不同類型的會議

小組會議為什麽會效率很低?人們為什麽有時根本不采取這種方法?原因是領導們缺乏關於會議以及會議各種功能的係統‘‘理論”。他們要麽采取了不合適的會議類型，要麽在一次會議上解決多個問題，而不是多開幾次會議，一次會議解決一個問題。由於缺少指導原則，領導總是發現會議到最後變成了閑聊，爭論不休卻毫無結果。

首先，假設會議可分為兩類：

1．信息交流

2．解決問題

信息交流會議的目的是促進個人的發展，進行培訓，以及通報其他團隊的工作進度(包括領導)。這種會議的目的不是解決問題，而且與會人數通常不受限製。信息交流會議具有如下功能：

1．領導(或一團隊成員)向小組傳達會議學習的內容，通報實地考察的收獲。

2．聘請外來顧問向團隊成員講授先進技術和知識。

3．各小團隊成員(比如說部門經理)向其他人匯報本部門的工作情況。

4．領導按照慣例向該團隊傳達上級管理小組所采取的行動和做出的決定。

在信息交流會議上，團隊成員可以提出問題，發表個人意見，但是不要解決問題(當然更不要做出決策)。如果出現了問題--常常會出現問題--應該將問題列入下次解決問題會議的議程。

解決問題會議可分為多種。解決問題通常需要本書前邊引出的6個步驟。每一種解決問題會議都會體現其中的一個或多個步驟：

明確問題會議(步驟1)

提出解決方案會議(步驟Ⅱ)

評估方案與決策會議(步驟III和Ⅳ)

實施決策會議(步驟V)

管理例會(步驟I到V1)