交　流

實際的交流問題事實上必須由專業人士來討論：無論這些人士是你機構所雇用或外聘的專家。在今天這個高度複雜的商業世界裏，我們需要無論是在視覺上還是在事實上的高質量的信息。

即使你的交流隻在行業之間產生，而別人都很了解你，氣氛也很溫馨，你仍然必須保證你的信息無論在內容和形式上都非常專業。事實上，隻有少數的幾個非常大的公司才有內部的專家來寫出專業的內容。無論是為在你所能控製的渠道中，比如廣告，公司宣傳手冊，郵寄推銷信箋，傳遞信息來製作文案時，還是為公司的會議和討論會上的講演來準備材料時，還是為在那些不能控製的宣傳渠道中準備材料時，情況都是這樣。你可以想像，在你不能控製的渠道中，你的材料質量必須特別高因為你麵對的競爭很激烈。但是，即使在你能控製的渠道，你仍必須保證交流材料擁有很高質量。

磨練你的絕招：將交流過程交給專業人士來完成，但是不要完全聽之任之：希望他們理解你的公司文化並在事實上成為你內部的交流源泉。尤其是不要被那些在前衛辦公室，有著漂亮的接待小姐和留著馬尾的時髦的廣告和公關谘詢師的公關公司所蒙蔽。你惟一應該關心的事是思想的質量，而不是任何其他的表麵現象。

當然，如果你是一個熱忱的作者並從事寫作，你不會在書寫自己的宣傳材料這件事麵前卻步。但是你必須確保在將文稿交給交流渠道時，文稿已經由專業人士審讀過。

不幸的是，如果你將自己的機構管理得很好，你的支持者很可能不會提供客觀的批評。無論你說什麽，他們會在你的作品中尋找誇耀你的部分。而且，即使你是一個非常值得誇耀的作者，你可能會因為機構是你的,你對很多操作非常熟悉，而有些事情對你而言太明顯而忘了在文稿中提到。

在這裏我們無法深入介紹如何寫文案，更無法介紹如何搞產品設計。但是我們仍然相信，這些應該由專業人士來完成，既然他們靠此為生。但是，我們要在這裏特別提到交流的一個方麵，這就是你和媒體的交流。

我們要在這裏強調你在向媒體提交材料應注意的方麵，是因為即使你將材料製作完全交給專業人士來完成，為了了解這些人在為你做什麽,你必須知道一些要點。而且如果這些專業人士不再為你做該為你做的事，那麽知道這些要點，對你知道他們不這樣做的原因也有所幫助。我們現在將這些要點介紹給你。

為媒體準備的材料總是提供足夠的有趣的新聞賣點，以便讓媒體可以就你的機構完成一個新聞或專題報道，從而大大提高你的機構的知名度。

這裏，我們介紹3種重要的向媒體提交材料的類型：新聞發布會，有思想性的文章和給編輯的信。這三者的共同點是，你沒有為這個渠道付錢。所以，如果你的材料可以有任何機會為你贏得所期望的報道的話，這些材料必須是非常優秀的。尤其是，它必須非常吸引人，沒有太多的技術詞匯。在開始時，應該避免在開頭使用太多的大寫字母。隻要將合適的名字大寫，而如信息係統，管理谘詢等等詞匯，則無須大寫。同樣，不要將職務名稱大寫。如卡爾·雷克白在ATI公司的職務是salesandmarketingdirector（銷售和市場營銷主管）,而不是SalesandMarketingDirector

另外3個有用的建議是：

不要通過向讀者解釋他們不需要了解的知識來侮辱他們的智慧。

不要以為，你在吹噓關於你的機構專業人員和你的產品和服務時，你的讀者會不介意。你必須通過暗示來傳遞這些信息，即在材料中向讀者顯示客戶可以通過使用你的產品和服務獲得很大裨益，而不是簡單地告訴記者你的產品的益處。

寫作不要做作。寫你自己，自然對待。記住最好的寫作其實就是將口語寫在紙上，並剔除很多矯飾。好的寫作聽上去非常動聽，是因為讀者聽到作者的聲音。

現在談一下我們強調的3類材料。