謀求溝通方法
在會議場合內，有不少滿腹經驗的人因表達不得其法，致使其意見無從表達，更不用說被重視或采納!在大多數人皆不善於表達意見的現狀下，假如你能按下麵三個步驟提出你的意見，則它被聽取的機會必然加大：
以精簡而肯定的措辭說出你的意見。
(2)提出幾點具體而充分的理由來證明你的意見的正確性。
(3)重複述說你的意見。
以上三個步驟即是一般所謂的三段式的意見表達方式，亦即
(1)意見(2)證明(3)意見的複述。
舉例說明：
“我確信產品A可以大量推出。”(1)
“因為頭兩個月的試銷情況較預期高出25%，“而且多數的營業代表都看好。”(2)
“因此，我確信產品A可以大量推出。”(3)
會議場合中的溝通媒體除了有聲的語言之外，無聲的語言——諸如儀容、姿態、手勢、眼神、麵部表情等。仍然扮演相當重要的角色。現將值得特別留意者簡述如下：
(1)儀容要整潔。蓬頭垢麵者通常得不到與會者的好感。飛機駕駛員之所以討人喜歡及受人尊敬，恐怕跟其儀容整潔有密切的關係。
(2)準時或提早抵達會場。時間的掌握也是一種無聲的語言。開會遲到的這種行為所顯示的信息可能是：你不重視這場會議、你故意擺架子、你不理會會場將因你的遲到而受幹擾、你不介意浪費其他與會者的時間……等等。開會遲到的另一種弊端，便是前文所說的喪失選擇良好座位的機會。
(3)避免穿著奇裝異服。服飾是一種符號，也是一種無聲的語言。當你穿的衣服或是身上所配帶的裝飾品太奇特或太耀眼時，與會者的注意力將集中在你的衣服與配件上，而不會凝神諦聽你所說的話語。因此，為穩妥起見，你的穿戴應盡量趨於保守。
(4)留意坐姿。最理想的坐姿是脊椎骨挺直但卻不僵硬，因為隻有這樣，你才能在鬆馳狀態下維持警覺性。
(5)兩眼正視。跟別人對話時最忌諱的便是兩眼閃縮，或是斜眼看人，因為這足以令人對你的動機或品格產生不良的評價。同樣忌諱的是，以求情的眼光看人，因為這樣做足以削弱你說話的份量。
(6)借手勢或物品引起注意並強調自身的觀點。以手勢配合說話的內容，可以令聽眾印象深刻。手勢的大小視你所想強調的內容而定。談細節的時候，手勢要小；談大事時，手勢要加大。運用手勢時，你必須考慮周圍實體環境的大小。外界的空間愈大時，手勢可愈誇張；外界的空間愈小時，手勢應愈收斂。為強調你的意見而以物件作為道具是一種良好的舉措。
重視活用數據
我們生活在數字的世界裏，我們每天所見、所聞與所思的一切，幾乎沒有不涉及數字的。基於此，我們對數字或多或少均產生麻木或厭煩的感覺。其實，這樣的感覺是很自然的，因為數字隻是代表事實的一種符號，而非事實本身。在會議中運用數字時，希望你能留意下麵兩個要領：
(1)除非必要，否則不要隨便提出數字。當你拋出的數字過多，不但令聽眾感到納悶而關閉心扉，而且也會令聽眾覺得你沒人情味，因為你所關心的隻是冷漠的數字。
(2)要設法為枯燥的數字注入生命，這即是說，要讓數字所代表的事實，能成為一般人生活經驗中的一部分。隻有這樣，人們對數字才感到親切，也才能產生興趣。舉例來說，下麵的第(1)種數字陳述方式若能改為第(2)種陳述方式則其影響力將顯著加大：
(1)“假如各位接納我的提議，則公司每個月至少能節省67453750元的開支!”
(2)“假如各位接納我的提議，則公司每個月至少能節省67453750元的開支!從另一個角度來說，倘若這項節省下來的開支，能以加薪的方式平均分配給公司的每一成員，則每一個人每一個月的工資將增加3500元!”
七、樹立良好形象
你時時刻刻都須要留意自己在他人心目中的形象，因為好的形象對你在會議中的所作所為足以產生莫大的助力，壞的形象則足以令你在會議中處處受鉗製。下麵是一些有助於你塑造及維護良好形象的參考事項：
人們總是喜歡誠實的人，以及以公平態度待人的人。
(2)聽眾所渴望聽到的是事實，因此對那些誇誇其談、自命不凡的人極度反感。
(3)人們都不喜歡不願傾聽他人意見的人。
(4)一般人對情緒激動的人的判斷力，通常欠缺信心。(5)人們對於態度冷靜、善於邏輯推理的人的判斷力，均寄以信心。
(6)人們對富於想象力與創造力的人均產生好感。但是，當一個人的想象力與創造力超越了聽眾所能理解或想象的範圍，則該想象力與創造力將很容易被視為荒謬。天才與白癡畢竟隻是一線之隔!
(7)在會議中最令人討厭的兩種人大概是：喜歡打斷別人的話的人，以及喋喋不休的人。
八、保持積極態度
在一般會議中，我們經常麵臨的是消極的氣氛——包括消極的表情、消極的情緒、消極的話語、消極的反應等。在消極的氣氛籠罩下，你若能注入積極的言詞與積極的態度，你將成為嚴寒中的一股暖流，並成為與會者心靈寄托的所在。下一次再參與會議，請參照下列諸種要領行事，你將獲取不同凡響的良好結果：
(1)從積極的角度看問題——將那些隻以產生不良後遺症的消極性意念，扭轉為積極性意念。例如將“這一百萬元的投資當中有一半肯定要泡湯!”扭轉為“這一百萬元的投資當中有一半肯定會帶來效益!”。
(2)傾聽那些足以蒙蔽真象的泄氣話，並設法解開迷霧。
(3)削弱會議中所麵臨的問題的難度——設法先幫助解決較簡單的問題，以增進與會者對解決困難問題的信心。
(4)自告奮勇地承擔工作，這對減輕與會者的精神負擔與實質負擔均有幫助。
(5)當其他與會者強調困境之際，你則設法提供解決方案。
(6)對提供良好的意見或解決途徑的其他與會者，表達你個人的激賞。
(7)麵對棘手的問題時，應講求實際，而不應悲觀。
(8)鼓勵與會者積極進取。
九、協助控製會場
不具實效的會議最容易令與會者產生反感。當你被邀參與一個幾乎可以斷定是無效的會議時，你有三種途徑可以選擇：
(1)避免參與這樣的會議；
(2)參與這樣的會議，但是采取消極的態度抵製(如拒絕發言)，或是采取積極的態度反抗(如故意搗蛋或指責主席)；
(3)幫助主席控製會場，以令會議富於實效。在以上三個途徑之中，除了在若幹情況下可以采取第一途徑之外，應該以選擇第三途徑為上策。與會者怎樣才能協助主席增進會議的實效呢?以下是一些具體的建議：
(1)千萬要自律，切莫為主席製造難題。這至少包括：不要與鄰座交頭接耳；除非特別緊要的事情，否則不要中途離席；不要與主席或其他與會者爭論；不要意氣用事；不要在會議中從事與會議無關的工作。
(2)假如與會者之間發生爭論，則主動介入，並設法令爭論的每一方皆能理解對方的觀點。
(3)倘若有人壟斷會議，則主動提出自己的意見，或鼓勵其他與會者發表意見，以打破壟斷局麵。
(4)如果討論的內容偏離主題，則設法提醒與會者有關會議的目標及問題的焦點，以便將與會者的注意力拉回正軌。
核對會議清單
人員配備條件：
銷售經理：充當主持會議的高級職員和會議的主人，負有經營管理會議及掌握會議的雙層責任；負責全麵綜合監督。但行政、事務、登記並與大會登記人員直接聯絡等具體責任則分別委托下列三位副主持人負擔：
活動計劃主持人：受銷售經理委托，負責活動計劃內容、會議日程和材料、聯係並安排發言人、特殊出版物和其他活動計劃事項。
設施主持人：受銷售經理委托，負責全部物質安排，包括與會址管理部門的磋商、聯絡和配合，準備和維護會議場所，並對有關會議的一切特殊設備、材料和供應品進行訂購、運輸安置、保養和處置等工作。
特殊事項主持人：受銷售經理委托，負責計劃、組織和監督與會議有關但從屬於會議的社交活動，包括正式宴會、體育比賽項目、觀光、為配偶和兒童準備的活動及其它活動。
公共關係管理人：負責協助登記、促銷和宣傳以及與新聞界的聯係。
第一階段(會前數月)：
(1)規定明確的目標和“主題”。
(2)發動宣傳人員並征求意見。
(3)指定項目管理工作人員並確定權力分工。
(4)請會址管理部門投標。
(5)估計費用和設計暫編預算。
(6)視察會址並簽訂合同。
(7)向預期參加者通知開會日期。
(8)約請發言人。
(9)計劃業務方案內容並探索特殊事項的可能性。
(10)計劃並實施宣傳方案。
第二階段(會前兩月)：
(1)用需要的人員擴大項目工作隊伍。
(2)確定發言人和準備方案材料。
(3)訂購為會議室、講台及歡迎用的標誌和彩旗。
(4)預定安裝特別電話或通訊裝置。
(5)為每次會議準備房間布置圖和設備清單。
(6)預定視聽器材、黑板、黑板架以及其它輔助發言人的裝置
(7)協調方案的各個方麵並詳列說明。
(8)對會址進行仔細的實地檢查。
(9)向場地管理部門提供逐個房間的方案要求和說明。
(10)就場地管理部門和你單位本身各應提供哪些商品和服務達到完全理解。
(11)召集全體項目工作人員審查方案準備的各個方麵的確切情況(必要時定期召集)。
(12)與場地管理部門協商供給住房與登記的要求，以及行政手續。
(13)計劃登記製度，包括確定的日期和注銷日期。
(14)將登記表和方案資料郵寄給全部參加者。
(15)準備登記表。
(16)準備展覽品、陳列品及其它布置材料。
(17)訂購特別印刷品，包括證章、餐券和小冊子。
(18)匯集特別材料和設備，以供運往會址。
(19)與發言人再次確定方案內容、對旅行及財務進行安排。
(20)安排在緊急情況下的備用方案。
(21)在出發赴會場以前，審查項目各個方麵的詳細說明的清單。
第三階段(會前最後幾天)：
(1)與項目的全部工作人員進行核對，以檢查他們對程序的了解。
(2)通過逐項徹底審查並共同視察全部有關場地，與場地管理部門再次確定全部安排。
在會址接收、清點提前裝運的物品，如有遺失，立即著手尋找(記住要隨身攜帶倉單和提單)。
(3)與有關人員確定每次會議的正確日期、時間、房間布置和設備。
(4)核對發言人和大人物的到達時間，以及見麵、歡迎和其他禮儀安排。
(5)檢查對大人物的接待準備情況，確定款待的地方。
核對登記和接待的布置以確保地點和人員配備及方法適當，務必做到在所有地方備有登記表、證章、電話、布告牌、一般通知和緊急通知。
檢查為每次會議指定的地點、座次排列及座位號碼的正確性、按預定安裝的設備的完好狀態、會場一般條件特別是溫度及通風狀況。
(6)再次確定每位發言人的計劃，所需幫助，常規的和特殊的設備，和免費贈送的材料。
核實所有特殊設備操作人員、攝影人員、安全巡邏人員以及其他工作人員對職責的理解和準備情況。
檢查識別登記地點、新的出入路線或改變的地點或表明會場的標誌和旗幟是否安放得當。
(7)核查會議通訊係統，掌握或傳送消息、特別電話或公共喊話係統的安排。
(8)審查特別活動、參觀和所有娛樂活動有關的細節。
(9)確定公共關係聯絡已有效實施而且情況正常。
(10)估計實際登記數字。
第四階段(會後即辦)：
(1)和場地管理部門確定全部出席人數。
(2)歸還、運送或處置所有設備、供應品、展覽品和裝飾品。
(3)尋找被遺忘的物件、送交失物招領處。
協助登記人員、發言人和大人物離去，對給會議成功作出貢獻的人親自表示感謝。
(4)對承辦宴會者或東道主旅館的服務工作人員給予適當酬金。
第五階段(會後一周左右)：
(1)與會議工作人員開展評論以完成未了的細節。
(2)審查盤存及核對清單，以確定所有財物、設備和材料都已作適當處置。(3)核對所有發票、發言人酬金及其他費用。
(4)支付全部應給付的債務，結清項目帳戶。
(5)發送正式感謝信函給來賓發言人及方案的其他參加者。
經 典 案 例
鐵女人的“鐵”滋味
在歐共體的一次首腦會議上，撒切爾夫人又一次讓人們領教了她的堅毅剛強的意誌力的“鐵”味。她在會上表示，英國在歐共體中負擔的費用支出過多，英國投入了大筆資金，卻並未獲得應有的利益。她強烈地要求將英國負擔的費用每年減少10億英鎊。這個高得驚人的要求使各國首腦們臉色發青。他們認為撒切爾夫人的真正目標是減少3億英鎊(其實這也差不多真的是撒切爾夫人的真正意圖)。於是他們提議隻能削減2.5億英鎊。他們認為這個
數字是解決問題的。可是撒切爾夫人是一個有著堅強意誌力的剛毅的女性，她不為2.5億英
鎊這個似乎是各國首腦公認的數字所動，她仍堅持自己的立場。這一下，會談陷入了僵局。
一方的提案是每年削減10億英鎊，另一方卻隻同意每年削減2.5億英鎊，差距太大，雙方難以協調。
這種僵持狀態的出現是撒切爾夫人意料當中的事。她的真實目標並不是10億英鎊，但她的策略就是提出相當多的要求，並頑強地堅持自己的立場，用以改變各國首腦的預期目標。然而對方並沒有輕易地改變自己的立場，他們仍然隻能同意2.5億這個數字，雙方處於相持階段。這時英國和法國這個在歐共體中處於領導地位的國家相互使用了威脅的手段。撒切爾首相告訴下議院，原則上按照她提出的方案執行，暗示出並無選擇的餘地，同時也是在含蓄地警告各國。而這種作風，又可對法國產生壓力。而法國則用另一種手段加以報複。法國開始在報紙上刊登批評英國的文章，說英國在歐共體各國中采取低姿態，企圖以此來解決問題。
撒切爾首相知道，要讓對方走近她說定的目標是很困難的，因此必須讓對方知道，無論他采取什麽手段，她都不會改變自己的立場，絕不與對方妥協。她堅強的意誌力、頑強的作風，終於迫使對方作了很大的讓步。一旦對方的立場發生了動搖，撒切爾夫人就逐漸地把歐共體各國首腦的期待轉向自己所期待的目標。最後，歐共體各國終於同意每兩年削減8億英鎊。撒切爾夫人的真實目標得到了實現。她的高起點的策略取得了應有的效果。
董事長奇論驚人
數十年前，當某公司第一次製造電燈泡時，他們的董事長就到各地去做旅行推銷，他希望各地的代理商仍能本著以前的友善態度來盡力幫忙，使這項新產品——電燈泡能順利地打入各個市場。
董事長召集了各個代理商，向他們詳細介紹這項剛剛問世的新產品，他說：“經過多年來的苦心研究和創造，本公司終於完成了這項對人類有大用途的產品。雖然它還稱不上第一流的產品，隻能說是第二流的，但是，我仍然要拜托在座的各位，以第一流的產品價格，來向本公司購買。”
聽完董事長的一席話，在場的代理商都不禁嘩然：“咦!董事長有沒有說錯?有誰願意以購買第一流產品的價格來買第二流的產品呢?我們這些慣於經營的代銷商又不是傻瓜，怎麽會做這種明擺著虧本的買賣呢?莫非是董事長說急了搞糊塗了呢?董事長你本人都已承認它是第二流的產品了，那當然應該以第二流產品的價格求交易才對啊!奇怪，董事長你怎麽會說出這樣的話呢?難道……”大家都以懷疑、莫名其妙的眼光看著董事長。
“各位，我知道你們一定會覺得很奇怪，不過，我仍然要再三拜托各位。”
“那麽，請你把理由說出來聽一聽吧!”
“大家都知道，目前製造電燈泡業可以稱為一流的，全國隻有一家而已。因此，他們算是壟斷了整個市場，即使他們任意抬高價格，大家也仍然要去購買，是不是?如果，有同樣優良的產品，但價格便宜一些的話，對大家不是一項福音嗎?否則你們仍然不得不按廠商開出來的價格去購買。”經過董事長這麽一說，大家似乎有了一點兒了解。
“就拿拳擊賽來說吧!無可否認，拳王的實力誰也不能忽視!但是，如果沒有人和他對抗的話，這場拳擊賽就沒有辦法成立了。因此，必須有個實力相當、身手矯健的對手，來和拳王打擂，這樣的拳擊才精彩。不是嗎?現在，燈泡製造業中就好比隻有拳王一個人。因此，你們對燈泡業是不會發生任何興趣的，同時，也賺不了多少錢。如果，這個時侯能出現一位對手的話，就有了互相競爭的機會。換句話說，把優良的新產品以低廉的價格提供給各位，大家一定能得到更多的利潤。”
“董事長，你說得不錯，可是，目前並沒有另外一位拳王呀!”
“我想，另一位拳王就由我來充當好了。為什麽目前本公司隻能製造第二流的電燈泡呢?你們知道嗎?這是因為本公司資金不足，所以，無法做技術上的突破。如果各位肯幫忙，以一流產品的價格來購買本公司第二流的產品，這樣我就會得到許多利潤，把這筆利潤用於改良技術上，相信不久的將來，本公司一定可以製造出優良的產品了。這樣一來，燈泡製造業等於出現了兩個拳王，在彼此大力競爭之下，品質必然會提高，那麽，亳無疑問地，價格也就會降低了。到了那個時候，我一定好好地謝謝各位。此刻，我隻希望你們能幫助我扮演‘拳王的對手’這個角色。但願你們能不斷地支持，幫助本公司渡過難關，因此，我要求各位能以一流產品的價格，來購買這些二流產品!”
一陣熱烈的鼓掌聲淹沒了嘈雜的聲音，董事長的說服產生了極大的回響。“以前也有不少人來過這兒，不過，從來沒有人說過這些話。我們很了解你目前的處境，所以，希望你能趕快成為‘另一個拳王’，因為，以一流產品的價格來購買二流產品，這種心情總是不會太好的!”經過大家的決議之後，他們推出一位代表這麽說。“謝謝!謝謝!我真是太感動了!各位的好意我永遠都不會忘記的，總有一天我會好好報答各位……”
這天晚上，談判就在這種愉快而感人的氣氛中結束了。一年後，這家公司所製造的電燈泡終於以第一流的品質而推出，那些代理商也得到了很令他們滿意的報酬。
按照常理說，一流產品的價格比較昂貴，而二流產品的價格當然應該便宜一些。而董事長竟然能說服大家，這當然不是一般談判方法所能解決的。成功的秘訣首先就在於董事長的驚人奇論，它先引起了談判對方的注意和興趣，而後娓娓道來，妙語解疑，豁然開朗。這便是談判心理戰中的特殊謀略——一語驚人法。
哈 佛 寓 言
供奉者的目的
有一個人為了供奉半神(介於人與神之間的英雄)花了許多錢財,所有的供品都用最上等最名貴的。一天夜裏,半神現身對他說:“你不要再把大筆的錢花在我身上了,否則一旦你沒錢了,一定會把所有的罪過都歸在我身上。”
原意：
在付出之際,即要有所認知,以免在得不到回饋時,而反責於人。
新意：
以財貨討好人者,必有所求,受者不可不慎。
說明:
荀子雲:“下臣事君以身,上臣事君以人。”下臣事君以貨,所願不得遂毀之。組織裏若有人送禮太大,必有所求,如所求未遂,則常反向攻擊。