3．盤活資金的途徑和手段
很多公司的業主或管理者都試圖用很少的投資擴大經營，實現更多的利潤，而利用有限的資金來獲得較大的利潤，就需要小公司積極盤活資金。良好的財務計劃是盤活獎金的前提，而有效的信用與收賬管理和高效的采購與存貨管理是盤活資金的有效手段。
(1)盤活資金的前提——財務計劃
當公司發展、利潤增加時，成功的管理者周圍的一切都在不斷變化之中，這些變化使業主或管理者麵對著很多終將對公司財政情況產生不良影響的未知數。麵對這些變化作出有效的防範，必須理解財務計劃，並且很好運用。
多數公司的業主或管理者直到發生嚴重問題以前，很少過問其財務活動。尤其重要的是，業主不願或者不理解公司各方麵的財務活動。因而，在很多公司中，用於討論製定財務計劃的時間可能每月隻有一個晚上。
為了製定一個簡便可行的財務計劃，業主或管理者必須在顧問的幫助下，開發和運用前麵討論過的那些財務手段。他必須掌握每月或每季的損益表和資產負債表。這些報表應歸檔，至少保存5年。這樣，業主或管理者能考察以前的實績記載。在考察這些報表時，公司管理者應該作些筆記，以評判公司實際的好壞。業主或管理者應將這些筆記與報表一起保存，以備考察之用。
一旦占有了一段時期內的財會資料，業主或管理者就有了製定財務計劃的基點。他們能了解、擴大銷售量、開發新產品、增加促銷費用和廣告、添置設備、不動產交易、新的信用方針、新定價方案、新的存貨方案等這一類項目對損益表、資產負債表和現金流轉報表對財務效果的影響。粗略地估算幾個財務數字以及反映新方案對公司未來的損益表、資產負債表和現金流轉報表的影響，並不是十分困難的。即使是粗略的數據，也能迅速說明公司可能的盈虧及其產生的財務問題。
業主或管理者應該製定一個財務計劃。這個計劃規定什麽樣的銷售和毛利水平，可能增加的間接費用；什麽樣的銷售和毛利水平，他必須減少開支。這樣，他能清楚地知道，應采取什麽策略去保持公司的成功運轉，應采取什麽策略來盤活資金沒有財務計劃將會發生什麽情況呢?從下麵這個關於布魯斯電子批發公司的例子可以找到答案。
多少年來，業主布魯斯·金把公司弄得一團糟。他直接管理他的內外銷售力量、倉庫和辦公室。布魯斯雇用的每個人都必須工作很長一段時間才能適應他建立的工作模式。公司每年：用於投資的資金很少。布魯斯已擁有40萬美元的資本淨值。過去兩年裏，布魯斯取走工資42000美元，稅後利潤僅剩下23000美元和19500美元。布魯斯發現自己資金短缺。
布魯斯終於與會計師和銀行家討論了他的問題。這兩個人都說他們對公司不甚了解，因為布魯斯從來未與他們交換過意見。盡管公司過去成功了，但它似乎沿著一條前景未卜的路線踉蹌前進。
銀行家和會計師認為：過去4年布魯斯的投資收益率非常低，存貨太多，很多都是過量儲存或過時的存貨。
由於“超過90天”的過期賬太多，應收賬款占用了大量資金；新建建築物由於太大和選址不當而造價昂貴；雖然營業費用低，但毛利4年來一直下降，一些產品係列的毛利水平很低；得到的購置貼現太低，因為布魯斯·金沒有借必要的資金(其實是很容易做到的)，他也沒有指示記賬員接受所有的購置貼現。
事實上，布魯斯·金已不能適當地管理其公司的財務。雖然他的間接費用很低。但毛利仍被迫下降，因為競爭增加，而且沒有製定新產品戰略。在顧問們的幫助下，布魯斯·金計劃雇請銷售管理者；指導公司內外的銷售工作。這樣，他得以解脫出來尋找可經營的新產品係列、減少現時存貨以及更迅速地收回在外應收賬款。
由於沒有製定財務計劃，布魯斯·金付出了極大的代價。沒有盤活資金，致使投資收益率下降。隻有製定好財務計劃，小公司的業主或管理者才能及時了解資金運用情況，才能采取各種措施來盤活資金，以達到更高的資金投資收益率。
(2)盤活資金的重要途徑——信用與收賬的有效管理
大量發放信用對於資金並不充裕的公司來說，可能是一個不小的負擔。隨著銷售量的上升，應收款也按比例地增加。而且，如果延期付款，占用的資金量將增加得更多。增加的比率依公司類型不同而不同。由此可見，信用與收賬的有效管理對小公司來說是生死攸關的問題。隨著信用日益廣泛地被應用，業主或管理者必須掌握如何管理信用與收賬的有效方法。
良好的信用與收賬管理有助於防止資金的嚴重損失，並幫助更有效地使用投入的資金。對於那些發展迅速而資金不足的公司來說，更顯得特別重要。當小公司必須擴大信用以對付或戰勝競爭對手時，資金就必須增加，包含在信用與收賬管理中的間接費用和風險也會增加。小公司遇到信用與收賬問題主要有以下諸方麵：
①拖欠的顧客；
②必須注銷的壞賬損失；
③延期過長的信用，超出了公司的財務能力，導致流動資金的不足；
④錯誤估計新顧客的信用等級；
⑤因為執行過分慷慨的信用方針，增加了借款的成本；
⑥賒購顧客不適當地運用退貨特權；
⑦增加了信用與收賬活動的營業成本和間接費用，包括信用調查、開票和收賬的費用；
⑧由於摻入私人關係(這種現象在小公司中到處可見)而使良好的信用與收賬方案失靈。
為了防止這些問題，管理者必須早作準備。有時銷售商延長信用期限的成本需由利息或保管費所補償。然而，即使看起來貼現率是適當的，公司也必須小心翼翼地計算信用和收賬工作的實際成本。實際成本不僅包括處理信用申請，而且包括信用分析、建立應收賬分類賬卡、接受付款、分發付款通知、催還拖欠賬等等。壞賬損失任何時候都不可避免。信用與收賬管理中的不明智決策是公司走向破產的重要一步。
當公司信用越來越擴大時，它必須有一套用於信用管理的記錄、製度和程序。隻有20或25個主要顧客的加工製造公司或批發公司，其麵臨的問題肯定不同於有30個至4000個消費者賬戶的零售商店，但是，在任何情況下，隨著經營活動的增加，必須研究製定正式的記錄保存製度。
管理者必須決定何時建立新紀錄、製度和程序，他們還必須指示和指導從事信用與收賬管理工作的部屬。隻有在公司管理者建立了一整套任何人都必須遵守以確保措施有效的信用與收賬管理的製度之後，他才可能減少對信用計劃的具體指導。
公司的成員應能以通常的方式回答下列問題：
①這個顧客的信用限額以多少為適當?
②信用期限正確嗎?
③這個顧客的付款方式應該是貨到付款還是未結賬戶?
④是否應該要求這個顧客提供一些附件?
⑤這筆賬是否應該使用信用保險?
⑥在某個特定時日，對收回某筆賬款應采取哪些措施?
⑦這筆賬是否應移交律師才能收回?
對這些問題的回答在很大程度上決定於公司過去處理賬目的經驗。應該係統地處理日常的信用與收賬問題。這樣，當發生可比事件時，可采取類似的方法進行處理。常規事物可按規定的方針處理，而非常規或特殊情況應盡快地報告業主或經理。傑克·伍爾森的經曆值得研究。
傑克·伍爾森是伍爾森汽車加油站的業主，遇到了嚴重的信用問題。在3個月的時間裏，他的加油站由2個發展到6個。他親自出馬雇用了全部雇員並教他們管理信用。但是，僅僅又經過了3個月時間，他發現相當多的無法收回的舊應收賬款。傑克的記賬員花了兩個多月時間了解到那兩個新來的服務員(他倆僅在晚上工作)正在將信用提供給那些無法收回的顧客。事實上他們也將信用提供給大量信用風險名單“榜上有名”的顧客。按照規定，應該每天在辦公室核對賒銷賬目。但是由於辦公室工作超負荷，這個重要規定被大家忽視了，因而導致上述損失。
如果傑克堅持執行原來製定的證明是確實有用的製度。伍爾森加油站的損失本來完全可以避免。但由於缺乏計劃和嚴格的信用紀律，他付出了昂貴的“學費”。如果他及時采取了預防措施，這些損失本來是可以避免的。
信用與收賬管理的訣竅集中到—一點就是明智地利用諸如銀行、供貨公司的信用組織和其他公司管理者之類的外界財務信用組織和個人。
(3)盤活資金的另一重要手段——采購與存貨管理
材料的采購與控製和存貨的保管對公司來說，是最重要的工作之一。管理者的大部分資金被投入到購買原材料、商品、配件、車間及辦公室用品、機器設備以及木工、電工、除酸工、油漆工和其他工人的勞務上。管理者完成這些購買活動的效率決定著資金利用率及邊際利潤，將消耗的材料成本與損益表上的數據聯係起來就能看出采購與存貨管理的重要性。因此，管理者可能要製定材料采購與存貨方案。他既可以親自過問此事，也可將它分派給骨幹下屬。
無論價值多少，買來用於生產和再銷售的材料必須予以控製。如果管理者有誌於盤活資金，實現低成本，那麽采購不失為一個機會。采購製度必須隨公司的發展而發展。尤其是當管理者開始下放權力和責任時。即使業主已與供應商談妥了價格，采購單的日常處理、購買、催貨、收貨、檢驗、討款等環節仍需製定正確的程序。
一個快速運轉的小公司，其采補製度應具有以下特點：
①它應該迅速、容易和準確地填充材料需要；
②它應該是簡單而基本的；
③它應有確定、清晰和可理解的程序，使管理者避免高代價的重複和錯誤；
④采購活動中的每個步驟都應有確定的責任，任務應分派給收貨人、記賬員和負責購買和催貨的人；
⑤它應該既能處理材料需求的增加，又能處理材料需求的減少。
為了防止丟失收貨記錄和避免收貨部門發生偷竊，可以便用預先編好連續號碼的收貨記錄表。通常這些記錄表一聯保仔在收貨部門，另一聯與材料一起流動或送至辦公室。自動按號碼順序保存這些記錄，按日期歸檔。當貨已收到時，收貨原始記錄就被送到記賬員處，準備一旦收到發貨票就付款。然後，記賬員將辦公室的收貨憑單按號碼歸檔，這樣就能確保收貨部門的每份報表都送至辦公室，避免了辦公室的混亂，同時使得收貨部門的全體成員保持警覺，因為他們必須核實簽收的商品。
采購職責包括：尋找貨源、談判成交條件、運貨直至取得符合一定質量要求的商品。大供應商可能被勸說提供有利於小公司的特定成交條件和服務。這條件和服務包括：對集中采購的低價優惠，延期信用，倉庫儲備和產品技術幫助與培訓及其一般的管理與推銷幫助。
材料控製的每個環節——商品接收、進庫、材料加工、商品保管、挑選、歸堆、搬運、裝車至最終消費者，都可能造成破損。因此，管理者必須指揮專人負責收貨、保管和搬運等工作。每個管理商品的人都應保存有關的記錄，以便追蹤發現的問題。
實用的存貨控製方法是觀察、實物核對或連續盤存記錄。在小公司中，普遍把觀察與實物核對當做基本控製方法。對設備一類的價值較多的物品，有必要實行連續盤存。但連續盤存記錄卡往往很不準確。在使用時，這些卡片通常反映需求或銷售額、購買曆史，配件或商品接收、分發和發貨的記錄。管理者必須決定哪種存貨控製最適合於自己的公司。
管理者應該力爭擁有足夠的商品和用品存貨，以確保公司生產的低成本或隨時滿足消費者對製成品的需求，確定各種產品、材料和貨源的存貨餘額，以有效地利用公司資本。需要大量挖掘各種信息，將本公司的存貨周轉率與類似公司的存貨周轉率相比，可以測量公司存貨管理的效果。
小公司的管理者可以比大的競爭對手更有效地進行存貨管理。因為他們與采購過程、顧客、倉庫和車間的聯係較為密切，這有助於對整個局勢保持嚴密監視。但是，隻有在管理者認識到了這樣做的重要性並且願意這樣做時，才可能做到這一點。
美國傑克·特魯普的塗料零售店的例子有助於我們認識采購與存貨管理對於小公司盤活資金的重要性。
多年來，傑克及其全家依靠特魯普塗料店過著富裕的生活。在過去兩年裏，塗料價格的競爭更加激烈。另外，他的兩個主要供應商引進了大量的新型塗料。
不久，傑克發現自己無力償還和承擔商業債務。上一年的銷售額增加了，但價格較低，毛利也較少。特魯普的塗料存貨塞滿了倉庫。麵對拮據的現金狀況，傑克召見了公司的會計師，看她能否幫助他。按慣例，會計師隻是每年編製稅款申報單。會計師要求盤一次存貨。在前些年裏，她很少參加存貨盤存工作。然而，她確實檢查過存貨的定價。這個會計師與傑克和三個助手花了整整1周時間進行這次盤存。使傑克感到震驚的是，直到最近進的一些新品種之前除了過量的基本存貨外，還有大量很陳舊的存貨。因為進貨太多，新的產品也大量積壓。
會計師認識到，賬麵上反映的存貨水平是非常保守的。經過認真審訂的現時存貨，反映的是公司存貨的最準確的估計值。損益表表明公司正處在平衡點或微有點虧損。會計師告訴傑克，要到下次盤存之後，她才能準確地掌握公司的經營狀況。她認為，存貨必須大大裁減，以改善公司的現金狀況。
傑克·特魯普還麵臨一些進貨上的主要變化，他的競爭對手是頗具挑釁性的。為此，傑克分別與兩個主要供應商談判。其中有一個顯得特別熱心。傑克將大部分業務交給這個供應者，這個供應者除了向傑克提供進貨方便外，價格也較低。結果從另一個供應者的進貨減少。這樣，傑克通過對采購與存貨的有效管理，盤活了資金。從而塗料店渡過一段困難時期而幸存下來。特魯普公司從一個保守的零售塗料店變成了一個富有進取性的推銷店。