二、控製工作的要求

要使控製工作發揮作用，取得預期的成效，設計控製係統與技術的係統專家在具體運用上述六條原理時，還要特別注意滿足以下幾個要求。

□控製係統應切合主管人員的個別情況控製係統和信息是為了協助每個主管人員行使其控製職能的。如果所建立（或設計）的控製係統，不為主管人員所理解、信任和使用，那麽它就沒有多大用處。因此，建立控製係統必須符合每個主管人員的情況及其個性，使他們能夠理解它，進而能信任它並自覺運用它。例如，不同的人提供的信息形式是不同的，統計師和會計師喜歡用複雜的表格形式；工程技術人員喜歡用數據或圖表形式，甚至還有少數人，如數學家，則喜歡用數學模型；而對主管人員來說，由於知識水平所限，不可能樣樣精通。因此，提供信息時就要注意他們的個性特點，要提供那些能夠為他們所能理解、所能接受的信息形式。同時，控製技術也是如此，不同的主管人員適用不同的控製技術。

因為即使是很聰明的主管人員，也可能由於係統專家的某些複雜技術而被“難倒”。為此，一些明智的專家是不願向他人去炫耀自己是如何的內行，而寧願設計一種使人們容易理解的方法，以使人們能夠運用它。這樣的專家願意正視這一點，即如果他們能從一個雖然粗糙，但卻是合理的方法中得到80％的好處，那麽總比雖然有一個更加完善但不起作用，因而一無所獲的方法要好得多。

□控製工作應確立客觀標準管理難免有許多主觀因素在內，但是對於下屬工作的評價，不應僅憑主觀來決定。在需要憑主觀來控製的那些地方，主管人員或下級的個性也許會影響對工作的準確判斷。但是，如能定期地檢查過去所擬定的標準和計量規範，並使之符合現時的要求，那麽人們客觀地去控製他們的實際執行情況就不會很難。因此，可以概括地說，有效的控製工作要求有客觀的、準確的和適當的標準。

客觀標準可以是定量的，例如每一個預防對象的費用或每日門診病人數，或工作完成的日期。客觀的標準也可以是定性的，例如一項專門性的訓練計劃，或者是旨在提高人員質量的專門培訓計劃。問題的關鍵在於，在每一種情況下，標準都應是可以測定和可以考核的。

□控製工作應具有靈活性控製工作即使在麵臨著計劃發生了變動，出現了未預見到的情況或計劃全盤錯誤的情況下，也應當能發揮它的作用。這就是說，在某種特殊情況下，一個複雜的管理計劃可能失常。控製係統應當報告這種失常的情況，它還應當含有足夠靈活的要素，以便在出現任何失常情況下，都能保持對運行過程的管理控製。換言之，如果要使控製工作在計劃出現失常或預見不到的變動情況下保持有效性的話，所設計的控製係統就要有靈活性。這就要求在製定計劃時，要考慮到各種可能的情況而擬定各種抉擇方案。一般說來，靈活的計劃有利於靈活的控製。但要注意的是，這一要求僅僅是應用於計劃失常的情況，而不適用於在正確計劃指導下人們工作不當的情況。

□控製工作應講究經濟效益控製所支出的費用必須是合算的。這個要求是簡單的，但做起來卻常常很複雜。因為一個主管人員很難了解哪個控製係統是值得的，以及它所花費

的費用是多少。所謂經濟效益是相對而言的，它隨經營業務的重要性及其規模而不同，也隨著缺乏控製時的耗費情況和一個控製係統能夠作出的貢獻時的情況而不同。例如，為調查某種原因不明的流行病而花費大量的人力和時間去擬定調查表格，這被認為是值得的。但誰也不會說花費同樣的費用去擬定一個旨在了解本單位醫護人員技術狀況的表格也是合算的。

由於控製係統效果的一個限定因素是相對的經濟效益，因而自然就在很大程度上決定了主管人員隻能在他認為是重要的方麵選擇一些關鍵問題來進行控製。

因此可以斷言，如果控製技術和方法能夠以最小的費用或其他代價來探查和闡明偏離計劃的實際原因或潛在原因，那麽這就是有效的。

□控製工作應有糾正措施一個正確的有效的控製係統，除了應能揭示出哪些環節出了差錯，誰應當對此負責外，還應確保能采取適當的糾正措施，否則這個係統就等於名存實亡。應當記住，隻有通過適當的計劃工作、組織工作、人員配備、指尋與領導工作等方法，來糾正那些已顯示出的或所發生的偏離計劃的情況，才能證明該控製係統是正確的。

□控製工作應具有全局觀點在組織結構中，各個部門及其成員都在為實現其個別的或局部的目標而活動著。許多主管人員在進行控製工作時，就往往從本部門的利益出發，隻求能正確實現自己局部的目標而忽視了組織目標的實現，因為他們忘記了組織的總目標是要靠各部門及成員協調一致的活動才能實現的。因此，對於一個合格的主管人員來說，進行控製工作時，不能沒有全局觀點，要從整體利益出發來實施控製，將各個局部的目標協調致。