回複信件應注意的禮儀

信件本來就是一種相互往來的過程，收信後必然要回複，複信要注意的事項有以下幾點：

一．要及時閱讀來信。見信如見人，收到信件後一連幾天不看，猶如把客人拒之門外，這是很不應該的，而且拖延看信可能會延遲某些重要的事項和信息。

二．根據來信內容，決定是否複信，何時複信和如何複信。在複信時，最好說一句是幾月幾日收到你的信，以免讓對方擔心信件是否送達。

三．有些來信可能是求教某個問題或托辦某件事情，收信人應明確予以回答。凡是應該幫助而自己又能幫助的，應盡可能伸出援助之手；如果愛莫能助，則應坦誠地說明情況，以取得對方的諒解，並且不致耽誤對方及早尋找其他方法。自己可以幫助一臂之力時又辦不好的事，也應先給對方複信，以免對方久等。總之，對來信提出的要求，收信人應該坦誠相對，置之不理或避而不答，是不合禮儀要求的。

四．有時，由於種種原因，例如地址更換，出差在外，轉信人耽擱等，導致收信人沒能及時收到來信，甚至因此貽誤了辦事的時機，對此，收信人應在收信後立即向對方說明事實情況，取得對方的諒解，並盡可能設法采取一些彌補的措施。

另外，對於社會知名人士來說，對於經常收到的一些不相識的崇拜者的來信，最好請人專門幫助回複，或者挑出部分信件自己回複，保持與大眾的交流與聯係，因為對這些信件一一答複，顯然是不可能的；一概不理不問，視而不見或視若包袱，也是不合適的。同時還可以選擇適當的機會和方式，如通過新聞媒介，向來信者表示自己的謝意。