60、何謂新科技的應用法則?
工作情境
「嘿，老板，我想我們找到t個辦法可以修正資料庫，這麽t來就可以抓到那些我們t直想找出來的成本數據了。」
「蘇愛倫，這是一個偉大的目標，不過你會不會把我們平常用的格式給改掉?」「不會改很多。而且我不會自己動手改的。麥特已經把必須修改的地方都標明出來，亞森尼歐·華許朋答應要替我們修改。」「慢點！慢點！為什幺沒有人跟我提過這件事呢？」蘇愛倫顯然相當震驚： 「天哪，我們根本沒想到你會反對。我們口《是想讓這套係統發揮更大的功能而已呀，」
「蘇愛倫，我剛剛說了，這是t個偉大的目標，可是我不喜歡你們打算采用的方式。
你去找麥特來，讓他向我解釋他覺得需要做哪些事情。如果聽起來滿可行的，我會填一張申請表，請安裝這套係統的人來決定是不是應該加以修改。一我做錯了嗎?
這個小小的例子其實涉及了員工與科技的三個問題：①員工是否應該以原先設計之外的方式來運用新科技工具?
②員工是否可以「玩玩」新科技工具，看看它能做些什麽?
③員工是否應該試著修改新科技工具以符合工作需求?
我們似乎有足夠的理由對第一和第二個問題提出否定答案。那麽，這位主管的響應為什麽是一項錯誤呢?基本上這位主管對前兩個問題的回答都是「不應該十在這麽做的同時，他等於也以「不應該」來回答第三個問題：：然而第三個問題和前兩個問題的性質並不相同。沒錯，他說如果這項改變聽起來很可行，他會提出申請，那幾乎就表示這項改變會拖上好幾個星期、甚至好幾個月。它也意味著這個小組的任何成員如果想找出如何修改係統以增進工作效率，並不會是一件順利的事情。
對於組員以原先設計之外的方式試驗新科技工具，你當然必須抱持很謹慎的態度。不過如果他們不做任何試驗，新科技產品的功能也就局限於廠商交貨時的狀態，不可能有任何的新發展。
良方
很簡單：：在蘇愛倫走出門口之前把她攔住，或把她叫住，然後修正你剛剛說的最後一段話：「蘇愛倫，我剛剛說了，這是一個偉大的目標：：可是我們必須很小心，避免讓整個係統出現問題。不如這樣吧，你去請麥特過來一下，你們兩個好好向我說明一下你們覺得應該改哪些地方。
如果聽起來滿可行的，那麽你們就去找亞森尼歐來修改。然後我們看看情況如何，再決定下一步。」值得注意的是這位組長並沒有叫他的組員直接動手進行他們的計畫。他很明智地請他們向他說明計畫細節，然後告訴他們他會仔細考慮修改所帶來的利益是否超過風險，再做出正確的決定。
如果這項改變聽起來風險太高，或許他們可以改采另一項成功希望較大的試驗計畫。
下回該怎麽做7
已經就業很久的人大都是在科技集中化的環境裏學會如何使用計算機和大部份的科技產品。別人把科技帶進公司、負責安裝、訓練我們使用，然後告訴我們隻要照他們說的去做就好。以各種方式試驗這些科技工具《雖然私底下常常做》往往都是嚴格禁止的。
時代已經不同了。你的小組裏說下定就有一、兩個高手，而他們的科技知識甚至比安裝的專業人員更豐富。每位組員都應該了解新科技工具對他《她》有什麽幫助：：甚至也該知道如何增進這些工具的功能。你不妨參考以下的建議，幫助他們把心中的想法變成具體的步驟我們提出建議的前提是你們所采用的新科技為計算機產品，如果是計算機之外的科技，基本的參考重點還是相同的。 、
①一定要讓每個人了解「備份」的重要性。你們所采用的新科技或許不隻計算機產品。不過以計算機來說，所有的程序都要備份，每位組員的工作資料也應該定期存一份備份。所謂的「定期」是指多久做一次呢?對大部分的人來說，你覺得在一定期間內，備份的次數至少應該再加一倍以上才夠。
②一定要有一位以上的組員了解每一個程序的使用方式，而且知道如何以最低的風險加以修改。這一點可能涉及訓練的問題。每當你的工作小組獲得全新或更新版的程序時，廠商也會提供必要的訓練。大部分的組員往往乖乖受訓，每次多學一點東西以便使用新的軟體，會用之後便停止學習。別讓這種現況繼續下去。你應該鼓勵他們瀏覽新軟體的說明指導係統，看看有哪些他們還沒使用過的功能。鼓勵他們試用軟件的各項功能：例如計算機裏的電子表格和文書處理係統通常都有許多不同的功能。如果能知道它們有哪些功能，這套軟件對組員個人和整個小組來說都會發揮更大的用途。
③讓每個人玩玩軟件，可是如果想嚐試真正的修改，一定要指定某位組員專門負責。平常鼓勵大家嚐試一些很容易恢複原狀的小改變。可是如果你想試試比較大的改變，每項改變都應該指定一個人專門負責。你可以讓一組的人共同參與改變，不過由一個人來做決定。提出建議的人可以有不同的專長和創意：決定的人就必須非常熟悉這套軟件，完全了解改變可能帶來的影響。不同的改變計畫不一定要由同一個人負責。如果有奸幾位組員發展出這方麵的專才，也是一件很好的事情。不過你得記住：一項計畫的成敗隻由一個人來負責。
㈣無論組員所做的試驗多少，一定要讓所有組員了解科技是用來支持他們的，而不是由他們來支持科技。鼓勵組員讓你知道必須改變的地方，或者如果小組裏有計算機高手，你也可以允許他們自行更改。別忘了科技是一項工具。不應該由科技來主導你們的工作管理迷思
隻有在一個情況下可行：如果你們小組並不習慣使用計算機，那麽你可以依照以往的方式處理。他們需要時間學習計算機的優點和缺點，以及如何定期備份。在這段期間內，如果他們想做任何修改，你都得特別謹慎。等他們的計算機能力增強之後，你必須很明確地讓他們了解：他們應該讓手上的計算機係統發揮最大的用途，成為最人性化的工具。
拒絕犯錯管理法則
你不希望你的組員醉心於科技之中：：成為「科技怪胎」。然而在另一方麵，你和所有組員都應該知道如何使用新科技，了解它的優點和缺點。你也必須了解如何修改以增強用途，但又不會造成新的問題。你如何兼顧這些目標呢?
不太容易。你很可能會碰上一些樂意成為「科技怪胎」的組員，大部分的時間都在玩這些新科技工具。也有些組員絕不想多學一點，隻要會用機器就好。無論如何，在你的工作環境裏，你要讓科技狂熱份子把心力放在工作上，同時鼓勵那些對科技較冶漠的人多多學習。
以下是幾個基本秘訣。鼓勵那些對新科技很有興趣的組員多和那些不想接觸新科技的人在一起。但是不必鼓勵他們一起使用新科技工具。隻要讓他們一起討論，讓不想接觸的組員說出使用上的問題。在大部分的情況下，科技狂熱份子都能展示如何以簡單的方式解決這些問題。有時候在這樣的交流中，科技狂熱份子也能獲得很棒的點子而做出重大改變，讓大家都受益無窮。