會議

■ 對會議的貶低

《血腥的會議》，一部著名的培訓影片，演奏著一曲我們熟悉的旋律。當你想像任一組織內有多少委員會存在並舉行多少會議時，你會感覺不可思議，難以想像竟無人願意為會議講句好話。

據說委員會是由庸才指定的由不稱職者組成去做一些無聊的事，他們指鹿為馬，組織混亂，會議無聊的經曆足以讓很多人相信這些冷嘲熱諷很符合事實。

■ 會議犯了什麽錯？

會議之所以受到批評，是因為：

·浪費時間——一大堆人喋喋不休，長篇大論。

·不能作出決斷，拖遝遲緩，令人惱火，沮喪——會議縱容了優柔寡斷，拖拖拉拉。

·由一些個性鮮明的家夥把持。

·提出水準最低的推薦意見。

·鼓勵了靠遊說和施壓使既得利益占優勢的政治決定。

·分散責任。

·資金、時間的成本昂貴。

·局限在瑣事上，目光短淺，不去關注大事。諾斯科特·帕金森（Northcote Ｐarkinson）引用了一個委員會為例：花十分鍾批準一項一百萬英鎊的投資工程；花兩小時爭論一個價值八百英鎊的新自行車庫。

■ 會議的正麵作用何在？

會議由於組織不當會引起類似的批評。會議引發的批評大多是針對其弊端的。一個在適當的時機為正當理由而精心組織的會議能帶來一些好處：·確保所有參加者能對重要事件加以考慮。

·澄清認識，因為成員可以在其他人麵前申辯自己的立場。

·保證不同的意見待以公開，不搞一言堂。

·充當信息交換的媒介。

·召集大家在一起以節省時間。

·促進協調。

·造就個人獨立作業時體會不到的團結精神——協作的過程，整體強於部分之和。要保證會議成功還要確保以下三點：·要選擇適當時機

·要有一個優秀的主席

·成員能夠積極參與

■ 有關會議的正確與錯誤作法

正確作法錯誤作法１.如果個人難以搜集信息，作出判斷，開會解決。１.個人可以作好還要開會。２.有必要在同一時間同一地點集中持有不同觀點的人時，才成立委員會。２.如果你要明確的責任，還建立一個委員會。

３.委派一名主席以控製會議，求得最優解決。３.用一個委員會來協調處理一切。

４.委員會集中具有不同背景的人以提供建議４.如果需要快速行動時，還召開會議。５.明確委員會職責，他們要做什麽，他們有什麽權力。〖〗５.指定一個過於龐大的委員會——十人以上就顯得笨重不堪了。正確作法錯誤作法６.明確要求何時遞交討論報告。７.在最有利於發揮會議效用時才開會——審議或發展政策，協調決議，保說為所有與程序相關的組織行動提供信息和谘詢。６.舉行多餘的會議——每月的第一個周五定期開會也許不錯，但隻在有必要時再開會或許更好。８.委員會一旦完成使命，即予以解散。

■ 會議主席

一個會議的成敗在很大程度上取決於主席。如果你要主持一個會議，你必須做到：

在召開會議以前

開會前要確保會議有合適的參照原則，告知參加人員會議的目的和他們應當準備提供什麽。製訂出議程，按合理順序安排所有問題；以便有效組織會議。事先擬定並分發有關會議議程和背景陳述的文件，以便在處理細節或重申事實材料時能節省時間。

在會議期間

１.開始時明確會議目標，設定時間長短。

２.按順序討論議程中的每項條款，以便能最終達到確定性的結論。

３.開始討論每個問題時先作簡要陳述，然後要求成員獻計獻策——就具體問題要求作答（你事先對這些問題要有所準備），或者你先指定一個問題給某位會議成員，他能開個好頭，給出最佳解決方案（要想達到理想的效果，你應當事先通知此人）。

４.邀請其他成員出謀劃策，注意不要讓任何人左右討論。

５.成員如果遊離主題，要予以糾正。

６.如果出現空話連篇的情況，提醒成員他們在這裏是為了取得進展。

７.鼓勵百家爭鳴，暢所欲言，避免對作出不明智評論的人進行顯而易見的攻擊詆毀。

８.允許存在分歧，但當氣氛劍拔弩張時要巧妙地予以化解。

９.不時插入幾個問題式作簡要評論，但不要主導討論。

１０.會議期間選擇合適時機總結討論，表明委員會達成的意見，申明你對已作出的中間決議或最終決議的看法。而後檢查會議通過的決定必要時予以修正，確保決議被恰如其分地記錄下來。

１１.在會議結束時總結會議所取得的成就，指明何人自何時起要做什麽工作。

１２.如果還需要進一步討論決議，要讚同會議的主旨，肯定成員們已經取得的成績。

■ 會議成員

如果你是參加會議的一員，你應當做到１.認真準備——掌握所有材料和你所需的支持性數據。

２.觀點要明確簡潔，充滿信心——忌諱長篇大論。

３.如果你無話可說，不妨保持沉默。

４.如果你不在引導討論式如果對於討論主題你知之甚少時，要保持警惕，做好準備，保留你的論據直到出現有利於你發言的契機。不匆忙介入，也不作總結發言者，也許還有論據充分，理由充足的論據。

５.如果你也不能判定自己的立場，避免作“我想我們應當這樣做”之類的陳述。相反，向主席或其他人提出一個問題，如“你認為有必要這樣做嗎？”

６.準備堅定地悍衛你的論點，但不要堅持為一失敗的事件作辯護，受到打擊時不要滿腔慍色，麵對失敗，要優雅從容。

７.記住，一旦你在會議中遭到失敗，你還有機會改日在不同的場合下捍衛你的觀點。