應付時間屬企業時間。必須做的事，要一次做完，一次做不完的也要從速進行。一般性的事情要當即處理，拖下來難免有遺忘，再回憶時，需費時間。複雜的事情問問“要不要做”，“由誰來做”，“怎麽做”，在思考上花時間，行動上就能省時間。善於集中時間，且忌平均分配時間。把時間集中在重要的、關鍵性的少數活動上。從最重要的事情做起，依次做那些次要的。星期一、二精力充沛，把最重要的事放在來做可以收到更好的效果。最後，要善於利用零碎時間，這足以使一個人獲得成功。
2．事事有計劃，合理安排時間，製訂做事先後順序表， 相對集中時間進行歸類處理文件、回信等例行工作，盡可能避免零敲碎打。形成自己的工作節奏。一周裏，各天的安排要有個規律性，大致不變；一天中，也把自己的時間大致分成幾個時段，相對固定。固定或約定下級的工作匯報時間，或定期到下邊去。若下級請示工作要麵談，那麽讓他定地點，由你合理定時間。
3．該做的做，不需要的不做，避免浪費時間。學會隻做你值得做的事。利用辦公室以外的地方辦公，不在有電話的房間裏談話。養成記工作筆記的習慣。一天，或兩天，要整理一次自己的工作情況和安排，隨時記錄遇到的新情況、新信息。工作時間應掐斷電話或由秘書記錄電話，並約好通話時間。
作為管理者，每日都不可避免地開很多會議，處理很多電話，這兩方麵正是時間管理中的重要課題。下麵我們就會議管理和電話管理兩方麵來具體介召如何進行時間管理。
（一）會議管理
如何有效地開好會議是管理者們共同麵臨著的一大難題是。會議太多太亂，就會使你陷人為了會議而會議的泥潭，浪費大量時間；不開會議或會議太少也不大現實，因為一個企業或公司，一年四季總有許許多多值得開會研究的事情，沒有這些會議，上下就不能通氣，好的決策就不能形成，信息就得不到交流，工作目標就有可能落空。但如果發現會議太多，而且會議的時間在總量間四分之一以上，那一定是一個浪費時間的不健全組織
因此，作為現代高層管理者的共識，“會議管理”作為一項管理技能被提上議事日程。
會議管理包含兩方麵內容：一是為了達到最佳會議的效果要如何減少不必要會議和縮減必要會議的召開時間；二是為了避免糾纏與爭論，以利於有效管理，會前一定要了解每一個出席會議的人，做好應付準備，以便於有的放矢。
美國企業管理巨子在表述他的會議管理之道時說：
“我本人也承認對內部會議有很複雜的想法，不管是由我主持的，還是由別人主持的。我知道召集會議對公司內部的交流和決策是必須的。但如果這些會議名正言順地被當做公司日常活動，慢慢地它們就泛濫成災並失去其必要性。這些會議可能成為人們互相挑刺或進行自我辯解的場所；人們通過提出尖銳的問題來得分，卻沒有人去考慮做出妥當的回答。人們的自尊心或者大大膨脹或者一落千丈，其原因僅僅因為某某人是否被邀請參加了某次會議。
也許正是因為這些複雜的情感，我的會議充其量也隻能得到部分成功。因為我本人一年枷天每天24個小時任何時候都有可能參加會議。我對一個會議讓誰參加，需要多長時間，將討論什麽問題都有非常明確的想法。為此，我主持的會議從來不會太長。我總是根據我的時間表，盡量壓縮會議時間。我們一開始就極有效地討論一個問題，然後將其他幾個問題很快過一遍，人們就收起筆記本幹別的事了。”
從中可看出，有效的會議管理是非常有必要的。從麥克科邁克的講話中孕含著會議管理的精髓，希望各位讀者能從中好好品味。
（二）電話管理
電話管理是現代管理中最省時有效的管理之一。“用手指代替腳能夠得到同樣多的信息”，尤其是對於遍布全國或遠涉海外分公司的總管理者來說，這無疑是最好的方式。自從1876年3月10日，貝爾打了全世界第一個電話，到現在，在某些城市，電話甚至比人還多。不管你從事什麽行業，在公司裏擔任什麽職務，你會發現，大家都在利用電話聯係事情，有電話會議、電話商談、電話定送貨物等等。如果你是一名企業管理者，你此時一定更清醒地意識到，你在過去的管理行為中，有許多命令、指示、商談或約見都是通過電話完成的，你已經在不知不覺地運用著“電話管理”。
美國管理巨子麥克科邁克也非常重視電話管理，他曾介紹經驗說：
“我努力與很多人保持著聯係，並傾向於簡短的電話，很少超過5分鍾。結果自然是通過付出大筆的電話費，減少了耗資巨大的失誤，抓住了很多事機。
我與經理們約定通話時間就像安排一個重要會議一樣堅決。我經常在半個小時之內安排8個電話，每次的開場白都是：‘有什麽新情況?’接下去通常是一段準備得很好的項目報告，或者是對方正在開發的項目，或者是正在進行的項目，也可能是已經完成的項目。他試圖含糊其詞或忽視了的問題，通常就是我們應該多花一點時間專門討論的問題。
打電話是為了交換信息，不是為了玩弄權術。我從不會因為考慮先和誰打電話，或為什麽某某人不接我的電話而輾轉反側。但是電話交談具有一種很多老板沒有注意封的力量。在時間上安排恰當的電話可能會成為強有力酌管理手段，督促人們去行動，不是僅僅使他們感到自己沒有被遺忘。
例如，我打的電話往往穿過好幾個時區。於是我將紐約至倫敦的電話安排在倫敦時間上午9點，原因是這個時間對我的經理和我自己都是最方便的時候。同時我也能想像到這個電話還可能會使他們很感動，並受到激勵，因為這個時間在我所處的時區裏剛剛清晨4點半。我覺得讓他們體會到我這麽早就起床與他們通話，使他們感到我們之間的談話很重要，是一件很好的事。 坦白地說，我頻繁地給我的經理們打電話，有時候是因為我覺得我比他們自己更能有效地安排他們的時間。”
你是否意識到了電話管理的重要性呢？
其實，在今天這種商業掛帥的社會裏，幾乎所有決策者都會請公司員工代接電話。這種做法通常會令人感到決策者遙不可及，員工都處在警覺狀態裏。如何才能使員工(秘書)很好為你進行電話篩選與過濾的管理?給你的秘書提供—份不需過濾的名單——家人、朋友、高階資深主管、董事會、外聘顧問、事務代理人等。明確告訴秘書當天必須要接聽的幾個電話。
而且在接電話時一定要講究技巧，廢話要少說，長話要短說，除專業任務外，還應兼及部下的生活，結束通話時，記著說幾句鼓勵下屬的話或祝福語，以示關懷，做到情感溝通。
時間管理還包括很多方麵，由於篇幅有限，這裏就不一一介召了。