溝通技巧(新)

對上級的為人要深入了解

孫子曰:“知已知彼,百戰不殆。”不了解上司的為人、喜好、個性,隻顧揮汗如雨地埋頭苦幹,工作再怎麽出色也是得不到上司的賞識和認同的。在工作中多多留意一下領導的言談舉止,品味一下他的為人,不但可以減少相處過程中不必要的摩擦,還可以促進相互之間的溝通,為自己的晉升掃清障礙。比如,他是個懂得授權給下屬的人,還是個事必躬親的“諸葛亮”;他是不是個隻重結果,不管過程的人;他是個注重製度的人,還是個注重人情的人;他是個工作狂,還是興趣廣泛的人;他是個不苟言笑的人,還是個幽默活潑的人;他是個記憶力極強的人,還是個健忘的人;他喜歡紅色還是其他什麽顏色;甚至連他喜歡紅茶、綠茶,還是咖啡,如果喜歡咖啡那麽加不加奶,加不加糖,要加那麽加多少,也要搞得一清二楚……總之了解得越多越好,越透徹越好。為了早日了解老板的個性,可以先從側麵打聽,這絕對不是拍馬溜須,而是保證你倆的合作愉快,否則會造成不必要的浪費,甚至誤會。

張曉萍從一家旅遊學院畢業後,剛剛進入一家星級賓館,她的職務是做總經理辦公室的秘書。她進辦公室的第一天,就聽見老板在嘀咕另外一個秘書又給他的咖啡把糖加多了。老板聲音很輕,也沒有責備的口吻,老板也沒有讓秘書重新衝,將就著喝了。秘書向她吐了吐舌頭,扮了個鬼臉,但並沒有行動。

第二周,輪到她值日,她就先用幾個小紙杯分別調製了幾種口味、純度的咖啡,讓老板先挑選好。就這麽一個小小的細節,居然令老板大為感動——連他太太都沒有細心到如此地步。老板有肩周炎,她就到商場買了部電動理療儀。老板喜歡在午餐後小憩一會,於是她就堅守在外間擋駕,不讓沒有急事的下屬或者拜訪者打擾。老板喜歡足球,喜歡羅納爾多,對油頭粉麵的貝克漢姆卻沒有好感,她就在辦公桌上放著小羅的塑像,牆上貼著他在綠茵場上的英姿,也從來不在老總麵前提到自己暗戀的小貝……對老板無微不至的她很快就升任到主管的職位。

由此可見,隻有投了對的“石頭”才能問到正確的路,那麽我們具體該如何做呢?

1.了解他的價值觀

每個人都有自己的個性,何況身為上司的他呢?因此,首先要了解他的價值觀,價值觀一般指的是上司最突出、最不容易改掉而往往是引起自己情緒失控的那一部分。例如:有的上司很討厭人遲到,隻要有人遲到,他就會毫不猶豫、不問理由地臭罵別人;有的上司不喜歡身邊找不到人,如若發現和他一起的人突然不見了,就會大發脾氣……

其實,上司的價值觀是很容易找的,隻要多跟同事們打聽,並培養敏銳的觀察力,你就能找出上司的價值觀,並調整自己的工作態度以配合,這樣就不會產生連怎麽死的都不知道的慘狀。

2.洞察他的情緒反應

懂得察言觀色這是職場暢行無阻的另一個法寶,而對於上司更應該做到這一點,上司的一個表情動作,你就知道他想要於嗎。比如:何事會讓他生氣?何事會讓他高興?何事會讓他焦慮?又何事會讓他動**不安呢?而當他再現這種異常的情緒反應時,他會怎樣處理呢?

我們每個人在遇到讓自己情緒失控的事情時,都有著固定的情緒處理模式,每次發作時的過程幾乎都是一樣的,所以一旦能夠掌握上司的情緒反應後,下次你就會知道該如何避開槍頭,並且能采取更好的溝通方式,以免不慎撞到槍頭。

例如你發現老板其實是個夜貓子,早上時往往大腦仍因暖機不夠而不太靈光,這時去向他報告工作所碰到的“瓶頸”,就容易惹來一頓臭罵,那你當然就得熬一下,等到吃過午飯他心情好了,再去報告。

3.掌握他的溝通模式

溝通模式是雙方合作無間的重要原因,對於你的上司要做到合作無間,當然就要懂得上司的溝通模式,他是不可能配合你的。而溝通一般可分成三類:

視覺型

這類型說話者的說話速度快,呼吸急促,並常用視覺字匯,例如“我看不出來……”如果上司是視覺型的溝通者,那他會喜歡閱讀書麵數據,所以跟他溝通工作事項時,光是口頭說明效果不彰,別忘了一定也要準備一份書麵報告,好讓上司能瞧個仔細。此外,加快你的說話速度來配合對方,也會提升你的溝通效率。

聽覺型

聽覺型的人說話速度適中,溫和而有節奏,喜歡用“聽起來……”“傾聽……”等字眼,例如:“這主意聽起來不錯!”或是“這聽起來沒啥特別的嘛!”而你也許已經猜到了,這樣的上司用口頭簡報的方式來溝通,效果最佳。

感覺型

此類型人說話者的說話速度緩慢,呼吸深長,喜歡用“感覺”、“掌握”等字眼。與感覺型的上司溝通時,情緒的氣氛營造很重要,察言觀色的功力決不可少。話慢慢說,隻要感覺對味了,事情就一定搞定。

4.上司的管理風格

上司的管理風格表明他如何管理人們實現組織短期和長遠目標,在一個新職位中,不僅要與上司本人融洽,也要熟悉他的管理風格。管理風格一般分為三種。

自由放任式

這種管理者從不會事必躬親,他會把該做的工作和任務,分配給下級管理員,讓下級管理員全權處理,他隻在雇員需要的時候才提供信息、觀點、指導和其他需要的東西,這種類型的管理者設定目標,然後讓個人或工作團隊決定如何實現目標,依賴於不同的工作或雇員的水平,個人或工作團隊可能會決定政策、任務、過程、工作團隊成員的角色,甚至還有評估。

這種管理風格適合於那些要求雇員創造性的企業環境,這些企業需要雇員在一個自由和開放的環境中工作,在廣告公司、研究機構、建築公司和服裝設計公司中都可以發現自由放任式管理風格。

回答下麵幾種類型的問題,檢驗自己的個性特征是否適合在自由放任的環境中工作。

(1)在完成計劃的過程中,通常會得到多少指導?

(2)是否得到機會能夠創造性地為顧客設計產品?

(3)在進行設計之前,是否需要得到批準?

(4)我可以靈活地掌握自己的工作時間嗎?

(5)我能夠自己挑選工作中需要使用的材料和供給嗎?

民主式

民主式顧名思義就是喜歡征求下級管理員的意見、思想和解決方案,他希望你能參與整個管理的過程,他喜歡吸收大地精華的精髓來貢獻於整個公司,民主式領導對雇員實施中等程度的控製,他對雇員很自信,雇員對雇主也充滿自信,這種類型的領導通常被稱為參與管理。

如果你是一個特別有思想主見和創新的人,民主式管理風格的上司是你的首選,因為你喜歡發表自己的意見看法,對於不同的意見、錯誤或者是不完美的方案,你都會提出自己獨到的見解,而民主式管理風格的上司需要的就是你這樣的下屬,他堅持認為,你必須要參與並提出思想,幫助解決問題,以及成為工作團隊中的重要成員,在這種環境下的雇員會具有合作性,富有同情心和參與意願。

如果你認為自己僅僅對組織有責任,那麽你隻能做特定的工作,而不願為製定決策承擔責任,一個民主式領導並不是你的選擇。

專製式

專製式領導不用解釋也知道是那種以自我為中心,喜歡控製別人思想的上司,他獨自製定政策和規程、界定和指派任務,而且通常要監督工作完成情況,如果你與專製式領導共事,毫無疑問,他是領導,他所說的是正確的,你是他的下屬,你就要聽他的,怎麽做、如何做、什麽時候做,他都一一地說給了你,而你隻需要達到他的標準或者是超過他的標準,最重要的是他不是一個會征求下屬意見、思想的人。

如果你是一個不願意承擔責任、不願意計劃和製定決策等浪費腦細胞的人,也就是說你屬於那種別人怎麽說你就怎麽做的人,那麽這樣的領導對你來說再合適不過,你隻要認真地聽從指令以及嚴格地遵守製度的規定、規則和政策,在這種類型領導下工作的好處是,你總可以知道工作的開始和終止的地方,如果你對接受指令感到舒服,願意在專門的指導下工作,你會願意選擇專製式領導風格。